Intelligente Fachanlagen erklärt: ein Leitfaden für Nicht-Techniker

Führungskräfte tun gut daran, „smarter Technologie“ mit Skepsis zu begegnen. Zu oft sind das nur Schlagworte, mit denen jemand im Verkaufsgespräch etwas an Sie verkaufen möchte. Meist ein Produkt, das Sie längst besitzen – nur mit einem Computer dran.

Dabei gibt es echte „smarte Technologie“ schon seit Jahrzehnten – und sie erfüllt einige sehr wichtige Aufgaben. Und auch wenn Sie vielleicht denken, echte smarte Technik lasse sich ohne Ingenieurabschluss kaum durchschauen: Das stimmt nicht.

Kurz gesagt: Gute „smarte Technologie“ schafft neue Arbeitsabläufe.

Nicht die technische Form zählt, sondern die Funktion. Führungskräfte und andere Personen ohne technischen Hintergrund sollten wissen: Um smarte Technologie zu bewerten, müssen Sie nur erkennen, welche neuen betrieblichen Abläufe sie schafft oder welche bestehenden sie verbessert.

Dieser Artikel zeigt ausführlich, wie intelligente Fachanlagen funktionieren – und wie alle, gerade Fachleute ohne technischen Hintergrund, leicht erkennen, was gute smarte Technik ausmacht und wie sie sich in ihre Abläufe einfügt.

Was ist eine intelligente Fachanlage?

Smarte Technologie bringt Entscheidungsfähigkeit in Geräte und Anlagen, deren Nutzung Sie sonst nicht überwachen und auf die Sie sonst nicht reagieren könnten. Intelligente Fachanlagen wissen, was in ihnen liegt und wer darauf zugegriffen hat, und erfassen diese Informationen automatisch für Sie.

Sie sind mit Sensoren ausgestattet, die erkennen, welche einzelnen Gegenstände entnommen und zurückgelegt werden, und mit einer Zutrittskontrolle, die die Nutzer erfasst. Viele intelligente Fachanlagen haben zudem ein Bedienfeld, an dem Mitarbeitende zusätzliche Informationen erfassen können, wenn sie Ausrüstung entnehmen oder zurückgeben. All diese Datenströme laufen in einem zentralen Dashboard zusammen, mit dem Sie die Nutzung der Ausrüstung überwachen und Prozesse rund um Ihre Ausrüstung automatisieren.

Der Arbeitsablauf, den Ihr Team sieht

Sehen wir uns an, was Ihre Belegschaft erlebt, wenn sie eine intelligente Fachanlage nutzt.

Der Ablauf an der Fachanlage

1. Authentifizierung: Ihre Mitarbeitenden authentifizieren sich am Bedienfeld der Fachanlage.
2. Entnahme: Die Fachanlage zeigt den Mitarbeitenden eine Liste der Ausrüstung, auf die sie zugreifen dürfen, und öffnet nur das Fach für die ausgewählten Gegenstände.
3. Rückgabe: Sind sie mit der Ausrüstung fertig, läuft derselbe Vorgang umgekehrt ab. Sie authentifizieren sich am Bedienfeld, bestätigen die zurückgegebenen Gegenstände, vermerken bei Bedarf etwaige Mängel und legen die Ausrüstung in die vorgesehenen Fächer zurück.

Die „Intelligenz“ bleibt im Verborgenen

Das ist eine enorme Verbesserung gegenüber der manuellen Verwaltung von Ausrüstung. Statt Schubladen zu durchwühlen oder zu fragen, wer ein Gerät zuletzt hatte, schauen Mitarbeitende einfach in einem zentralen System nach.

Und wie Sie sehen, läuft die Transaktion im Grunde genauso ab wie bei einem mechanischen Schließsystem: Code eingeben oder Ausweis vorhalten, Gerät entnehmen, Tür verriegeln.

Das System übernimmt die gesamte Intelligenz und Nachverfolgung automatisch – Ihre Mitarbeitenden müssen sich darum nicht kümmern.

Was hinter den Kulissen passiert

Für Ihre Mitarbeitenden unsichtbar, leistet Ihre intelligente Fachanlage im Hintergrund ganze Arbeit.

Zutrittskontrolle

Die meisten modernen Fachanlagen unterstützen die von Ihnen gewählten Sicherheitsmethoden. Sie ermöglichen die Verwendung von PIN-Codes im unteren Sicherheitsbereich, die Nutzung eigener Zugangskarten oder, im oberen Sicherheitsbereich, biometrische Verfahren wie Fingerabdrücke oder Iris-Scans. Für eine sicherere Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) lassen sich auch mehrere Verfahren kombinieren.

