Témoignage client
SOKA-Bau

Client

SOKA-BAU

Secteur

Prestataires de services

Taille de l’entreprise

Entreprise de taille moyenne

Pays

Allemagne

SOKA-BAU est la marque générique de deux entreprises réputées, issues du secteur du BTP. Depuis 1949, SOKA-BAU propose des services adaptés aux besoins très complexes et propres au secteur de la construction, et gère les besoins administratifs d’environ un million de travailleurs, 80.000 employeurs, 40.000 stagiaires et 360.000 professionnels du domaine de la construction.

Produits utilisés

Armoires à clés électroniques avec portes en polycarbonate

Armoires à clefs

Systèmes à casiers électroniques

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Logiciel de gestion des accès ecos webman

Défi

Le premier problème qui s’est posé fut celui de la gestion de leur flotte de véhicules de service. Outre les sempiternelles questions “Qui a pris la voiture?” et “Combien de temps va-t-il encore la garder?”, il fallait aussi suivre différents documents tels que les papiers du véhicule, le certificat d’assurance ou la carte de carburant.

Parallèlement à la gestion de la flotte d’autos, la gestion des places de stationnement a également été envisagée. SOKA-Bau ne disposant que d’un nombre limité de places de parking, il fallait trouver une solution qui évite les conflits et qui soit facile à gérer.

Un dernier défi fut la distribution efficace du courrier interne, entrant et sortant. Étant donné que de nombreux services reçoivent du courrier et qu’ils sont parfois éloignés les uns des autres, il y a aujourd’hui une personne chargée uniquement de sa distribution au sein de l’entreprise.

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Notre solution

Depuis 2018, nos divers produits apportent des solutions à SOKA-BAU. Nous avons géré en tout premier lieu les véhicules d’entreprise grâce à des casiers électroniques et des tiroirs mécanisés ecos. Nous y avons ajouté la reconnaissance ID dans les compartiments afin de pouvoir déterminer avec précision si le véhicule se trouvait sur le site ou pas. Pour rendre cette fonction “intelligente”, nous utilisons les modules ecos reserve et ecos car. Cela permet aux employés de réserver de manière flexible leurs véhicules ou groupes de véhicules, et de signaler ensuite le niveau de carburant, le kilométrage parcouru et les dommages éventuels constatés sur le véhicule utilisé. Ces informations sont transmises directement au gestionnaire de la flotte.

Parallèlement à cela, les cartes de parking sont remises par une armoire à clefs ecos key 40. Plus l’employé arrive tôt, plus il a de chances d’obtenir une place de stationnement disponible. Ainsi, un processus réglementé s’est progressivement mis en place.

Le troisième domaine d’application est la distribution du courrier. Les lettres entrantes et sortantes sont rassemblées dans les deux compartiments prévus à cet effet et envoyées ensemble. Dans le cas de colis, en revanche, les destinataires sont informés dès que le colis a été placé dans le compartiment prévu à cet effet.

Résultat

Les processus dits non productifs ont été numérisés et, surtout, standardisés, afin d’optimiser la gestion du temps. Avec notre installation électronique de casiers, les coûts de fonctionnement sont considérablement réduits et l’investissement initial est amorti en moins de deux ans.