Comment fonctionnent les casiers intelligents

Un guide pour les utilisateurs non-techniques

Les dirigeants ont raison de se méfier de la « technologie intelligente ». Trop souvent, ce ne sont que des mots à la mode utilisés lors d’une conversation de vente pour vous vendre quelque chose. Généralement, il s’agit d’un produit que vous possédez déjà, auquel on ajoute simplement un ordinateur.

Pourtant, la véritable technologie intelligente existe depuis des décennies et joue un rôle important. Et même si vous pensez qu’il est peut-être presque impossible de reconnaître une véritable technologie intelligente sans un diplôme d’ingénieur, ce n’est pas le cas.

En bref : une bonne technologie intelligente crée de nouveaux flux de travail.

Ce n’est pas la forme technologique qui compte, mais la fonction. Les dirigeants et les autres personnes sans bagage technique doivent comprendre que, pour évaluer une technologie intelligente, il suffit d’identifier les nouveaux flux de travail opérationnels qu’elle crée ou les flux existants qu’elle améliore.

Cet article explique en détail le fonctionnement des casiers intelligents et montre comment chacun, en particulier les professionnels sans bagage technique, peut facilement reconnaître à quoi ressemble une bonne technologie intelligente et l’intégrer à ses opérations.

Qu’est-ce qu’un casier intelligent ?

La technologie intelligente confère aux équipements professionnels et industriels une capacité décisionnelle, alors que, autrement, vous ne pourriez ni suivre l’activité ni y réagir. Les casiers intelligents savent ce qu’ils contiennent et qui y a accédé, et enregistrent automatiquement ces informations pour vous.

Ils sont équipés de capteurs intégrés qui détectent les équipements entrants et sortants, ainsi que d’un système de contrôle d’accès qui identifie les utilisateurs. De nombreux casiers intelligents disposent également d’un panneau de commande sur lequel les collaborateurs peuvent saisir des informations complémentaires lors de l’emprunt ou du retour du matériel. Tous ces flux de données convergent vers un tableau de bord central qui vous permet de suivre l’utilisation des équipements et d’automatiser les processus qui les entourent.

Le flux de travail que votre équipe voit

Examinons l’utilisation d’un système de casiers intelligents du point de vue de vos collaborateurs.

Le déroulement d’une transaction au casier

1. Authentification : Votre collaborateur s’authentifie via le panneau de commande du casier.
2. Emprunt : Le système présente au collaborateur la liste des équipements auxquels il a droit et n’ouvre que le compartiment correspondant aux articles qu’il sélectionne.
3. Retour : Lorsqu’ils ont fini d’utiliser l’équipement, ils suivent le même processus dans le sens inverse. Ils s’authentifient sur le panneau, confirment les articles qu’ils restituent, signalent, le cas échéant, tout problème, puis rangent l’équipement dans les compartiments prévus.

L’intelligence reste invisible

C’est un net progrès par rapport à la gestion manuelle du matériel. Au lieu de fouiller dans les tiroirs ou de demander à qui l’appareil a été remis en dernier, les collaborateurs consultent un système centralisé unique.

Comme vous pouvez le constater, la transaction se déroule de la même manière qu’avec un système de verrouillage mécanique : saisir un code ou présenter un badge, prendre un appareil, puis verrouiller la porte.

Le système gère automatiquement toutes les informations et le suivi : vos collaborateurs n’ont pas à s’en soucier.

Ce qui se passe en coulisses

À l’abri des regards de vos collaborateurs, votre système de casiers intelligents accomplit un travail considérable.

Contrôle d’accès

La plupart des casiers intelligents modernes fonctionnent avec la ou les méthodes de sécurité de votre choix. Ils prennent en charge les codes PIN, au bas de l’échelle de sécurité, vos propres badges d’accès ou, au sommet, des données biométriques comme les empreintes digitales ou la lecture de l’iris. Vous pouvez aussi combiner plusieurs méthodes de contrôle d’accès pour une authentification multifacteur (MFA) plus sûre.

