Qu’est-ce qu’un système de gestion des clés ?

La tendance à la numérisation des pratiques de sécurité dans les entreprises est indéniable. De nombreux processus traditionnellement manuels sont automatisés ou électroniques chaque année. Il est toutefois peu probable que les clés physiques soient supprimées dans un avenir proche. En fait, il y a de nombreuses raisons de penser que les clés physiques continueront à jouer un rôle crucial dans les stratégies de sécurité des entreprises dans un avenir prévisible. Leur rentabilité en fait un choix idéal pour le contrôle d’accès dans les entreprises de toutes tailles.

Les petites et moyennes entreprises (PME), en particulier, peuvent tirer profit des clés physiques abordables si elles s’efforcent de maîtriser leurs dépenses de sécurité. Les grandes entreprises disposent certes du budget nécessaire pour envisager des contrôles d’accès électroniques, mais les coûts de mise en œuvre de tels systèmes dans des installations étendues peuvent être prohibitifs.

Malgré l’évolution vers des solutions numériques, les clés physiques restent importantes. Cependant, leur gestion efficace est essentielle pour éviter qu’elles ne deviennent un risque pour la sécurité. Les systèmes de gestion des clés sont importants pour minimiser ces risques et réduire les coûts d’exploitation grâce à l’introduction de l’automatisation.

Qu’est-ce que la gestion des clés ?

La gestion des clés comprend la sécurisation, la surveillance et la distribution des clés physiques. Ce processus est d’une importance capitale, car les clés permettent d’accéder à des zones et à des actifs importants au sein d’une entreprise. Le renforcement de la sécurité des clés améliore directement la protection de ces ressources importantes.

Alors que les petites entreprises peuvent gérer leurs clés à l’aide d’un système manuel de papier et de stylo, les grandes entreprises ou celles qui souhaitent avoir une meilleure vue d’ensemble et un meilleur contrôle de leur gestion des clés préfèrent généralement les systèmes électroniques de gestion des clés.

Pourquoi utiliser un système de gestion des clés ?

Un système de gestion des clés est un élément fondamental de votre stratégie de contrôle des clés. En substance, ces systèmes remplissent deux tâches importantes que les méthodes manuelles avec stylo et papier ne peuvent pas accomplir : Ils fournissent une méthode sécurisée de stockage et d’émission des clés et améliorent l’efficacité de l’utilisation des clés au sein de votre entreprise grâce à l’automatisation et à l’analyse des données.

En outre, les systèmes de gestion des clés offrent plusieurs avantages ciblés, tels que

Réduction des dépenses. Ces systèmes garantissent que les clés sont toujours localisables, ce qui évite à votre équipe de passer un temps précieux à chercher des clés égarées, et assurent ainsi un niveau élevé de productivité. Cette réduction du mauvais placement des clés entraîne également une diminution des coûts liés à la reproduction des clés.

Amélioration de la gestion des risques. Avec un système de gestion des clés, chaque transaction de clé est enregistrée. Vous obtenez ainsi un enregistrement complet et incontestable de l’utilisation des clés, y compris qui a accédé à quelles clés et à quel moment. Cette responsabilisation garantit que les collaborateurs assument davantage de responsabilités pour les clés qu’ils gèrent.

Des processus optimisés. Les systèmes de gestion des clés offrent un meilleur contrôle de la distribution des clés au sein de votre établissement. Ils permettent par exemple d’imposer des restrictions sur la déconnexion des clés pendant certains quarts de travail, d’introduire des périodes de blocage pour l’utilisation des clés et de réserver des clés pour des périodes déterminées pour des tâches à temps critique.

Les éléments d’un système de gestion des clés efficace

Armoires à clés : ces armoires sont conçues pour stocker des clés et sont équipées d’une porte extérieure verrouillable afin d’empêcher tout accès non autorisé. Des modèles plus sophistiqués offrent des compartiments individuellement fermés pour chaque jeu de clés, qui ne sont accessibles qu’après qu’un utilisateur a réussi à vérifier son identité et à sélectionner le jeu nécessaire. Ces compartiments sont intégrés dans le revêtement intérieur de l’armoire, qui peut être adapté dans différentes configurations pour accueillir un nombre et une taille variables de jeux de clés.

Des unités de contrôle intelligentes : L’accès à l’armoire et aux différents compartiments à clés est géré par une unité de contrôle où les utilisateurs doivent s’authentifier. Ces unités de contrôle peuvent prendre en charge différentes formes d’authentification, notamment les codes PIN, les étiquettes RFID, les cartes de passage, la vérification par smartphone ou les données biométriques comme la reconnaissance des empreintes digitales ou des veines du doigt. Ces terminaux, proposés par des entreprises comme ecos systems, peuvent également être utilisés pour afficher des listes de contrôle obligatoires que les utilisateurs doivent remplir lors de la remise ou de la restitution des clés, pour améliorer les protocoles de sécurité dans les environnements sensibles ou pour consigner des informations telles que le kilométrage à des fins de gestion de flotte.

Suivi des connecteurs d’identification : les systèmes modernes utilisent des porte-clés reliés à un connecteur d’identification reconnu par des capteurs dans l’armoire afin de garantir un retrait et un retour précis. Le pendentif ou la fiche est l’élément le plus utilisé de toute l’armoire à clés. Nous recommandons donc une version fiable, garantie 5 ans, de préférence en acier inoxydable. ecos systems utilise la fiche jack ¼ pouce, un composant éprouvé depuis des décennies et utilisé des milliards de fois chaque jour.

