Traçabilité complète des clés et des équipements du campus

Avant de moderniser son contrôle des accès, le service des installations de l'université utilisait de simples boîtes à clés mécaniques. Si ces boîtes pouvaient être physiquement verrouillées, elles n'offraient absolument aucune auditabilité ni aucun suivi des accès.

Lorsqu'une clé disparaissait, il était impossible de prouver quel employé ou quel prestataire externe l'avait empruntée, ni s'il l'avait jamais rendue. Ce manque de visibilité sur l'utilisation des clés engendrait des failles de sécurité persistantes et de nombreux tracas administratifs au quotidien, en particulier pour gérer les accès en dehors des heures d'ouverture pour le personnel essentiel comme les agents d'entretien, qui se retrouvaient souvent avec de longues périodes d'accès non supervisé aux clés des locaux.

Pour renforcer la sécurité et améliorer le fonctionnement de son service des installations, la TU Wien a déployé plusieurs systèmes de clés et de casiers ecos. Elle a installé neuf armoires à clés pour gérer des volumes de clés variables dans les bâtiments centraux, allant d'un dépôt ecos compact de 40 clés à une armoire de grande capacité de 240 clés dans son bureau central. Elle a également installé sept systèmes de casiers intelligents pour gérer les équipements. Comme les systèmes ecos sont directement intégrés aux dossiers du personnel et utilisent les badges d'identification de la TU Wien pour le contrôle des accès, ils peuvent faire office de gardiens entièrement automatisés.

Le passage des boîtes mécaniques aux systèmes intelligents ecos a transformé la manière dont la TU Wien gère les installations de son campus.

• Traçabilité complète : l'équipe de sécurité de l'université peut désormais retracer exactement quel employé a pris quelle clé et à quel moment précis elle a été rendue, ce qui contribue à réduire les pertes de clés à quasiment zéro.
• Accès autonome 24 h/24 et 7 j/7 : les agents d'entretien peuvent récupérer en toute sécurité les clés et les équipements dont ils ont besoin à toute heure du jour ou de la nuit, sans aucune assistance en personne du responsable ou de l'agent de sécurité.
• Efficacité accrue : les processus automatisés et sans erreur permis par les casiers ecos ont réduit les coûts administratifs et rendu les employés plus satisfaits et plus autonomes.