Die Abteilungs- und Rollenzuordnungen, die Sie in Ihren angebundenen IAM-Systemen (Identity and Access Management) festgelegt haben, lassen sich ebenfalls in die Fachanlage übernehmen.

Objekterfassung und Nachverfolgung

Statt sich auf handschriftliche Notizen der Mitarbeitenden zu verlassen, prüft Sensortechnik in den Fächern, ob die Ausrüstung tatsächlich entnommen und zurückgelegt wird. In die Fächer eingebaute RFID-Scanner lesen die Tags an der Ausrüstung und bestätigen so jede Transaktion. Präzisionswaagen erfassen das Gewicht entnommener oder zurückgegebener Gegenstände bis auf das Milligramm genau. Wenn Sie also Verbrauchsmaterialien wie Munition sicher aufbewahren möchten, bestätigt das System am Ende einer Schicht, wie viele einzelne Patronen zurückgegeben wurden.

Protokollierung und Prüfprotokolle

Das Bedienfeld der Zutrittskontrolle und die eingebauten Sensoren sind die Datenquellen einer intelligenten Fachanlage. Kommen wir nun zu den Funktionen, mit denen Sie diese Daten nutzbar machen.

Alles, was Ihre Fachanlagen protokollieren, fließt in ein zentrales Management-Dashboard. So erhalten Sie in Echtzeit eine vollständige Nachverfolgung aller gelagerter Gegenstände, immer dann, wenn Sie sie brauchen. Sie wissen, wer welche Geräte entnommen hat, wann sie zurückkamen und welche Mängel gemeldet wurden.

Schon bevor wir zu den Automatisierungs-Triggern kommen, zeigt sich, wie wertvoll diese Datenerfassung ist. Sie erleichtert die Audit-Konformität für kontrollierte Güter. Und Sie können die Daten problemlos in Business-Intelligence-Plattformen exportieren, um Auslastungsquoten sowie umfassendere Nutzungs- und Leistungstrends auszuwerten.

Automatisch ausgelöste Abläufe

Was smarte Technik von einfachen elektronischen Werkzeugen unterscheidet, ist ihre Fähigkeit, Ihre Abläufe eigenständig und vorausschauend zu steuern. Ein Anbieter von Fachanlagen kann verschiedene Trigger in die Software Ihrer Anlage einbauen, die während der Arbeit automatisch unterschiedliche Aktionen auslösen. Hier einige gängige, aber wirkungsvolle Beispiele, die ecos systems regelmäßig umsetzt:

Unbefugte Zugriffsversuche

Versucht jemand wiederholt, Ausrüstung zu entnehmen, für die er nicht berechtigt ist, oder entnimmt außerhalb der Schicht Geräte, die er dann gar nicht braucht, kann die Fachanlage die Anfrage abweisen und Vorgesetzte benachrichtigen.

Verspätete Rückgaben

Über Ihr Dashboard legen Sie Schichtende-Zeiten oder feste Rückgabefristen für die Geräteentnahme fest. Wenn beispielsweise Ihr Sicherheitspersonal Schusswaffen entnimmt, möchten Sie vielleicht einen Trigger, der Schichtleiter über verspätete Rückgaben informiert, damit sie sofort nachhaken können. Das hilft auch bei weniger kritischer, aber teurer Ausrüstung: Je früher Sie einen fehlenden Gegenstand suchen, desto wahrscheinlicher finden Sie ihn wieder.

Rotation der Geräte

Da Ihre Fachanlagen jeden Gegenstand einzeln verfolgen, halten sie fest, wann er zuletzt genutzt wurde. Mit diesen Daten können Sie die Entnahmen so rotieren, dass sich der Verschleiß gleichmäßig über Ihren Gerätebestand verteilt. In Lagerumgebungen hören wir zum Beispiel oft, dass Mitarbeitende gern ihr „Lieblingsgerät“ reservieren, von dem sie wissen, dass es funktioniert. Das gibt ihnen vielleicht ein besseres Gefühl – aber wenn drei andere Handgeräte ungenutzt herumliegen und ihre Garantiezeit verstreicht, erzielen Sie aus diesem Beschaffungszyklus keine gute Rendite.

Automatisierte Wartung

Sie können die Gerätenachverfolgung und die Meldefunktion für Nutzer in Fachanlagen kombinieren, um wirkungsvolle, neuartige automatisierte Abläufe zu schaffen. Einer der häufigsten sind automatische Wartungsmeldungen.

