Effizienzsteigerung dank elektronischer Schlüsselverwaltung

Es wurde ein elektronisches Schlüsselverwaltungssystem mit verriegelten Steckplätzen installiert. Durch die verriegelte Variante ist gewährleistet, dass nur nach vorheriger Zuordnung eines Admins, bestimmte Schlüssel entnommen werden können.

Hierdurch ist es möglich, dass alle Berufsgruppen des Klinikums das System parallel nutzen können. Beispielsweise können die vorhanden Bereitschaftszimmer reserviert und nach Zusendung eines PINs der entsprechende Schlüssel entnommen werden.

Des Weiteren können verschiedenen Gruppen wie die Servicegesellschaft, welche für die Hauswirtschaft verantwortlich ist, die Sekretariate der verschiedenen Kliniken oder auch externe Firmen auf die vorhandenen Schlüssel zugreifen. Dank dem Zusammenspiel von „ecos care“ und „ecos alarm“ erhalten die Verantwortlichen eine Meldung via Mail oder PushNachricht auf das Mobiltelefon, sollte ein Schlüssel nicht bis Ende des Tages zurückgebracht werden.

Dank eines zentral geführten Outlook-Kalenders kann in Verbindung mit der Historie des Systems genau nachvollzogen werden welche Firma einen Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgebracht hat. Durch diese schnelle Rückmeldung des Systems fällt das Fehlen eines Schlüssels sofort auf und auch langes Suchen ist hierdurch nicht mehr notwendig.

Trotz der vielen Berufsgruppen, die dieses System nutzen, lag die Akzeptanz von Beginn an bei 100 %. Nicht nur die eigenen Mitarbeiter sondern auch die externen Firmen finden die Lösung sehr gut und einfach, sodass diese von allen Beteiligten sehr gut angenommen wurde.

Der große und alte Schrank konnte durch eine moderne Lösung ersetzt werden welche die vorhandenen Schlüssel sicher verwahrt und zu jedem Zeitpunkt eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Durch das neue System ist nun alles strukturierter, sicherer und es spart Zeit als auch Geld da die Arbeitszeit des Empfangs nicht mehr beeinträchtigt wird. Die Amortisation des Systems ist relativ schnell gegeben und hat sich dadurch absolut gelohnt.

„Ich weiß, dass viele Krankenhäuser nach wie vor auf diese alte, fragwürdige Lösung setzen und aufgrund der genannten Vorteile empfehle ich ecos systems gerne weiter“ – so die Aussage von Herrn Bartels, welcher die Lösung einführte und verwaltet.