Suivi fiable des clés pour la gestion des logements publics-privés

La gestion des clés physiques sur un vaste patrimoine immobilier résidentiel et commercial représentait des défis logistiques considérables pour SEMISO. Par le passé, les agents d’astreinte, qui se déplaçaient d’immeuble en immeuble, devaient porter de lourds sacs de clés pesant jusqu’à 35 kg. En cas de perte ou de vol, SEMISO aurait dû remplacer les serrures de toutes les propriétés concernées.

Le volet administratif de la gestion des clés était tout aussi contraignant. Le suivi des remises était entièrement manuel. Les agents devaient remplir des registres papier à chaque changement de main d’une clé, souvent depuis le terrain. Déterminer qui détenait une clé précise et la récupérer physiquement était fréquemment compliqué et chronophage.

SEMISO disposait d’un système électronique de gestion des clés pour certains accès, mais il reposait sur une infrastructure locale et dépendait d’un serveur unique. À chaque panne, les agents devaient attendre l’intervention du service informatique ou d’un prestataire externe, ce qui engendrait des retards inutiles.

SEMISO a installé trois armoires à clés électroniques ecos : deux grandes armoires au siège Sud-Centre, gérant chacune 200 clés, et une armoire plus compacte dans leur établissement de Cap Saint-Antoine, pour 40 clés. Ces armoires sécurisent les accès aux zones sensibles : appartements vacants, locaux techniques en sous-sol et caves de rangement, ainsi que les terrasses en toiture abritant les caméras de surveillance.

Pour pallier les lacunes du suivi manuel, SEMISO a choisi de mettre en place des contrôles d’accès stricts sur les armoires. Plutôt que d’autoriser l’ensemble des employés, l’accès a été limité aux responsables de secteur, aux agents d’astreinte et à la direction de site. Chaque utilisateur autorisé a reçu un badge d’identification pour s’authentifier au terminal de l’armoire.

armoire de contrôle des clés ecos chez SEMISO	application mobile ecos avec alertes sur les clés en retard

Le changement opérationnel pour SEMISO a été immédiat. Le système de gestion des clés ecos a remplacé une paperasse lourde et peu fiable par une traçabilité automatique et une sécurité intégrée. Les responsables de SEMISO n’ont plus à mémoriser quel gardien, technicien ou prestataire détient une clé spécifique, ni à perdre du temps à le localiser.

Si un utilisateur autorisé remet une clé à un prestataire qu’il supervise et que cette clé n’est pas restituée avant l’échéance, le système ecos envoie une alerte. Le collaborateur SEMISO concerné peut alors intervenir immédiatement, ce qui contribue à maintenir la sécurité de l’ensemble du patrimoine.

Les armoires ecos fonctionnant avec un logiciel cloud, elles ne dépendent plus d’un serveur unique. Les agents n’ont plus besoin de solliciter le service informatique pour résoudre les pannes. Le système ecos dispose même de dispositifs de sécurité intégrés pour gérer les coupures de courant sans interruption de service.

La transformation la plus significative reste celle apportée par l’application smartphone ecos webman, devenue indispensable pour les équipes de SEMISO. Les responsables de secteur et les agents d’astreinte, qui passent l’essentiel de leur temps sur le terrain, l’application leur permet de gérer les accès aux clés en mobilité — y compris l’autorisation à distance d’accès aux armoires pour des prestataires imprévus, sans avoir à revenir au bureau.