Sie richten am Bedienfeld eine Abfrage ein, die Mitarbeitende bittet, bei Entnahme oder Rückgabe eines Geräts etwaige Mängel zu vermerken. Angenommen, ein Mitarbeitender meldet nach einer Dienstreise einen Laptop mit gesprungenem Display. Die Fachanlage kann diesen Laptop automatisch aus dem Umlauf nehmen, sodass ihn niemand sonst entnimmt. Anschließend sendet sie eine automatische Nachricht an Ihr Serviceteam, das ihn zur Reparatur abholt.

So finden Sie die passende Fachanlage für Ihren Bedarf

Auf dem Markt gibt es intelligente Fachanlagen in großer Bandbreite – von der einfachen Grundausstattung bis zum Premiumsystem. Die besten setzen ihre smarte Technik am wirksamsten ein, unabhängig vom Preis. Wie wir hier gesehen haben, lässt sich mit Sensortechnik und softwaregestützten Abläufen vieles umsetzen.

Es sei wiederholt: Wählen Sie eine Fachanlage nicht allein nach technischen Daten aus. Beginnen Sie mit Ihren betrieblichen Anforderungen. Legen Sie diese fest und arbeiten Sie sich von dort rückwärts zur passenden Anlage vor. Bei einem guten System bleibt die Technik zuverlässig im Hintergrund und erfüllt genau diese Anforderungen.

1. Bestimmen Sie Ihren Bedarf an Zutrittskontrolle

Nutzt Ihre Organisation bereits ein Ausweissystem? Dann achten Sie auf eine Fachanlage, die es einbinden kann. Möchten Sie an bestimmten Standorten oder für bestimmte Gegenstände mehr Sicherheit? Dann könnte eine Ihrer Anforderungen Biometrie oder Multi-Faktor-Authentifizierung lauten.

2. Bestimmen Sie Ihren Bedarf an Nachverfolgung

Entscheiden Sie als Nächstes, welchen Grad an Nachverfolgung Sie benötigen. Es nimmt einer Fachanlage etwas von ihrer Intelligenz, aber Sie können auch manuelles Barcode-Scannen einrichten, bei dem Mitarbeitende entnommene oder zurückgegebene Gegenstände am Bedienfeld scannen.

Weitere Optionen sind RFID direkt im Fach und gewichtserfassende Fächer mit Präzisionswaagen. Single-Scan-RFID verfolgt einen Gegenstand pro Fach. Multi-Scan-RFID gibt es zudem exklusiv in den Fachanlagen von ecos systems. Diese Scantechnik erfasst mehrere Gegenstände gleichzeitig – das spart Platz oder ermöglicht es, Gegenstände als vordefinierte „Sets“ zu verwalten.

3. Bestimmen Sie Ihren Integrationsbedarf

Überlegen Sie, mit welchen Unternehmenssystemen sich die Anbindung Ihrer Fachanlagen lohnt.

Manche Fachanlagen lassen sich in Ihre IAM-Verzeichnisdienste einbinden, sodass Sie nur ein einziges System für Mitarbeiterdaten pflegen müssen. Andere lassen sich mit Analysesoftware und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) verbinden. Die Fachanlagen-Software von ecos systems verfügt über eine leistungsstarke REST-API und lässt sich damit in nahezu alle gängigen Geschäftsanwendungen integrieren.

4. Bestimmen Sie mit der IT Ihren idealen Tech-Stack

Dieser letzte Schritt wird technischer. Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem IT-Team, welche Infrastruktur Sie für Ihre Fachanlagen-Software nutzen möchten. Vollständig lokale Lösungen (On-Premises) gibt es weiterhin, doch manche modernen Fachanlagen – etwa die von ecos – laufen sicher in der Cloud oder nutzen eine „hybride“ IT-Bereitstellung: Je nach regulatorischen Vorgaben bleibt ein Teil der Software oder der Daten lokal, der Rest liegt in der Cloud.

Gestalten Sie Arbeitsabläufe, nicht Technik

Wenn Ihre Fachanlage wirklich intelligent ist, müssen Sie sich nicht mit der Technik beschäftigen. Gestalten Sie Ihre Fachanlage als physischen Knotenpunkt für Ihre Arbeitsabläufe. Wenn Sie von diesen Geschäftsprozessen aus rückwärts denken, ergibt sich, welche Technik Sie brauchen.

In diesem Artikel haben Sie die wichtigsten Optionen kennengelernt. Doch es gibt noch einiges mehr, was Sie wissen sollten, bevor Sie eine Fachanlage für Ihre Organisation auswählen.

Kontaktieren Sie ecos systems noch heute für eine umfassende Beratung zu Ihrer individuellen Fachanlagen-Einführung.