Les rattachements de service et de rôle que vous avez définis pour eux dans vos systèmes de gestion des identités et des accès (IAM) intégrés peuvent également être repris dans le système de casiers.

Détection des objets et suivi

Plutôt que de s’appuyer sur les notes des collaborateurs, une technologie de détection installée dans les compartiments vérifie que le matériel quitte et réintègre correctement les compartiments. Des lecteurs RFID intégrés au compartiment lisent les étiquettes des équipements afin de confirmer chaque transaction. Des balances de précision mesurent le poids des articles pris ou rendus au milligramme près. Ainsi, si vous souhaitez stocker des consommables, comme des munitions, dans un casier sécurisé, le système confirmera le nombre de cartouches restituées à la fin du poste.

Journalisation et journaux d’audit

Le panneau de contrôle d’accès et les capteurs intégrés constituent vos sources de données pour un casier intelligent. Passons maintenant aux fonctions qui vous aident à exploiter ces données.

Tout ce que vos casiers intelligents enregistrent alimente un tableau de bord de gestion centralisé, qui vous offre, en temps réel, une chaîne de traçabilité complète pour chaque équipement stocké, disponible dès que vous en avez besoin. Vous saurez qui a emprunté quels appareils, quand ils les ont restitués et quels problèmes ils ont signalés.

Même avant d’aborder les déclencheurs d’automatisation, on voit déjà toute la valeur de cette collecte de données. Elle facilite la conformité aux audits des matières contrôlées. Vous pouvez aussi l’exporter facilement vers des plateformes de business intelligence afin d’analyser les taux d’utilisation ainsi que des tendances d’usage et de performance plus larges.

Des opérations déclenchées automatiquement

Ce qui distingue la technologie intelligente des simples outils électroniques, c’est sa capacité à gérer vos flux de travail de manière autonome et proactive. Un fournisseur de casiers intelligents peut intégrer différents déclencheurs dans le logiciel de vos casiers afin de déclencher automatiquement diverses actions au cours du travail. Voici quelques exemples courants mais puissants qu’ecos systems déploie régulièrement :

Tentatives d’accès non autorisées

Si quelqu’un tente à plusieurs reprises d’emprunter du matériel qu’il n’est pas autorisé à utiliser, ou en emprunte en dehors de son service alors qu’il n’en a pas besoin, le casier peut refuser la demande et alerter les responsables.

Retards de retour

Depuis votre tableau de bord, vous pouvez définir des heures de fin de poste ou des créneaux horaires limites pour les emprunts d’appareils. Par exemple, si votre équipe de sécurité emprunte des armes à feu, vous voudrez peut-être un déclencheur qui signale aux chefs d’équipe tout retard de restitution, afin qu’ils puissent enquêter immédiatement. Cela vaut aussi pour du matériel moins critique mais coûteux : plus vite vous cherchez un article manquant, plus vous avez de chances de le retrouver.

Rotation des appareils

Comme vos casiers suivent chaque article individuellement, ils enregistrent la date de la dernière utilisation de chacun. Ces données vous permettent d’alterner les emprunts afin de répartir l’usure sur l’ensemble de votre parc d’équipements. Dans les entrepôts, par exemple, on entend souvent dire que les employés aiment réserver leur appareil « fétiche », dont ils savent qu’il fonctionne. Cela les rassure peut-être, mais si trois autres terminaux portables restent inutilisés et que leur garantie expire, vous n’obtenez pas un bon retour sur investissement pour ce cycle d’achat.

Automatisation de la maintenance

Vous pouvez combiner le suivi des appareils et les signalements des utilisateurs concernant les casiers intelligents pour créer des flux de travail automatisés puissants et inédits. L’une des plus courantes est l’alerte de maintenance automatique.

