Von der Excel-Liste zur lückenlosen Nachverfolgung

Bevor der Regionalverband Offenbach auf ecos Systeme umstellte, musste der Empfang die Schlüssel der Einsatzfahrzeuge manuell über Excel-Tabellen und Papierlisten verwalten. Wer wann welches Fahrzeug übernommen und zurückgebracht hatte, ließ sich damit nur mit Aufwand nachvollziehen — und Fahrzeuge waren nicht immer zuverlässig dort verfügbar, wo sie im Einsatz gebraucht wurden.

Parallel dazu mussten Betäubungsmittel über klassische BTM-Bücher dokumentiert werden — ein manueller Prozess, der bei jeder Entnahme und jedem Bestand penibel von Hand geführt werden musste, um den gesetzlichen Nachweispflichten für Betäubungsmittel gerecht zu werden.

Seit mehreren Jahren setzt der Regionalverband Offenbach auf ecos Schlüsselschränke und Fachanlagen, verteilt auf vier Schränke in unterschiedlichen Gebäuden. Für die Fahrzeugschlüssel kommen sowohl Schränke mit festen Steckplätzen als auch ein Schrank mit dynamischen Steckplätzen zum Einsatz: Ein Schlüssel, der an einer Wache entnommen wurde, kann an einer anderen Wache zurückgegeben werden — genau wie es der reale Einsatzablauf zwischen den Standorten erfordert.

Die Entnahme selbst ist an den Führerschein gekoppelt: Jeder Führerschein ist mit einem RFID-Chip versehen und muss zur Schranköffnung an den Leser gehalten werden. Damit ist sichergestellt, dass ein Fahrzeugschlüssel nur von jemandem entnommen werden kann, der auch tatsächlich im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist.

Für die Betäubungsmittel setzt der Regionalverband auf eine ecos Fachanlage mit vier gewichtsüberwachten Schubladen. Jedes Fach ist auf ein bestimmtes Gewicht kalibriert, die eingebaute Waage erkennt automatisch, wie viele Betäubungsmittel sich noch im Fach befinden, und die Fachanlage zählt den Bestand fortlaufend mit. Sobald ein Fach leer ist, löst das System automatisch einen Alarm zur Nachbestellung aus. Der Zugang zur Fachanlage ist zusätzlich über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert.

ecos Schlüsselschrank und Fachanlage bei Johanniter Offenbach	gewichtsüberwachte Schubladen für Betäubungsmittelmanagement

Mit den ecos Schränken hat der Regionalverband Offenbach die Verwaltung von Fahrzeug- und Gebäudeschlüsseln vollständig digitalisiert.

Auch bei den Betäubungsmitteln verlässt sich der Regionalverband inzwischen vollständig auf das automatische Protokoll der ecos Fachanlage statt auf die BTM-Bücher von früher. Die Einführung des ecos Systems verlief unkompliziert, und die einfache Bedienung wird im täglichen Einsatz besonders geschätzt.