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Kundenschlüssel sicher aufbewahren mit elektronischer Schlüsselverwaltung

Kunde

Pflegedienste Klasen

Branche

Gesundheitswesen

Unternehmensgröße

Kleines Unternehmen

Land

Deutschland

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Der Mensch im Mittelpunkt.
Eine moderne Schlüsselverwaltung für den Pflegedienst.

Die Pflegedienste Klasen sind seit ihrer Gründung 1999 ein familiärer Betrieb. Von der Behandlungspflege über Fahrdienste bis hin zu Hausmeisterservices bieten die Pflegedienste Klasen dabei ein breites Spektrum an qualitativen Dienstleistungen rund um die Versorgung im Alter. Besonders am Herzen liegen ihnen bei sämtlichen Tätigkeiten das Vertrauen und die Zufriedenheit ihrer Kunden.

Um ihre täglichen Abläufe im Umgang mit Kundenschlüsseln noch transparenter zu gestalten, entschieden sich die Pflegedienste Klasen für eine Modernisierung ihres Schlüsselverwaltungssystems durch einen ecos xm key 180 Schlüsselschrank.

Verwendete Produkte:

Portrait Pflegedienste Klasen

„ Das Schlüsselsystem ist gar nicht mehr wegzudenken.
Wir könnten ohne ein solches System gar nicht mehr arbeiten. “

Benjamin Klasen – Inhaber

Herausforderung:
Schlüsselmanagementsystem mit Fernverwaltung

Die Pflegedienste Klasen hatten bereits seit vielen Jahren eines der ersten elektronischen Schlüsselverwaltungssysteme von ecos im Einsatz. Damit waren sie in Nordrhein-Westfalen die Ersten ihrer Art, die ein vergleichbares System zur nachvollziehbaren Verwaltung von Schlüsseln aufweisen konnten.

Die damalige Zertifizierung des Unternehmens nach DIN9001 machte es erforderlich, dass die Aufbewahrungsorte sämtlicher Kundenschlüssel zu jeder Zeit offen gelegt werden konnten. Vor Einführung der elektronischen Schlüsselverwaltung war dies durch die schiere Größe der Pflegedienste und der Anzahl der verwahrten Schlüssel nicht möglich. Des weiteren bestärkte der Umstieg auf das Schlüsselverwaltungssystem das Vertrauen der Kunden in die sichere Aufbewahrung ihrer Haustürschlüssel.

Mit Einführung unseres Cloud-Dienstes ecos care wollten die Pflegedienste nun erneut ihrem Ruf als Vorreiter bei der Sicherheit der Kundenschlüssel gerecht werden, und ihr Schlüsselverwaltungssystem auf den neuesten Stand der Technik bringen. Eines der wichtigsten Ziele der Modernisierung bestand darin, eine softwarebasierte Fernverwaltung über sämtliche Schlüssel umzusetzen. Auch sollte die bisher noch an das System gekoppelte Übersicht über die Schlüsselbewegungen nun mobil einsehbar werden.

Unsere Lösung:
Echtzeit-Nachverfolgung aller Schlüsselbewegungen

Nach 23 Jahren Benutzung eines ecos Schlüsselschrankes kam auch die neue Lösung für die Pflegedienste Klasen aus dem Hause ecos. Aufgrund der jahrelang positiven Erfahrungen mit unseren Support- und Serviceleistungen sowie der allgemeinen Qualität kam es für Geschäftsführer Klasen „nie in Frage, einen anderen Anbieter zu kontaktieren“.

Das neue System, ein ecos xm key 180 – Schlüsselschrank, wurde mit dem brandneuen Cloudservice ecos care ausgestattet. Dieser ermöglicht eine Echtzeit-Nachverfolgung über sämtliche Schlüsselbewegungen von jedem elektronischen Endgerät aus. So können nun unter anderem die Mitarbeiter des Bereitschaftsdienstes jederzeit selbstständig per App nachsehen, wo sich welcher Schlüssel gerade befindet.

Ein weiterer Vorteil des neuen Systems ist die optimierte Nachvollziehbarkeit. So konnten die Pflegedienste dank der lückenlosen Historie genau nachweisen, dass Fahrzeugschlüssel nach Dienstende gewissenhaft zurück in den Schlüsselschrank gebraucht wurden. Dies bestätigte auch vor dem Finanzamt die ausschließliche Nutzung sämtlicher Poolfahrzeuge im beruflichen Kontext.

Altes Schlüsselverwaltungssystem bei Pflegedienste Klasen
neues Schlüsselverwaltungssystem bei Pflegedienste Klasen

Ergebnis:
transparenter Umgang mit Kundenschlüsseln

Auch das modernisierte Schlüsselverwaltungssystem erfüllt zur Gänze die Erwartungen der Pflegedienste Klasen. Die neue Benutzeroberfläche der Systemsoftware ecos webman ermöglicht es den Administratoren, schnell individuelle Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter festzulegen.

Besonders die durch ecos care mögliche Echtzeit-Datenübertragung zwischen System und Software hat die Abläufe der Pflegedienste im Vergleich zum vorherigen System deutlich optimiert. Durch die ständige Nachvollziehbarkeit aller Schlüsselbewegungen von jedem Ort und Endgerät können Mitarbeiter nun noch schneller kontaktiert werden, wenn ein Schlüssel kurzfristig gebraucht wird.

Auch die Beziehung zu den Kunden profitiert von dem neuen, speziell für die Anforderungen von Pflegediensten optimierten System. Die sichere und transparente Verwaltung der Schlüssel entsprechend ISO- und DSGVO-Standards bestärkt das Vertrauen der Kunden in die sichere Verwaltung ihrer Werte beim Pflegedienst Klasen.

Kennzahlen

23

Jahre im Einsatz

24/7

Verfügbar

140

belegte Steckplätze