Zuverlässige Schlüsselverfolgung für öffentlich-private Immobilienverwaltung

Die Verwaltung physischer Schlüssel für ein großes Portfolio aus Wohn- und Gewerbeimmobilien stellte SEMISO vor erhebliche logistische Herausforderungen. Früher mussten Bereitschaftsmitarbeiter, die von Gebäude zu Gebäude unterwegs waren, schwere Schlüsseltaschen von bis zu 35 kg mit sich tragen. Bei Verlust oder Diebstahl hätte SEMISO sämtliche betroffenen Liegenschaften neu verschließen müssen.

Auch die administrative Seite der Schlüsselverwaltung war aufwändig. Die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln wurde vollständig manuell erfasst. Mitarbeiter mussten bei jedem Schlüsselwechsel Papierlisten ausfüllen — oft direkt vor Ort im Außendienst. Festzustellen, wer einen bestimmten Schlüssel hatte, und ihn zurückzufordern, war häufig umständlich und zeitraubend.

SEMISO verfügte zwar über ein elektronisches Schlüsselverwaltungssystem für einige Schlüssel, doch handelte es sich dabei um eine On-Premise-Lösung, die von einem einzigen Server abhing. Bei jedem Serverausfall mussten die Mitarbeiter auf den IT-Support oder einen externen Dienstleister warten — was zu unnötigen Verzögerungen führte.

SEMISO installierte drei elektronische Schlüsselschränke von ecos: zwei große Schränke am Standort Süd-Zentrum mit je 200 Schlüsseln sowie einen kompakteren Schrank in der Niederlassung Cap Saint-Antoine für 40 Schlüssel. Die Schränke sichern Zugang zu sensiblen Bereichen: Leerstehende Wohnungen, Keller- und Technikräume sowie Dachterrassen mit Überwachungskameras.

Um die Lücken der manuellen Erfassung zu schließen, entschied sich SEMISO für strikte Zugriffskontrollen an den Schlüsselschränken. Anstatt allen Mitarbeitern Zugang zu gewähren, wurde der Zugriff ausschließlich auf Bereichsleiter, Bereitschaftspersonal und die Hausverwaltung beschränkt. Jeder autorisierte Nutzer erhielt einen Ausweis zur Authentifizierung am Schrankterminal

ecos-Schlüsselkontrollschrank bei SEMISO	ecos mobile app mit Warnmeldungen bei verspäteten Schlüsseln

Die operativen Veränderungen bei SEMISO waren sofort spürbar. Das ecos Schlüsselverwaltungssystem ersetzte umständliche und fehleranfällige Papierlisten durch automatische Nachverfolgbarkeit und integrierte Sicherheit. SEMISO-Verantwortliche müssen sich nicht mehr merken, welcher Hausmeister, Techniker oder Dienstleister welchen Schlüssel hat — oder Zeit damit verbringen, ihn zurückzufordern.

Gibt ein autorisierter Mitarbeiter einen Schlüssel an einen von ihm betreuten Dienstleister weiter und wird dieser nicht fristgerecht zurückgegeben, sendet das ecos System eine Benachrichtigung. Der zuständige SEMISO-Mitarbeiter kann sofort nachfassen — und trägt so zur Sicherheit sämtlicher Liegenschaften bei.

Da die ecos Schränke auf Cloud-basierter Software laufen, sind sie nicht von einem einzigen Server abhängig. Mitarbeiter müssen bei Ausfällen keine IT mehr einschalten. Das ecos System verfügt zudem über integrierte Ausfallsicherungen, die Stromausfälle nahtlos überbrücken.

Die vielleicht größte Verbesserung bringt die ecos webman Smartphone-App, die für die SEMISO-Belegschaft unverzichtbar geworden ist. Bereichsleiter und Bereitschaftspersonal sind überwiegend im Außendienst tätig. Die App ermöglicht ihnen die Verwaltung von Schlüsselzugängen von unterwegs — einschließlich der Remote-Freigabe von Schränken für kurzfristig beauftragte Dienstleister, ohne zurück ins Büro fahren zu müssen.