Défi
La gestion des clés de véhicules répartis entre plusieurs services municipaux représentait un défi quotidien pour la Ville de Shawinigan. Avec environ 150 véhicules — camions, excavatrices, niveleuses et équipements spécialisés —, les clés étaient constamment égarées ou dupliquées.
Chaque matin, le personnel passait un temps précieux à chercher les bonnes clés ou à remplacer celles qui avaient été perdues. Cette inefficacité récurrente se traduisait par un gaspillage de ressources et des retards dans les opérations. Pour des superviseurs comme David Carpentier, contremaître de l’atelier mécanique, la situation était devenue intenable :
« Nous perdions constamment des clés. Chaque semaine, nous devions les remplacer. Avec autant de véhicules et d’équipes, il était impossible de savoir qui détenait quelle clé. »
La Ville avait besoin d’un système centralisé, traçable et fiable pour éliminer les clés perdues et renforcer la responsabilisation dans l’ensemble des services.
Solution
En 2023, la Ville de Shawinigan a mis en place une armoire à clés électronique ecos afin de numériser et d’automatiser la gestion des clés de sa flotte.
Désormais, chaque employé municipal accède à l’armoire au moyen d’une identification sécurisée. Chaque retrait et retour de clé est automatiquement enregistré, ce qui permet aux superviseurs de voir précisément qui a pris quel véhicule, quand et dans quel but. Les clés sont organisées par type de véhicule — des camionnettes et chargeuses aux camions à 10 et 12 roues, ce qui permet aux employés de trouver facilement ce dont ils ont besoin au début de chaque quart de travail.
Le système de gestion des clés ecos est utilisé quotidiennement par plusieurs services municipaux, dont :
- Travaux publics et entretien des routes
- Excavation et services des eaux
- Parcs et loisirs
« Chaque matin, les employés se connectent, sélectionnent le véhicule dont ils ont besoin et se mettent immédiatement au travail. Nous utilisons aussi les outils de reporting pour vérifier qui a pris quel véhicule et à quelle heure — c’est une aide précieuse. »
