Elektronischer Schlüsselschrank hilft beim Schlüsselverleih

Der Tresor, in dem die Schlüssel von Sjöbohem aufbewahrt wurden, war zu einem Stolperstein geworden. Jedes Mal, wenn in einem bestimmten Gebäude ein Auftrag zu erledigen war, verloren die Mitarbeiter viel Zeit damit, den richtigen Schlüssel aus einem der zahlreichen Fächer zu finden. Wenn Dienstleister ins Büro kamen, um sich Schlüssel auszuleihen, wurde von Hand eine Quittung ausgestellt. Ein Vollzeit Mitarbeiter des Unternehmens war immer vor Ort, die Schlüssel auszuhändigen und zu dokumentieren.

Es war klar, dass ein solcher manueller Prozess veraltet und höchst ineffizient war. Die Möglichkeit, diesen Prozess zu digitalisieren, schien eine bessere Lösung für das Unternehmen zu sein. So kam der Immobilienverwalter von AB Bjönhem zum ersten Mal mit ecos systems in Kontakt.

Als Lösung des Problems wurde ein elektronischer Schlüsselschrank mit 720 Schlüssel in einem speziellen Raum für die Schlüsselverwaltung installiert. In dem Schrank werden nun Schlüssel für elektrische Schalttafeln, Hauptschlüssel für die Wohnungen und Autoschlüssel für Dienstfahrzeuge aufbewahrt. Darüber hinaus sind die Schlüssel zur besseren Übersichtlichkeit und doppelten Sicherheit farblich gekennzeichnet.

Bauunternehmer, die Arbeiten in Sjöbohems Liegenschaften durchführen, betreten den kameraüberwachten Raum nun von außen mit ihrer ID 06-Karte und öffnen den Schlüsselschrank auf die gleiche Weise. Sjöbohems eigene Mitarbeiter benutzen stattdessen eine Tür im Büro. Auch die Schlüsselvergabe erfolgt vollautomatisch über einen elektronischen Schlüsselschrank von ecos, was den Arbeitsalltag des Unternehmens erleichtert und effizienter gestaltet.

Der Einsatz elektronischer Schlüsselschränke hat die Arbeitsweise bei AB Sjöbohem völlig verändert. Jetzt ist ein Vollzeitmitarbeiter nicht mehr nur für die bloße Übergabe der Schlüssel zuständig. Diejenigen, die Schlüssel benötigen, kommen in den speziellen Raum, und die Ausleihe erfolgt völlig automatisch und unabhängig von den dort arbeitenden Mitarbeitern. Niemand muss ein Auge darauf haben, ob die Schlüssel zurückgegeben wurden oder nicht.

Da alles dokumentiert wird, erhält der Immobilienverwalter eine E-Mail, wenn ein Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben wird. Er kann dann die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.