8 Gründe, warum die elektronische Schlüsselverwaltung für Ihr Unternehmen von Vorteil sein kann

Geschrieben von Sven-Holger Eick am 21. Februar 2024.

Die Schlüssel sind überall. Jedes Unternehmen kann eine Geschichte erzählen, wie ein verlegter Schlüssel den Betrieb unterbrochen hat. Ein verlorener oder auch nur verlegter Schlüssel kann sich auf die Zeit Ihrer Mitarbeiter, den Zeitplan Ihres Projekts und vor allem auf Ihr Endergebnis auswirken. Wir sprechen oft mit Unternehmen, bei denen die finanziellen Auswirkungen des Verlusts eines Schlüssels in die Tausende von Dollars gehen, die verschwendete Arbeitszeit nicht eingerechnet.

Der Name des Spiels ist hier Prävention. Sobald der Schlüssel verloren geht und das Gebäude neu verschlossen werden muss, sind die Kosten entstanden. Mit elektronischen Schlüsselverwaltungssystemen lassen sich die Kosten und die Kopfschmerzen bei der Kommunikation mit der Versicherung vermeiden.

Es gibt 8 Vorteile für Ihr Unternehmen, wenn Sie einen elektronischen Schlüsselschrank zur Organisation Ihrer Schlüssel verwenden.

Inhaltsverzeichnis

1. Höheres Sicherheitsniveau für Ihre Einrichtung und Vermögenswerte dank eines elektronischen Schlüsselschranks

Die meisten Einrichtungen auf der Welt verwenden physische Schlüssel, um ihre Türen zu sichern. Der Nachteil von physischen Schlüsseln ist ihre analoge Natur, bei der es schwierig ist, sie richtig zu verwalten und zu sichern. Es gibt immer einen Kompromiss zwischen Sicherheit und Effizienz. Ein elektronischer Schlüsselschrank vermeidet diesen Kompromiss, da Sie wichtige Schlüssel von Wartungsräumen, Serverräumen oder Lagerräumen an einem sicheren und verschlossenen Ort aufbewahren können. Elektronische Schlüsselschränke verfügen über robuste Metallgehäuse und Sensoren, die die Sicherheit Ihres Geländes insgesamt verbessern. Ohne eine zuverlässige, automatisierte Schlüsselverwaltung wissen Sie nicht wirklich, wer Zugang zu Räumen und Vermögenswerten hat.

2. Mit einem elektronischen Schlüsselkontrollsystem sind keine Fehler möglich

Die Organisation von mehr als einem Dutzend Schlüsseln erfordert eine Menge an Listen, Dokumenten, Richtlinien und Kommunikationsaufwand. Bei so vielen verschiedenen Elementen ist es fast unmöglich, sie alle auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter seine Berechtigungen bezüglich der Schlüssel kennt. Folglich ist eine ungewollte Überschreitung der Rechte unvermeidlich. Um dies zu reduzieren, werden die Mitarbeiter übervorsichtig, wenn sie einen Schlüssel benötigen, was den Verwaltungsaufwand noch weiter erhöht.

All dies lässt sich mit einem elektronischen Schlüsselkontrollsystem vermeiden, das den Mitarbeitern nur Zugang zu den Schlüsseln gewährt, für die sie eine Berechtigung haben. Keine Zweideutigkeit und kein Stress. Das System kann außerdem konfiguriert werden, wie lange ein Schlüssel zur Verwendung entnommen werden kann und wann er zurückgegeben werden muss. Mitarbeiter können wertvolle Informationen als Notiz in das System eingeben.

3. Detaillierte Prüfpfade im elektronischen Schlüsselverwaltungssystem

Im hektischen Tagesgeschäft eines jeden Unternehmens kommt es vor, dass Mitarbeiter sich mit dem Ausfüllen der Papierformulare beeilen oder es einfach nicht tun, weil sie es als Belastung empfinden. Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird die Sicherheit nicht mehr als Last empfunden, sondern als etwas, das man sich wünscht. Die Dokumentation erfolgt im Backend, wenn Schlüssel entfernt und zurückgegeben werden. Diese Interaktionen liefern eine Fülle von nützlichen Geschäftsinformationen, die in Berichten visualisiert werden können. Die meisten Anbieter von elektronischen Schlüsselschränken bieten eine cloudbasierte Backup-Lösung an, die sicherstellt, dass keine Daten verloren gehen.

