Flottenmanagement im Baugewerbe
mit elektronischer Schlüsselverwaltung

Soka-Bau

Kunde

SOKA-BAU

Branche

Dienstleister

Unternehmensgröße

Mittelständisches Unternehmen

Land

Deutschland

Unterstützung für die Bauwirtschaft.
Eine elektronische Objektverwaltung reduziert laufende Kosten.

SOKA-BAU ist die Dachmarke von zwei Institutionen:
der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft sowie der Zusatzversorgungkasse des Baugewerbes.

Seit 1949 erbringt SOKA-BAU Leistungen, die auf die besondere Situation der Bauwirtschaft zugeschnitten sind. Sie setzt branchenspezifische Regelungen um, die im Tarifvertrag über das Sozialkassenverfahren im Baugewerbe und in weiteren Tarifverträgen getroffen wurden. Von den Leistungen profitieren rund eine Million Arbeitnehmer, 80.000 Arbeitgeber, 40.000 Auszubildende und 360.000 Bauprofis im Ruhestand.

Die elektronische Objektverwaltung durch ecos Schlüsselschränke, Schub-und Schließfachanlagen half SOKA-BAU, ihre Fuhrparkverwaltung zu standardisieren und auch die interne Verteilung von Post effizienter zu organisieren.

Verwendete Produkte:

Schlüsselschränke mit Polycarbonat hintereinander

Schlüsselschränke

Schlüsselschränke mit Polycarbonat hintereinander

Fachanlagen

ecos webman


Herausforderung:
Fahrzeugschlüssel und Parkplatz -Verwaltung

Zuerst sollte die Verwaltung der Poolfahrzeuge in Angriff genommen werden. Neben den üblichen organisatorischen Fragen wie „Wer hat das Auto?“ und „Wie lange wird es noch gebraucht?“, die vermieden werden sollten, wurde auch die Verwaltung von Objekten im Fuhrpark wie Fahrzeugpapiere, Versicherungsbescheinigung oder Tankkarte gewünscht.

In Kombination mit der angedachten Fuhrparkverwaltung wurde auch eine Lösung für das Verwalten von Parkplätzen in Betracht gezogen. Da die SOKA-Bau nur eine limitierte Anzahl an Parkplätzen hat, sollte eine Lösung gefunden werden, die Konflikte zwischen Mitarbeitern vermeidet und einfach zu verwalten ist.

Ein weitere Herausforderung bestand darin, die effiziente Verteilung der internen eingehenden sowie ausgehenden Post zu bewerkstelligen. Da viele verschiedene Abteilungen der SOKA-BAU Post erhalten und diese sich räumlich teils weit auseinander befinden, musste ursprünglich eine Person herumfahren und die Post händisch verteilen.

In allen drei Anwendungsbereichen sollten die bisherigen Prozesse weitestgehend digitalisiert und standardisiert werden. Um die neuen Abläufe möglichst effizient zu gestalten, sollte hier eine Kombination von ecos Produkten zum Einsatz kommen: Elektronische Schlüsselschränke für den Fuhrpark sowie Fachanlagen für die Objektverwaltung der Post.

Schließfachanlage für Post & Pakete bei SOKA-Bau
Bagger von SOKA-Bau
Sicherheitshelm von SOKA-Bau

Unsere Lösung:
Fachinhaltserkennung für Fahrzeugschlüssel

Seit 2018 unterstützen wir die SOKA-BAU in den verschiedenen Anwendungen.

Zu allererst wurden die Firmenfahrzeuge durch ecos depots und ecos drawer verwaltet. Mithilfe der Fachinhaltserkennung über ID-Erkennung kann immer genau festgestellt werden, ob ein Fahrzeugschlüssel in der Fachanlage und damit auch das zugehörige Fahrzeug vor Ort ist. Die Übersicht in unserer Software hilft zusätzlich, zeitaufwändige Suchen zu vermeiden.

Um diese intelligente Funktion best möglich nutzen zu können, werden unsere Software Module ecos reserve und ecos car eingesetzt. Hiermit können Mitarbeiter flexibel ihre Fahrzeuge oder Fahrzeuggruppen reservieren. Bei Rückgabe der Fahrzeuge werden zudem fahrzeugrelevante Daten wie Tankstand, die gefahrenen Kilometer und eventuelle Beschädigungen in die intuitive Eingabemaske des Schlüsselschranks eingegeben und ans System gemeldet. Diese Informationen werden direkt dem Fuhrparkmanager weitergeleitet.

Zusätzlich werden die Parkplatzkarten über den ecos key 40 Schlüsselschrank ausgegeben. Das bedeutet, je früher der Mitarbeiter da ist, desto höher ist die Chance, dass er noch einen Betriebsparkplatz bekommt. So ist hier auch ein geregelter Prozess umgesetzt.

Der dritte Anwendungsbereich ist die Postverteilung. Hier wurde eine elektronische Fachanlage zur Objektverwaltung eingesetzt. Eingehende und ausgehende Briefe werden in die beiden dafür vorgesehenen Schließfächer eingeworfen und gesammelt verschickt.
Pakete hingegen werden in elektronische Schubfächer, die ecos depots, hineingelegt. Das System benachrichtigt bei Erkennung des Fachinhalts unverzüglich den Adressaten, dass sein Paket abholbereit ist.


Ergebnis:
standardisierte Fuhrparkverwaltung

Der Einsatz der elektronischen Objektverwaltungssysteme hat die vormals non-produktiven Prozesse digitalisiert und vor allem standardisiert, sodass hier nicht mehr Zeit aufgewendet werden muss als nötig. Sowohl die Schlüsselverwaltung des Fuhrparks als auch die Fachanlage für den Postbereich entlastet Mitarbeiter und Administratoren gleichzeitig.

Vor allem die elektronische Fachanlage reduziert außerdem drastisch die laufenden Kosten.
So ist das Initialinvestment nach weniger als zwei Jahren amortisiert.

Kennzahlen

57

Fächer

3

verschiedene Anwendungen

2018

Inbetriebnahme