Herausforderung
Die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel über mehrere städtische Abteilungen hinweg war für die Stadt Shawinigan eine tägliche Herausforderung. Bei rund 150 Fahrzeugen — darunter Lkw, Bagger, Grader und Spezialgeräte — wurden Schlüssel ständig verlegt oder doppelt angefertigt.
Jeden Morgen verbrachten die Mitarbeiter wertvolle Zeit damit, die richtigen Schlüssel zu suchen oder verlorene zu ersetzen. Diese wiederkehrende Ineffizienz führte zu vergeudeten Ressourcen und verzögerten Abläufen. Für Vorgesetzte wie David Carpentier, Werkstattleiter, war die Situation untragbar geworden:
„Wir haben ständig Schlüssel verloren. Jede Woche mussten wir welche ersetzen. Bei so vielen Fahrzeugen und Teams war es unmöglich nachzuvollziehen, wer welchen Schlüssel hatte.“
Die Stadt benötigte ein zentralisiertes, nachverfolgbares und zuverlässiges System, um Schlüsselverluste zu vermeiden und die Nachvollziehbarkeit in allen Abteilungen zu verbessern.
Lösung
Im Jahr 2023 führte die Stadt Shawinigan einen elektronischen ecos-Schlüsselschrank ein, um die Verwaltung der Fuhrparkschlüssel zu digitalisieren und zu automatisieren.
Jetzt greift jeder städtische Mitarbeiter über eine sichere Identifikation auf den Schrank zu. Jede Entnahme und Rückgabe eines Schlüssels wird automatisch protokolliert, sodass Vorgesetzte genau sehen können, wer welches Fahrzeug wann und zu welchem Zweck genommen hat. Die Schlüssel sind nach Fahrzeugtyp geordnet — von Pick-ups und Radladern bis hin zu 10- und 12-Rädern —, sodass die Mitarbeiter zu Schichtbeginn schnell finden, was sie brauchen.
Das ecos-Schlüsselverwaltungssystem wird täglich genutzt — von mehreren städtischen Abteilungen, darunter:
- Bauhof und Straßenunterhalt
- Erdbau und Wasserversorgung
- Parks und Freizeit
„Jeden Morgen melden sich die Mitarbeiter an, wählen das benötigte Fahrzeug aus und beginnen sofort mit der Arbeit. Außerdem nutzen wir die Berichtsfunktionen, um zu prüfen, wer welches Fahrzeug zu welcher Zeit genommen hat — das ist eine enorme Hilfe.“
