De la liste Excel à un suivi et une traçabilité sans faille
Client
Association régionale Johanniter d'Offenbach
Secteur
Services de secours & aide sociale
Taille de l'entreprise
PME
Pays
Allemagne
Gestion des clés de véhicules et de bâtiments, ainsi que des stupéfiants, au sein de l'association régionale Johanniter d'Offenbach
Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. est l’une des plus grandes organisations d’aide humanitaire d’Europe. À l’échelle nationale, l’organisation emploie environ 35 000 salariés, est soutenue par plus de 44 000 bénévoles et compte plus de 1,1 million de membres donateurs. Ses domaines d’activité comprennent notamment les services de secours et de soins ambulanciers, la protection civile, les soins, l’accompagnement en soins palliatifs et le travail auprès des jeunes, organisés en neuf associations régionales.
L’association régionale d’Offenbach dessert la ville et l’arrondissement d’Offenbach ainsi que la région autour de Rodgau, avec notamment des postes de secours, la téléassistance à domicile, la formation aux premiers secours et une école de soins infirmiers. Comme tout service de secours, l’association régionale gère un grand nombre de clés de bâtiments et de véhicules — et, en tant que service médical, également des stupéfiants, dont la traçabilité doit être documentée sans faille conformément à la loi.
Défi :
Clés de véhicules gérées sur liste Excel, stupéfiants consignés à la main
Avant que l’association régionale d’Offenbach ne passe aux systèmes ecos, l’accueil devait gérer manuellement les clés des véhicules d’intervention à l’aide de tableaux Excel et de listes papier. Savoir qui avait pris quel véhicule et quand, et quand il avait été retourné, ne pouvait être retracé qu’au prix d’un effort considérable — et les véhicules n’étaient pas toujours disponibles de manière fiable là où ils étaient nécessaires pour les interventions.
Parallèlement, les stupéfiants devaient être documentés à l’aide de registres de stupéfiants classiques — un processus manuel qui devait être tenu méticuleusement à la main pour chaque prélèvement et chaque inventaire, afin de satisfaire aux obligations légales de traçabilité des stupéfiants.
Notre solution :
4 armoires, emplacements verrouillés et déverrouillés, accès via le permis de conduire
Depuis plusieurs années, l’association régionale d’Offenbach mise sur les armoires à clés et les casiers intelligents ecos, répartis sur quatre armoires dans différents bâtiments. Pour les clés de véhicules, on utilise à la fois des armoires à emplacements verrouillés et une armoire à emplacements déverrouillés : une clé retirée dans un poste peut être retournée dans un autre — exactement comme l’exige le déroulement réel des interventions entre les différents sites.
Le retrait lui-même est lié au permis de conduire : chaque permis est équipé d’une puce RFID qui doit être présentée au lecteur pour ouvrir l’armoire. Cela garantit qu’une clé de véhicule ne peut être retirée que par une personne effectivement titulaire d’un permis de conduire valide.
Pour les stupéfiants, l’association régionale mise sur un casier intelligent ecos doté de quatre tiroirs à surveillance pondérale. Chaque compartiment est calibré sur un poids précis ; la balance intégrée détecte automatiquement la quantité de stupéfiants restant dans le compartiment, et le casier intelligent comptabilise en continu le stock. Dès qu’un compartiment est vide, le système déclenche automatiquement une alerte de réapprovisionnement. L’accès au casier intelligent est en outre sécurisé par une authentification à deux facteurs.
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Armoire à clés et casier ecos chez Johanniter Offenbach |
Tiroirs à surveillance pondérale pour la gestion des stupéfiants |
Résultat :
Un journal d’audit complet à la place de la liste Excel et du registre de stupéfiants
Avec les armoires ecos, l’association régionale d’Offenbach a entièrement numérisé la gestion des clés de véhicules et de bâtiments.
Pour les stupéfiants également, l’association régionale s’appuie désormais entièrement sur le journal automatique du casier intelligent ecos, plutôt que sur les registres de stupéfiants utilisés auparavant. Le déploiement du système ecos s’est déroulé sans difficulté, et sa simplicité d’utilisation est particulièrement appréciée au quotidien.
« Grâce au journal du système ecos, nous pouvons désormais retracer exactement, au cas par cas, où sont allés les stupéfiants. »
– Anton Menzel – Responsable du service de secours
Chiffres clés
190
Clés
4
Armoires ecos
4
Tiroirs à surveillance pondérale