4. Mit einem elektronischen Schlüsselkontrollsystem ist das Finden von Schlüsseln einfacher und schneller

Der Zugang zu detaillierten Prüfprotokollen macht die Suche nach einem Schlüssel zu einem Kinderspiel. Mit ein paar Klicks in der Schlüsselverwaltungssoftware können Sie sehen, wer den Schlüssel genommen hat und wann der Schlüssel zuletzt genommen wurde. Unsere Kunden berichten uns, dass 95% der Schlüssel innerhalb einer Stunde gefunden werden. Die anderen Male dienen dazu, inkonsistente Prozesse und undokumentierte Kommunikation mit der Verwaltung aufzudecken.

5. Reduziert den Verlust von Schlüsseln

Administratoren können Benachrichtigungen über die Rückkehrzeit von Schlüsselentfernungen einstellen. Bei Überschreitung erhält der Vorgesetzte oder Mitarbeiter eine E-Mail, eine SMS oder ein Popup-Fenster, das ihn informiert. So haben Sie die Möglichkeit, sofort zu handeln, was die Heilungschancen drastisch erhöht.

Weniger verlorene Schlüssel bedeuten weniger direkte und indirekte Kosten.
Wenn ein Schlüssel verloren geht, summieren sich die Kosten für seine Erneuerung schnell. Insbesondere bei Verlust eines Haupt- oder Unterschlüssels kann das Nachschlüsseln aller Schlösser in der Einrichtung zu einer großen Ausgabe werden. Sie müssen nicht nur die direkten Kosten für den Austausch der Schlösser im Auge behalten. Die gesamte von Ihren Mitarbeitern aufgewendete Arbeitszeit hätte in sinnvollere Aufgaben investiert werden können.

6. Einhaltung der Vorschriften mit Hilfe eines elektronischen Schlüsselverwaltungssystems

Der Verlust eines Hauptschlüssels kann auch zu weiteren Kopfschmerzen führen. In unserer 20-jährigen Erfahrung haben uns Kunden berichtet, dass Versicherungsgesellschaften bei einem solchen Vorfall wegen möglicher rechtlicher Konsequenzen sehr vorsichtig sind. In einigen Branchen und in einigen Ländern, wie z.B. bei Autohändlern in Großbritannien oder bei Pflegediensten in Deutschland, bieten Versicherungsgesellschaften Unternehmen, die einen elektronischen Schlüsselkasten verwenden, bessere Tarife an.

7. Digitales Upgrade von physischen Offline-Schlüsseln

Moderne elektronische Schlüsselverwaltungssysteme bieten den Kunden eine Smartphone-App, mit der Manager Informationen in Echtzeit erhalten und von unterwegs aus handeln können. Die Fernfreigabe eines Schlüssels in einem Notfall oder der Empfang von Push-Benachrichtigungen bei verspäteter Rückgabe eines Schlüssels können den Verwaltungsaufwand verringern. So hat der Verwalter eine digitale Darstellung seiner Gebäude, Räume, Werkzeuge und Fahrzeuge und kann schnell mit ihnen interagieren.

8. Verbessern Sie Ihre interne Support-Infrastruktur mit einem elektronischen Schlüsselschrank

Mit der Videokommunikation direkt auf dem elektronischen Schlüsselkasten bietet er Ihrem Unternehmen alle Werkzeuge, um Ihre Mitarbeiter schnell und effizient zu unterstützen. Bei einer Fahrzeugpanne kann der Mitarbeiter sofort über den Schlüsselkasten Hilfe anfordern. Wenn es im Serverraum ein Problem gibt, das schnell gelöst werden muss, brauchen Sie nicht mehr herauszufinden, wer der richtige Ansprechpartner ist, sondern Sie rufen einfach die Administratorgruppe über den elektronischen Schlüsselkasten an.