Vous configurez, sur le panneau de commande, une invite demandant aux collaborateurs de signaler tout problème lors de l’emprunt ou de la restitution d’un appareil. Supposons qu’un collaborateur signale, à son retour de déplacement, un ordinateur portable dont l’écran est fissuré. Le casier intelligent peut retirer automatiquement cet ordinateur de la circulation afin que personne d’autre ne l’emprunte. Il envoie ensuite un message automatique à votre équipe de service pour qu’elle vienne le récupérer et le réparer.

Comment trouver les casiers intelligents adaptés à vos besoins

Le marché propose une large gamme de systèmes de casiers intelligents, allant du plus simple au plus haut de gamme. Les meilleurs systèmes exploitent au mieux leur technologie intelligente, quel que soit leur prix. Comme nous l’avons vu, les capteurs et les processus assistés par logiciel permettent d’obtenir des résultats remarquables. Il faut le répéter : ne commencez pas par choisir des casiers uniquement sur la base de caractéristiques techniques. Partez de vos besoins opérationnels. Définissez-les, puis remontez jusqu’au système de casiers qui y répond. Dans un système de qualité, la technique reste discrètement en coulisses tout en répondant à ces besoins.

1. Définissez vos besoins en contrôle d’accès

Votre organisation dispose-t-elle déjà d’un système d’accès par badge ? Cherchez alors un système de casiers compatible. Souhaitez-vous une sécurité renforcée à certains endroits ou pour protéger certains équipements ? L’une de vos exigences pourrait alors être la biométrie ou l’authentification multifacteur.

2. Définissez vos besoins en suivi

Déterminez ensuite le niveau de suivi dont vous avez besoin. Cela retire un peu d’intelligence à un casier intelligent, mais vous pouvez configurer une lecture manuelle des codes-barres : les collaborateurs scannent alors, sur le panneau de commande, les articles qu’ils empruntent ou restituent.

Parmi les autres options figurent la RFID intégrée au casier et les compartiments à détection de poids dotés de balances de précision. La RFID à lecture simple suit un article par compartiment. La RFID à lecture multiple est en outre disponible exclusivement dans les casiers d’ecos systems. Cette technologie de lecture peut suivre plusieurs articles à la fois, ce qui vous permet de gagner de la place ou de les gérer sous forme de « kits » prédéfinis.

3. Définissez vos besoins en intégration

Déterminez à quels systèmes d’entreprise il serait utile de connecter vos casiers.

Certains casiers intelligents s’intègrent à vos services d’annuaire IAM, de sorte que vous n’ayez qu’un seul référentiel de données des collaborateurs à maintenir à jour. D’autres se connectent à des logiciels d’analyse et à des systèmes de gestion d’entreprise (ERP). Le logiciel de casiers d’ecos systems dispose d’une API REST puissante : il peut donc s’intégrer à la quasi-totalité des grandes applications professionnelles.

4. Collaborez avec votre service informatique pour déterminer votre pile technologique idéale

Cette dernière étape est plus technique. Décidez, avec votre service informatique, de l’infrastructure à utiliser pour le logiciel de vos casiers intelligents. Les options entièrement locales (sur site) existent toujours, mais certains systèmes modernes, comme ceux d’ecos, peuvent fonctionner en toute sécurité dans le cloud ou adopter un déploiement informatique « hybride » : selon vos contraintes réglementaires, une partie du logiciel ou des données reste locale, le reste étant hébergé dans le cloud.

Concevez des flux de travail, pas de la technologie

Si votre système de casiers est vraiment intelligent, vous ne devriez pas avoir à vous soucier de la technique. Concevez-le comme un point d’ancrage physique pour vos flux de travail. À partir de ces processus métier, en remontant, vous définirez la technologie dont vous aurez besoin.

Dans cet article, vous avez découvert la plupart des options principales. Mais il reste encore bien des choses à savoir avant de choisir un casier pour votre organisation.

Contactez ecos systems dès aujourd’hui pour bénéficier d’un accompagnement complet dans le déploiement de casiers sur mesure adaptés à votre organisation.