Was ist ein physisches Schlüsselverwaltungssystem?

Der Trend zur Digitalisierung der Sicherheitspraktiken in Unternehmen ist unbestreitbar. Viele traditionell manuelle Prozesse werden jedes Jahr automatisiert oder elektronisch. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass physische Schlüssel in absehbarer Zeit abgeschafft werden. Tatsächlich gibt es zahlreiche Gründe für die Annahme, dass physische Schlüssel auch in absehbarer Zukunft eine entscheidende Rolle in den Sicherheitsstrategien von Unternehmen spielen werden. Ihre Kosteneffizienz macht sie zu einer idealen Wahl für die Zugangskontrolle in Unternehmen jeder Größe.

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) können von den erschwinglichen physischen Schlüsseln profitieren, wenn sie sich bemühen, ihre Sicherheitsausgaben unter Kontrolle zu halten. Größere Unternehmen verfügen zwar über das nötige Budget, um elektronische Zugangskontrollen in Betracht zu ziehen, aber die Kosten für die Implementierung solcher Systeme in weitläufigen Anlagen können unerschwinglich hoch sein.

Trotz der Verlagerung hin zu digitalen Lösungen sind physische Schlüssel nach wie vor wichtig. Allerdings ist ihre effektive Verwaltung entscheidend, um zu verhindern, dass sie zu einem Sicherheitsrisiko werden. Schlüsselverwaltungssysteme sind wichtig, um diese Risiken zu minimieren und die Betriebskosten durch die Einführung von Automatisierung zu senken.

Was ist Schlüsselverwaltung?

Die Schlüsselverwaltung umfasst die Sicherung, Überwachung und Verteilung von physischen Schlüsseln. Dieser Prozess ist von entscheidender Bedeutung, da Schlüssel den Zugang zu wichtigen Bereichen und Vermögenswerten innerhalb eines Unternehmens ermöglichen. Die Verbesserung der Sicherheit von Schlüsseln verbessert direkt den Schutz dieser wichtigen Ressourcen.

Darüber hinaus helfen Schlüsselverwaltungssysteme bei der Verwaltung der mit der Verwendung von physischen Schlüsseln verbundenen Kosten, indem sie verschiedene Prozesse automatisieren. Diese Systeme können die Gemeinkosten erheblich senken, indem sie die Notwendigkeit des Nachschlüsselns ganzer Gebäude aufgrund von verlorenen Schlüsseln oder Sicherheitsmängeln minimieren oder sogar eliminieren.

Während kleinere Unternehmen ihre Schlüssel vielleicht mit einem manuellen System aus Papier und Stift verwalten, bevorzugen größere Unternehmen oder solche, die eine bessere Übersicht und Kontrolle über ihre Schlüsselverwaltung wünschen, in der Regel elektronische Schlüsselverwaltungssysteme.

Warum sollten Sie ein Schlüsselverwaltungssystem verwenden?

Ein Schlüsselverwaltungssystem ist ein grundlegendes Element in Ihrer Schlüsselkontrollstrategie. Im Wesentlichen erfüllen diese Systeme zwei wichtige Aufgaben, die manuelle Methoden mit Stift und Papier nicht leisten können: Sie bieten eine sichere Methode zur Speicherung und Ausgabe von Schlüsseln und verbessern die Effizienz der Schlüsselnutzung innerhalb Ihres Unternehmens durch Automatisierung und Datenanalyse.

Darüber hinaus bieten Schlüsselverwaltungssysteme mehrere gezielte Vorteile, wie z. B:

Geringere Ausgaben. Diese Systeme stellen sicher, dass die Schlüssel immer auffindbar sind, so dass Ihr Team keine wertvolle Zeit mit der Suche nach verlegten Schlüsseln verbringen muss, und sorgen so für ein hohes Maß an Produktivität. Diese Verringerung der Fehlplatzierung von Schlüsseln führt auch zu einer Verringerung der Kosten, die mit dem Nachschlüsseln verbunden sind.

Verbessertes Risikomanagement. Mit einem Schlüsselverwaltungssystem wird jede Schlüsseltransaktion protokolliert. So erhalten Sie eine umfassende und unanfechtbare Aufzeichnung der Schlüsselnutzung, einschließlich der Frage, wer wann auf welche Schlüssel zugegriffen hat. Diese Rechenschaftspflicht sorgt dafür, dass die Mitarbeiter mehr Verantwortung für die Schlüssel übernehmen, die sie verwalten.

Optimierte Abläufe. Schlüsselverwaltungssysteme bieten eine bessere Kontrolle über die Schlüsselverteilung innerhalb Ihrer Einrichtung. Sie ermöglichen zum Beispiel die Durchsetzung von Beschränkungen für die Abmeldung von Schlüsseln während bestimmter Schichten, die Einführung von Sperrzeiten für die Schlüsselnutzung und die Möglichkeit, Schlüssel für bestimmte Zeiträume für zeitkritische Aufgaben zu reservieren.

