Wohnungs- und Haustürschlüssel von Kunden und Patienten sicher und nachvollziehbar aufzubewahren bildet eine wichtige Vertrauensbasis zwischen Pflegenden und Pflegebedürftigen.

Laut der Qualitätsprüfungsanforderungen des Medizinischen Dienstes des Spitzenverbandes für Krankenkassen (MDK) sind speziell ambulante Pflegedienste dazu angehalten, „Wohnungsschlüssel der versorgten Personen […] für Unbefugte unzugänglich“ aufzubewahren, wobei eine „Zuordnung der Wohnungsschlüssel der versorgten Personen für Unbefugte nicht möglich“ sein darf.

Klassische Schlüsselbretter und Tresore werden einem solchen Anspruch nicht gerecht: Es fehlt eine Protokollierung bzw. die notwendige Sicherheit. Unsere elektronischen Schlüsselschränke sind hingegen genau auf diesen Bedarf ausgelegt. Eine lückenlose Historie, anonymisierte Schlüsseltags und hochsichere Schränke gehören bei ecos zur Standardausstattung.

Bei ambulanten Pflegediensten und Hausnotrufen zählt vor allem eines: Schnelligkeit. Um diese zu ermöglichen, bieten wir unverriegelte Steckplätze an.

So können alle Schlüssel im Schrank gezogen werden, sofort nachdem der Nutzer sich am System authentifiziert hat. Die Entnahme und Rückgabe wird dabei elektronisch protokolliert. Wenn unberechtigte Schlüssel gezogen werden, wird ein Alarm ausgelöst und der Administrator per E-Mail oder App benachrichtigt.

Für die Sicherheit Ihrer Schlüssel sorgt der ecos Schlüsselschrank selbst, der in geschlossenem Zustand einbruchssicher konzipiert wurde. In ihm sind Ihre Schlüssel geschützt, wenn sie es sein müssen, und schnell verfügbar, wenn sie gebraucht werden.

Neben der reinen Zeitersparnis reduzieren unverriegelte Steckplätze auch die initialen Kosten in der Anschaffung: Unverriegelte Stecker halbieren die Kosten pro Steckplatz im Vergleich zur verriegelten Variante.

Oft stehen Sie vor der Herausforderung, mehrere hunderte oder gar tausende Schlüssel verwalten zu müssen. Dies kann schnell zu zeitaufwändigen Suchen führen, wenn Ihre Mitarbeiter bei Dienstantritt die benötigten Schlüssel nicht direkt finden können.

Daher sind alle Steckplätze unserer elektronischen Schlüsselschränke mit einzelnen LED-Leuchten ausgestattet. Wenn Sie sich am Schrank authentifizieren, erkennt das intelligente System die für Sie hinterlegten Schlüssel und lässt alle entsprechenden Steckplätze aufleuchten. Auf dem interaktiven Touchdisplay des Schlüsselschrankes wird zudem der genaue Standort der einzelnen Schlüssel angezeigt, so dass auch bei mehreren Schränken jeder einzelne Schlüssel schnell und einfach gefunden werden kann.

Mit Schlüsselverwaltungssystemen von ecos können Sie beide Schlüsselarten in einem Schrank verwalten. Die Softwaremodule ecos fleet und ecos access können jeweils auf spezifische Schlüssel belegt werden. Zudem können die verschiedenen Schlüsselgruppen dank der individuellen Zugriffsrechtevergabe einfach in der Software Ihren Mitarbeitern und Touren zugeordnet werden.

Wenn Ihre Fahrer sich am System authentifizieren, werden sie zum Entnehmen sowohl der Kunden- als auch der Fahrzeugschlüssel für ihre Tour aufgefordert. Auf diese Weise können alle benötigten Schlüssel in nur einem System zugriffsgeschützt aufbewahrt und bei Dienstantritt in einem einzigen Arbeitsschritt gemeinsam entnommen werden.

Bei Notfällen oder besonderen Situationen wird die Dokumentation meist hintenan gestellt. Im Nachhinein führt es jedoch zu großem Zeitaufwand, das Szenario zu rekonstruieren – falls überhaupt möglich.
Die Fernfreigabe per ecos App oder Websoftware hat zum Ziel, auch besondere Situationen vollumfänglich zu dokumentieren. Dementsprechend kann ein Administrator einer Person ohne Rechte ad-hoc die Tür öffnen und den Schlüsselbund freigeben.

