Témoignage client
Lotto Berlin

Client

Lotto Berlin – Lotterie allemande

Secteur

Prestataires de services

Taille de l’entreprise

Groupe

Pays

Allemagne

Plus qu’un juste pari.
Un système de casiers électroniques assure une distribution efficace du courrier.

La German Class Lotto Berlin est dédiée à la conduite de loteries et de jeux de hasard pour le compte de l’État de Berlin. Environ 170 employés s’engagent pour le bon fonctionnement des opérations de jeu, toujours dans le but de prévenir la dépendance au jeu. Afin de traiter les près de 18,9 millions de commandes de jeux passées en une année seulement, Lotto Berlin utilise des technologies modernes dans tous les domaines.

Produits utilisés:

Systèmes à casiers électroniques

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Logiciel de gestion de casiers
ecos webman

„ Nous voulions essayer d’être un peu plus moderne, plus contemporain sur la situation. Avec l’armoire à casiers électroniques, nous sommes à nouveau à jour. “

Marcel Beyer – Ressources

Le défi:
Une gestion de courrier plus optimisée et efficace

Avec ses nombreuses commandes et ses nombreux employés, le bureau berlinois de 4 étages dépend d’un vaste système de courrier interne. Afin de s’adapter aux technologies modernes de l’exploitation, il devait être complété par un système de distribution électronique et efficace.

Dans le passé, les messagers et les porteurs de courriers devaient se déplacer étage par étage deux fois par jour avec des chariots et y distribuer le courrier à la main. Pour chacun des nombreux départements, des paniers étaient disponibles dans la zone d’entrée, dans laquelle étaient stockés le courrier entrant et sortant, séparés uniquement par des dossiers de couleurs différentes.

Ce système était lourd et prenait beaucoup de temps, notamment en raison des nombreux couloirs et étages du bâtiment. En conséquence, une solution a été recherchée qui soulage le service de courrier et de porteur.

Postverwaltung mit einer elektronischen Fachanlage

①

Les employés vont au système à casiers électroniques par eux-mêmes au lieu d’attendre le service de livraison de courrier.

②

Après s’être authentifiés auprès du système, ils ouvrent leur casier individuel assigné et récupère le courrier entrant.

Pakete werden zur Verwaltung in das elektronische Schließfach gelegt

③

Le courrier sortant est maintenant remis directement aux gardiens à côté du système de casiers électroniques…

Paketverwaltung mit einer elektronischen Schließfachanlage

④

… ils reçoivent le courrier, le trient aux services appropriés et le placent dans le casier électronique approprié.

Notre solution:

Un système de casiers électroniques a pu soulager efficacement les flux de travail de Lotto Berlin.

Le principe de base de la distribution du courrier est toujours le même avec un réel plus-value d’efficacité:
Le courrier entrant et sortant est séparé par des dossiers de couleurs différentes.
Cependant, au lieu des paniers dans la zone d’entrée de chaque département, chaque zone a maintenant son propre système de compartiments à casier électronique. Le courrier est collecté de manière centralisée dans les casiers et ramassé par le personnel de chaque service.

Le système soulage ainsi le service de courrier et de portier en particulier, qui n’a plus à faire de longues visites du bureau plusieurs fois dans la journée.

Le résultat:

Le système à casiers électroniques a permis d’optimiser de manière précise les processus de distribution du courrier. Les « salles de courrier » individuelles dans la zone d’entrée des différents départements ont été supprimées et remplacé par des systèmes de distribution autonomes. Puisque les employés collectent maintenant leur courrier individuellement, ils sont beaucoup plus flexibles dans leurs méthodes de travail et peuvent accéder au courrier urgent à tout moment.

Le service de messagerie et de portier est maintenant énormément soulagé par l’administration centrale: selon les estimations de Marcel Beyer du département des ressources humaines, il y a un gain de temps quotidien de 90 à 95% par étage. Ce temps gagné peut maintenant être investi dans d’autres tâches.