Die Elemente eines effektiven Schlüsselverwaltungssystems

Schränke zur Schlüsselaufbewahrung: Diese Schränke sind für die Aufbewahrung von Schlüsseln konzipiert und verfügen über eine abschließbare Außentür, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Anspruchsvollere Modelle bieten individuell verschlossene Fächer für jeden Schlüsselsatz, die nur zugänglich sind, nachdem ein Benutzer seine Identität erfolgreich verifiziert und den benötigten Satz ausgewählt hat. Diese Fächer sind in die Innenverkleidung des Schranks integriert, die in verschiedenen Konfigurationen angepasst werden kann, um eine unterschiedliche Anzahl und Größe von Schlüsselsätzen aufzunehmen.

Intelligente Kontrolleinheiten: Der Zugang zum Schrank und zu den einzelnen Schlüsselfächern wird über eine Kontrolleinheit gesteuert, bei der sich die Benutzer authentifizieren müssen. Diese Kontrolleinheiten können verschiedene Formen der Authentifizierung unterstützen, darunter PIN-Codes, RFID-Tags, Durchzugskarten, Smartphone-Verifizierung oder biometrische Daten wie Fingerabdruck- oder Fingervenenerkennung. Diese Terminals, die von Unternehmen wie ecos systems angeboten werden, können auch dazu verwendet werden, obligatorische Checklisten anzuzeigen, die die Benutzer bei der Ausgabe oder Rückgabe von Schlüsseln ausfüllen müssen, Sicherheitsprotokolle für sensible Umgebungen zu verbessern oder Informationen wie den Kilometerstand für das Flottenmanagement zu protokollieren.

Verfolgung von ID-Steckern: Moderne Systeme verwenden Schlüsselringe, die mit einem ID-Stecker verbunden sind, der von Sensoren im Schrank erkannt wird, um eine genaue Abmeldung und Rückgabe zu gewährleisten. Der Anhänger oder Stecker ist das am häufigsten verwendete Element des gesamten Schlüsselschranks. Wir empfehlen daher eine zuverlässige Version mit 5 Jahren Garantie, vorzugsweise aus Edelstahl. ecos systems verwendet den ¼ Zoll Klinkenstecker als ein jahrzehntelang bewährtes Bauteil, das jeden Tag milliardenfach verwendet wird.

Umfassende Verwaltungssoftware: Während die Transaktionsautomatisierung einen erheblichen Mehrwert für die Schlüsselverwaltung darstellt, wird das wahre Potenzial mit einer Verwaltungssoftware erschlossen, die die Schlüsselnutzung durch die Mitarbeiter überwacht und kontrolliert. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, die von der Schlüsselverwaltung betroffenen operativen Bereiche zu verbessern und bietet Einblicke und Kontrolle über die Sicherheitspraktiken.

Welche Möglichkeiten bietet ein Schlüsselverwaltungssystem?

Die Schlüsselverwaltung geht über die bloße Sicherung von Schlüsseln hinaus; sie umfasst die Verbesserung von Sicherheitsmaßnahmen und die Nutzung von Datenanalysen, um Einblicke in die Schlüsselnutzung zu gewinnen. Die Einführung eines elektronischen Schlüsselverwaltungssystems erweitert Ihre Möglichkeiten zur Datenerfassung und übertrifft die Möglichkeiten der manuellen Überwachung durch Mitarbeiter. Außerdem bietet es zahlreiche zusätzliche Vorteile.

Reduzieren Sie Kosten und minimieren Sie Verluste

Die direkten Kosten für den Verlust von Schlüsseln, wie z. B. das Ersetzen von Schlüsseln oder das Nachschlüsseln von Schlössern, sind offensichtlich, aber die indirekten Kosten – die Zeit, die für die Suche nach verlorenen Schlüsseln und die Bearbeitung von Ersatzschlüsseln aufgewendet wird – können sogar noch belastender sein. Automatisierte Schlüsselverwaltungssysteme minimieren die Wahrscheinlichkeit eines Verlusts, indem sie Fristen für die Rückgabe von Schlüsseln einhalten und sofortige Warnungen bei nicht zurückgegebenen Schlüsseln ausgeben, was die Chancen auf eine Wiederherstellung erheblich verbessert.

Zugangskontrolle verstärken

Eine effektivere Sicherung von Schlüsseln verbessert die Kontrolle darüber, wer Zugang zu bestimmten Bereichen und Geräten hat. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Verwaltung des Zugangs von temporärem Personal, wie z.B. Reinigungskräften, die Zugang zu Sicherheitsbereichen haben. Ein Schlüsselverwaltungssystem erleichtert die Vergabe von temporärem Zugang und protokolliert alle Eingaben, was die Nachvollziehbarkeit erhöht.