Gerade bei sicherheitskritischen Werten wie den Ihnen anvertrauten Wohnungsschlüsseln Ihrer Kunden ist es wichtig stets nachvollziehen zu können, wo sich Ihre Schlüssel gerade befinden.

Unsere intelligenten Schlüsselschränke registrieren daher jede Schlüsselentnahme- und Rückgabe auf die Sekunde genau, und weisen sie über die Authentifizierung eindeutig dem jeweiligen Mitarbeiter zu. In Echtzeit wird die Historie auf ihrem Smartphone oder Computer aktualisiert und Sie können auf einem Blick sehen wer den Schlüssel gerade hat bzw. haben sollte.

Für noch bessere Koordination lässt sich mit Hilfe unseres Alarmmoduls eine automatische Benachrichtigung bei Nichtrückgabe einstellen. Sollte ein Schlüssel nicht wie geplant bei Ende eines von Ihnen definierten Zeitraums wie z.B. seinem Schichtende zurückgebracht worden sein, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung über die ecos App.

Für Hausnotrufe bieten wir auch eine Anbindung der Systemsteuerung an Ihr Notfallmeldesystem an. Erhalten Sie einen Alarm, löst dieser sofort die Notfallentriegelung aus und gibt automatisch alle für den Einsatz benötigten Schlüssel im Schrank frei. Als Mitarbeiter werden Sie selbst ebenfalls per Push-Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone über den eingehenden Alarm informiert.

Eine Ihrer größten Aufgaben als Administrator ist die verantwortungsvolle Planung der Touren Ihrer Fahrer. In unserer Webanwendung bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre komplette Administration zentral an einem Ort und von jedem Endgerät aus zu verwalten.
Dazu weisen Sie beim Anlegen einer Tour in der Webanwendung einfach die entsprechenden Kunden- und Fahrzeugschlüssel zu einem Mitarbeiter oder einer Schichtgruppe zu. Die Echtzeit-Datenübertragung zwischen unseren Systemen sorgt dafür, dass Ihre Fahrer bereits ab diesem Zeitpunkt die nun für sie vorgesehene Tour sowie die entsprechenden Schlüssel am System einsehen können. Wenn Sie neue Kunden hinzubekommen, können Sie sie einfach zu einer bestehenden Gruppe bzw. Tour zuweisen, um sie ohne Aufwand in Ihr System zu integrieren.

Als ambulanter Dienstleister müssen Sie stets einen aktuellen Überblick über relevante Daten Ihres Fuhrparks erhalten. Ausstehende Wartungen, leere Tanks oder gar Schäden an Ihren Fahrzeugen können wichtige Einsatzfahrten verzögern oder gar verhindern, wenn sie unerkannt bleiben. Mit unserem intelligenten Rückgabeverfahren werden Ihre Mitarbeiter bei Rückgabe des Fahrzeugschlüssels am Ende ihrer Fahrt dazu aufgefordert, am Display des Schlüsselschranks diese fahrzeugrelevanten Daten zu hinterlegen. Die eingegebenen Daten zu km-Stand, Tankfüllung, oder auch Verschmutzungen werden anschließend direkt in die Websoftware übertragen, wo Sie sie als Administrator jederzeit einsehen können. Registriert das System einen Wartungsbedarf, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung per E-Mail und das fahruntaugliche Gefährt wird für weitere Nutzungen gesperrt. Mit dieser Übersicht können Sie ohne administrativen Aufwand stets sicherstellen, dass alle Fahrzeuge Ihres Fuhrparks bei Bedarf einsatzbereit sind. Gerade bei dringenden Hausnotrufen kann dies im Zweifel Leben retten.

Um die Fahrtüchtigkeit Ihrer Mitarbeiter sicherzustellen, müssen Sie in regelmäßigen Abständen das Vorhandensein und die Gültigkeit ihrer Führerscheine überprüfen. Dies kann schnell vergessen werden, ist allerdings nötig, um gesetzlich abgesichert zu sein.

Mit unseren Schlüsselschränken können Sie diese Routineprüfung automatisieren, indem am System entweder in zufälligen Abständen der Führerschein verlangt wird oder dieser gleich als Authentifizierungs-Medium am Schlüsselschrank bei jedem Dienstantritt genutzt wird. Die Schranktür öffnet sich dann nur, wenn ein gültiger Führerschein erkannt wurde. Als Administrator erhalten Sie eine lückenlose Übersicht über sämtliche Nachweise. Alternativ können Sie über die ecos App Fotos der Mitarbeiter-Führerscheine erhalten.

