Vollständige Nachverfolgbarkeit von Campus-Schlüsseln und Ausrüstung

Vor der Modernisierung ihrer Zutrittskontrolle nutzte die Facility-Abteilung der Universität lediglich mechanische Schlüsselkästen. Diese Kästen ließen sich zwar physisch verschließen, boten aber keinerlei Auditierbarkeit oder Zugriffsnachverfolgung.

Wenn ein Schlüssel abhanden kam, gab es keine Möglichkeit nachzuweisen, welcher Mitarbeiter oder externer Auftragnehmer ihn entnommen hatte oder ob er jemals zurückgegeben wurde. Dieser fehlende Einblick in die Schlüsselnutzung führte zu anhaltenden Sicherheitslücken und zahlreichen alltäglichen Verwaltungsproblemen, insbesondere bei der Regelung des Zugangs außerhalb der Öffnungszeiten für wichtiges Personal wie die Reinigungskräfte, die oft über lange Zeiträume unbeaufsichtigten Zugriff auf die Gebäudeschlüssel hatten.

Um die Sicherheit zu erhöhen und den Betrieb der Facility-Abteilung zu verbessern, führte die TU Wien mehrere Schlüssel- und Schließfachsysteme von ecos ein. Sie installierte neun Schlüsselschränke für unterschiedliche Schlüsselmengen in den zentralen Gebäuden, von einem kompakten ecos-Depot mit 40 Schlüsseln bis zu einem Schrank mit hoher Kapazität für 240 Schlüssel in der Zentrale. Außerdem installierte sie sieben intelligente Schließfachsysteme zur Verwaltung von Ausrüstung. Da die ecos-Systeme direkt mit den Personaldaten verknüpft sind und für die Zutrittskontrolle die Ausweise der TU Wien nutzen, können sie als vollautomatische Zugangswächter fungieren.

Der Umstieg von mechanischen Kästen auf intelligente ecos-Systeme veränderte, wie die TU Wien ihre Campus-Einrichtungen verwaltet.

• Vollständige Nachverfolgbarkeit: Das Sicherheitsteam der Universität kann nun genau nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welchen Schlüssel entnommen hat und wann genau er zurückgegeben wurde, wodurch sich verlorene Schlüssel auf nahezu null reduzieren lassen.
• Autonomer Zugang rund um die Uhr: Das Betreuungspersonal kann die benötigten Schlüssel und Ausrüstung zu jeder Tages- und Nachtzeit sicher entnehmen, ohne persönliche Unterstützung durch den Manager oder das Sicherheitspersonal zu benötigen.
• Höhere Effizienz: Die durch die ecos-Schließfächer ermöglichten automatisierten, fehlerfreien Abläufe haben die Verwaltungskosten gesenkt und die Mitarbeiter zufriedener und selbstständiger gemacht.