Verstärken Sie Ihre Bemühungen im Risikomanagement

Die Software eines robusten Schlüsselverwaltungssystems kann detaillierte Berichte über die Schlüsselnutzung, Zugriffsanfragen, Anomalien und Verluste erstellen. Die Nachverfolgung und Prüfung der Schlüsselnutzung in Echtzeit fördert in Verbindung mit einer soliden Schlüsselkontrollpolitik die Verantwortung für den Umgang mit Schlüsseln und entspricht damit den Branchenstandards und den Anforderungen des Risikomanagements.

Betrieb optimieren

Schlüssel spielen eine wichtige Rolle in wichtigen Arbeitsabläufen. Mit einem Schlüsselverwaltungssystem haben Sie einen besseren Überblick über diese Prozesse. Wenn Sie beispielsweise den Zugang zu bestimmten Zeiten einschränken oder Reservierungen für zeitkritische Aufgaben zulassen, vermeiden Sie Störungen, z. B. wenn ein Mechaniker ein Fahrzeug nicht warten kann, weil der Schlüssel von jemand anderem entwendet wurde.

Verbessern Sie Ihr Flottenmanagement

Die Automatisierung der Verwaltung von Flottenschlüsseln bringt zahlreiche Vorteile mit sich. So müssen die Fahrer bei der Rückgabe der Schlüssel den Kilometerstand und die Wartungsprobleme aufzeichnen. Es ermöglicht eine gleichberechtigte Fahrzeugnutzung durch rotierende Schlüsselzuweisungen und unterhält eine Datenbank, um die Qualifikationen der Fahrer zu verfolgen und die Vorgesetzten vor einem bevorstehenden Ablauf der Lizenz zu warnen, um Haftungsrisiken zu minimieren.

Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um ein Schlüsselverwaltungssystem zu kaufen und einzurichten?

Wenn Sie anfangs Zeit investieren, können Sie mit diesem Drei-Phasen-Ansatz das effektivste und kostengünstigste Schlüsselverwaltungssystem auswählen:

1. Planungsphase

Beginnen Sie mit der Klärung Ihrer Ziele. Setzen Sie sich mit den Beteiligten in Ihrem Unternehmen zusammen, um zu erläutern, was Sie mit der Integration eines automatisierten Schlüsselverwaltungssystems in Ihre Abläufe erreichen wollen. Legen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest, um die Verbesserungen im Management zu messen.

Konzentrieren Sie sich in dieser Anfangsphase auf die Identifizierung der gewünschten Geschäftsergebnisse und nicht auf die Erkundung bestimmter Produkte. Bevor Sie sich mit den technischen Aspekten befassen, müssen Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sein.

2. Entwurfsphase

Gehen Sie erst dann in die Entwurfsphase, wenn Ihre Ziele klar definiert sind. Beginnen Sie mit der Bestimmung der wesentlichen Hardwarekomponenten. Sie könnten zum Beispiel zu dem Schluss kommen, dass Sie zwei Schlüsselschränke benötigen: einen für das Lager und einen für das Front Office.

Als nächstes planen Sie die Installationsorte für diese Systeme. Die Platzierung ist entscheidend für die Effizienz – überlegen Sie, ob Sie den Schlüsselschrank für das Front Office in der Nähe des Sicherheitsschalters und den Lagerschrank neben der Stechuhr aufstellen.

Entscheiden Sie auch über die Konfiguration des Systems, einschließlich der Anzahl der Schlüsselringe, die jeder Schrank aufnehmen soll, die Art der Zugangskontrolle, die implementiert werden soll, und ob Ihre Einrichtung eine Schlüsselverfolgung in Echtzeit benötigt.

3. Implementierungsphase

Unter Berücksichtigung Ihrer Bedürfnisse und Spezifikationen sollten Sie die auf dem Markt erhältlichen Schlüsselverwaltungssysteme prüfen, um dasjenige zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht. Schlüsselverwaltungssysteme sind anspruchsvoll und erfordern kontinuierliche Unterstützung. Prüfen Sie daher neben den Hardware- und Softwarefunktionen auch die Service- und technischen Supportoptionen.

Idealerweise wählen Sie einen Schlüsselverwaltungsdienstleister, der der Hersteller ist, der während der gesamten Lebensdauer des Systems Support bieten kann und nicht nur ein Wiederverkäufer.

Schlüsselverwaltungssysteme können als Grundlage für Ihre Sicherheitsstrategie dienen.

Ein Schlüsselverwaltungssystem geht über die einfache Schlüsselsicherheit hinaus. Es sichert, orchestriert und verbessert die gesamten Prozesse, bei denen diese Schlüssel eine Rolle spielen. Wenn ein Schlüssel ein wesentlicher Bestandteil eines Arbeitsablaufs ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass ein Schlüsselverwaltungssystem diesen Prozess verfeinern und verbessern kann.

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