Beim Unterhalt Ihres Fuhrparks kommt es oft vor, dass Mitarbeiter Ihre Fahrzeuge auch privat nutzen. Dies kann unnötig hohe Kosten bei der Versteuerung mit der 1%-Regel verursachen. Mit unserem smarten Fahrtenbuch erreichen Sie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und Kategorisierung jeder Fahrt als Betriebs-, Privat- oder auch gemischte Fahrt. Die finanzamtkonforme Auswertung können Sie bei Ihrer zuständigen Behörde einreichen und versteuern nur das, was tatsächlich gefahren wurde.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Fahrtenbüchern funktioniert unser ecos smartes Fahrtenbuch komplett über App, Sie brauchen also kein Zusatzmodul mehr, welches Sie in Ihre Fahrzeuge einbauen müssen. Sollten Ihre Mitarbeiter kein Handy besitzen, bieten wir auf Wunsch auch eine OBD-Stecker-Variante an, die die erfassten Daten drahtlos an die Websoftware Ihres Schlüsselschranks übermittelt.

Wie bei all unseren Hardware-Systemen sind auch bei unseren Terminals mehrere Authentifizierungsoptionen möglich. Über PIN-Code, einer RFID-Karte oder die Erkennung des Fingers können sich Ihre Mitarbeiter ganz ohne den Bedarf für einen Schlüssel ausweisen.

Das Terminal übermittelt die eingehende Information in Echtzeit an den Schlüsselschrank im Innenbereich, welcher dann Ihre Türe öffnet. So können Ihre Mitarbeiter auch zu außerplanmäßigen Zeiten Zugang zum Gebäude erhalten und schneller ihren Dienst antreten.

Mit unserem Zeiterfassungsmodul ecos time können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt mit erfassen, sobald sie sich am ecos Schlüsselschrank authentifizieren: Über das integrierte Touch-Display des Systems werden sie aufgefordert, Beginn oder Ende ihrer Arbeitszeit zu dokumentieren.

Durch die direkte Mit-Erfassung der Arbeitszeit am System sparen Sie sich den zusätzlichen Arbeitsschritt, ihre Zeiten händisch zu dokumentieren.

Die Zeiterfassung kann auch bequem von unterwegs per ecos App durchgeführt werden.

Ebenso wie bei unseren Schlüsselschränken können Sie auch bei unseren Objektverwaltungsanlagen indivi-duelle Zugriffsrechte für jedes einzelne Fach festlegen. So können Sie entsprechend der Authorisierung Ihrer Mitarbeiter genau festlegen, welche Person auf welches Fach zugreifen darf. Insbesondere bei Medikamenten oder Instrumenten, die eine Einweisung erfordern, können Sie sicherstellen, dass nur geschulte Mitarbeiter die entsprechenden Mittel verwenden.
Mit 6 Standard- Nutzerrollen sowie Multifaktor- und Userauthentifizierung an jedem System bietet Ihnen unser ecos Webman hier umfangreiche Optionen. Durch individuelle Konfigurationen können Sie Rollen ändern, Zugriffszeiten festlegen und weitere Sicherheitsvorkehrungen ganz nach Ihren Wünschen individualisieren.

Ecos Fachanlagen unterstützen Sie dabei, Vorgaben zur Aufbewahrung von Medikamenten zu erfüllen und für die Sicherheit Ihrer Patienten noch über das erforderte Mindestmaß hinauszugehen. Aktive Sicherheitsfeatures wie das automatische Zufahren der ecos drawer stellen sicher, dass Ihre Objektverwaltungsanlage nicht nur abschließbar, sondern auch tatsächlich geschlossen ist. Damit vermeiden Sie menschliche Fehler und stellen sicher, dass die Medikamente Ihrer Patienten stets zugriffsgeschützt aufbewahrt werden.

Für die eindeutige Zuordnung der Medikamentenfächer zu den zu pflegenden Personen müssen Sie bei herkömmlichen Schränken äußerliche Beschriftungen anbringen, die für jedermann lesbar sind. Mit unseren intelligenten Fachanlagen erfolgt die Zuweisung rein digital per Web-Software: So können nur Ihre eigenen Mitarbeiter am System, per Web oder App einsehen, welches Fach und somit welche Medikamente welcher Person zugeordnet sind. Damit können Sie sämtliche Medikamente zudem nicht nur bewohnerbezogen, sondern auch DSGVO- konform aufbewahren.