Automatiser la gestion de flotte pour les activités de renseignement sur le terrain

Ministère de l'Intérieur du Schleswig-Holstein
Logo du ministère de l'Intérieur du Schleswig-Holstein

Client

Ministère de l'Intérieur du Schleswig-Holstein

Secteur

Administration publique

Taille

Gouvernement

Pays

Allemagne

Le ministère de l'Intérieur du Schleswig-Holstein a son siège à Kiel, en Allemagne. Il supervise la sécurité de l'État et l'administration publique de la région, avec un effectif d'environ 500 personnes. Ce ministère abrite l'Office de protection de la Constitution (Verfassungsschutz). Cette agence de renseignement intérieur mène un travail de terrain intensif et dépend donc fortement d'une flotte de véhicules partagée. Plus de 140 agents de renseignement spécialisés utilisent les véhicules de la flotte dans le cadre de leur travail.

Si un agent restitue un véhicule presque à court de carburant ou le stationne dans un lieu non renseigné, l'agent suivant est, au mieux, gêné et, au pire, retardé au point de compromettre des enquêtes. Pour moderniser la logistique de sa flotte et garantir une disponibilité permanente, le ministère s'est associé à ecos systems afin d'automatiser la gestion des clés de ses véhicules et le suivi de sa flotte.

Produits utilisés :

 


Le défi :
Maintenir une visibilité en temps réel sur une flotte de terrain partagée

Les opérations de renseignement exigent de la précision. Des processus administratifs approximatifs introduisent des risques inutiles. Par le passé, les agences gouvernementales s'appuyaient souvent sur des formulaires de sortie papier ou sur tableur, ou simplement sur des boîtes de dépôt de clés physiques, pour gérer la remise de leurs véhicules partagés.

Ces approches peuvent sembler peu coûteuses en apparence, mais elles créent des angles morts pour les administrateurs de flotte. Lorsque les véhicules sont essentiels aux opérations, ces coûts intangibles s'accumulent rapidement.

Un système manuel ne peut pas répondre instantanément aux questions essentielles à une exploitation efficace, telles que :

  • Tel véhicule est-il disponible en ce moment ?
  • Dispose-t-il de suffisamment de carburant pour un déploiement immédiat ?
  • Qui l'a utilisé en dernier, et des problèmes ont-ils été signalés ?
  • Où est-il stationné exactement ?

Pour le ministère, répondre à ces questions était essentiel, ce qui impliquait de trouver des solutions de gestion de flotte plus robustes. Il lui fallait une solution automatisée pour fluidifier la remise des véhicules entre agents de terrain, tout en fournissant les informations précieuses qu'il souhaitait obtenir sur ses propres véhicules.


Notre solution :
Des tiroirs de stockage en réseau avec retour d'information intégré des utilisateurs

Pour combler ces lacunes opérationnelles et de visibilité, ecos systems a mis en place un système intelligent et centralisé de gestion des clés de flotte pour le ministère. Le système installé comprend 20 tiroirs ecos M/4 en réseau, spécialement conçus pour sécuriser les clés de véhicules de l'agence.

La fonctionnalité phare de ce déploiement est la collecte de données intégrée au système ecos. Lorsqu'un agent restitue une clé, le terminal de contrôle d'accès l'invite à saisir des informations sur l'état actuel du véhicule avant de finaliser la transaction.

Le système automatisé demande aux agents de renseigner trois indicateurs précis :

  • Le niveau de carburant
  • La propreté
  • Le lieu de stationnement

Les administrateurs peuvent surveiller tout problème, et le système utilise ces données pour sélectionner le meilleur véhicule disponible pour le conducteur suivant.


Résultat :
Une visibilité totale sur la flotte et des relèves d'équipe simplifiées

En déployant les tiroirs ecos M/4, le ministère de l'Intérieur a transformé un processus de suivi réactif en un programme proactif de collecte de données, directement intégré à son outil de gestion de flotte. Les gestionnaires de flotte disposent d'un tableau de bord numérique en temps réel qui surveille l'état exact et la localisation de chaque véhicule du parc de l'agence.

Cette boucle de retour d'information garantit que les véhicules sont toujours prêts pour la mission suivante. Les agents ne connaissent plus la frustration de trouver un véhicule pour finalement constater que son réservoir est vide. Le processus de sortie simplifié a réduit les frictions opérationnelles, permettant au personnel de renseignement de se consacrer entièrement à sa mission plutôt qu'à la logistique administrative.

Chiffres clés

Plus de 140

conducteurs de véhicules 

20

systèmes de tiroirs ecos M/4

3

nouveaux indicateurs suivis en temps réel