Logiciel de gestion complet : si l’automatisation des transactions représente une valeur ajoutée considérable pour la gestion des clés, le véritable potentiel est révélé par un logiciel de gestion qui surveille et contrôle l’utilisation des clés par les employés. Ce logiciel permet aux entreprises d’améliorer les domaines opérationnels concernés par la gestion des clés et offre une visibilité et un contrôle sur les pratiques de sécurité.

Quelles sont les possibilités offertes par un système de gestion des clés ?

La gestion des clés va au-delà de la simple sécurisation des clés ; elle comprend l’amélioration des mesures de sécurité et l’utilisation de l’analyse des données pour obtenir des informations sur l’utilisation des clés. L’introduction d’un système électronique de gestion des clés élargit vos possibilités de collecte de données et dépasse les possibilités de surveillance manuelle par les employés. Il offre également de nombreux avantages supplémentaires.

Réduire les coûts et minimiser les pertes

Les coûts directs de la perte de clés, tels que le remplacement de clés ou la reproduction de serrures, sont évidents, mais les coûts indirects – le temps passé à rechercher les clés perdues et à traiter les clés de remplacement – peuvent être encore plus pénalisants. Les systèmes automatisés de gestion des clés minimisent la probabilité de perte en respectant les délais de restitution des clés et en émettant des alertes immédiates en cas de non-restitution des clés, ce qui améliore considérablement les chances de récupération.

Renforcer le contrôle d’accès

Une sécurisation plus efficace des clés permet de mieux contrôler qui a accès à certaines zones et à certains équipements. Cela est essentiel pour gérer l’accès du personnel temporaire, comme les agents de nettoyage, qui ont accès aux zones de sécurité. Un système de gestion des clés facilite l’attribution d’un accès temporaire et consigne toutes les entrées, ce qui améliore la traçabilité.

Renforcez vos efforts en matière de gestion des risques

Le logiciel d’un système robuste de gestion des clés peut produire des rapports détaillés sur l’utilisation des clés, les demandes d’accès, les anomalies et les pertes. Le suivi et l’audit de l’utilisation des clés en temps réel, associés à une solide politique de contrôle des clés, favorisent la responsabilisation en matière de gestion des clés et répondent ainsi aux normes du secteur et aux exigences en matière de gestion des risques.

Optimiser l’exploitation

Les clés jouent un rôle important dans les processus de travail essentiels. Un système de gestion des clés vous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de ces processus. En limitant par exemple l’accès à certaines heures ou en autorisant les réservations pour les tâches sensibles au temps, vous évitez les perturbations, par exemple lorsqu’un mécanicien ne peut pas entretenir un véhicule parce que la clé a été dérobée par quelqu’un d’autre.

Améliorez la gestion de votre flotte

L’automatisation de la gestion des clés de flotte présente de nombreux avantages. Ainsi, lorsque les conducteurs rendent les clés, ils doivent enregistrer le kilométrage et les problèmes d’entretien. Il permet une utilisation égale des véhicules grâce à l’attribution rotative des clés et maintient une base de données pour suivre les qualifications des conducteurs et avertir les supérieurs hiérarchiques de l’expiration imminente de la licence afin de minimiser les risques de responsabilité.

Quelles sont les étapes à suivre pour acheter et mettre en place un système de gestion des clés ?

Si vous investissez du temps au départ, cette approche en trois phases vous permettra de choisir le système de gestion des clés le plus efficace et le plus rentable :

1. Phase de planification

Commencez par clarifier vos objectifs. Réunissez les personnes concernées au sein de votre entreprise pour expliquer ce que vous souhaitez obtenir en intégrant un système de gestion des clés automatisé dans vos processus. Définissez des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer les améliorations de la gestion.

Au cours de cette phase initiale, concentrez-vous sur l’identification des résultats commerciaux souhaités plutôt que sur l’exploration de produits spécifiques. Avant d’aborder les aspects techniques, vous devez être au clair sur vos objectifs.

2. Phase de conception

Ne passez à la phase de conception que lorsque vos objectifs sont clairement définis. Commencez par déterminer les composants matériels essentiels. Par exemple, vous pourriez arriver à la conclusion que vous avez besoin de deux armoires à clés : une pour l’entrepôt et une pour le front office.

Ensuite, planifiez les emplacements d’installation de ces systèmes. L’emplacement est crucial pour l’efficacité – pensez à placer l’armoire à clés du front office près du guichet de sécurité et l’armoire de stockage à côté de la pointeuse.

Décidez également de la configuration du système, y compris le nombre de porte-clés que chaque armoire doit contenir, le type de contrôle d’accès à mettre en place et si votre établissement a besoin d’un suivi des clés en temps réel.

3. Phase de mise en oeuvre

En tenant compte de vos besoins et de vos spécifications, vous devez examiner les systèmes de gestion des clés disponibles sur le marché afin de trouver celui qui répond à vos exigences. Les systèmes de gestion des clés sont exigeants et nécessitent une assistance continue. Examinez donc non seulement les fonctionnalités matérielles et logicielles, mais aussi les options de service et d’assistance technique.

L’idéal est de choisir un fournisseur de services de gestion des clés qui soit le fabricant et qui puisse fournir une assistance tout au long du cycle de vie du système, et pas seulement un revendeur.

Les systèmes de gestion des clés peuvent servir de base à votre stratégie de sécurité.

Un système de gestion des clés va au-delà de la simple sécurité des clés. Il sécurise, orchestre et améliore l’ensemble des processus dans lesquels ces clés jouent un rôle. Si une clé est un élément essentiel d’un processus de travail, il est fort probable qu’un système de gestion des clés permette d’affiner et d’améliorer ce processus.

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