Un des éléments essentiels de la confiance entre les soignants et leurs patients est la faculté de conserver les clefs du domicile et de la porte d’entrée des patients ou des clients de manière sûre et traçable.

Selon les exigences de l’association centrale des caisses d’assurance maladie (MDS), les services de soins ambulatoires sont tout particulièrement tenus de conserver les « clefs d’appartement des personnes soignées […] de manière inaccessible aux personnes non autorisées ».

Ni les armoires classiques ni les coffres-forts répondent à une telle exigence. Ils leur manquent les saisies journalières ou la sécurité nécessaire. Nos armoires électroniques, en revanche, sont conçues pour répondre précisément à ce besoin. L’enregistrement détaillé de l’historique, l’étiquetage anonyme des clefs et la haute sécurité définissent précisément les armoires à clefs d’ecos.

Pour les services de soins ambulatoires ainsi que les appels d’urgence à domicile, une chose compte avant tout : la rapidité de réaction. Pour la rendre possible, nous proposons des emplacements non verrouillés.

Cela signifie que toutes les clefs de l’armoire sont rendues accessibles immédiatement après que l’utilisateur se soit authentifié sur le système. Le retrait et la restitution des clefs sont enregistrés électroniquement. Si des clefs sont retirées sans autorisation, une alarme se déclenche alors et l’administrateur en est informé par e-mail ou par le biais de l’application.

L’armoire à clefs ecos, conçue pour être à l’épreuve des effractions lorsqu’elle est fermée, assure ainsi la sécurité de vos clefs. Celles-ci demeurent néanmoins rapidement disponibles si besoin..

Outre le gain de temps, les emplacements déverrouillés réduisent de moitié le coût d’acquisition..

Il est souvent difficile de gérer plusieurs centaines, voire des milliers de clefs. Cela entraîne des pertes de temps si vos collaborateurs ne trouvent pas assez rapidement les clefs recherchées.

C’est pourquoi tous les emplacements de nos armoires électroniques sont équipés de LED individuels. Lorsque vous vous identifiez, les LED des clefs qui vous sont autorisées s’allument automatiquement. L’écran tactile interbien vous indique également l’emplacement exact des différentes clefs, de sorte que chaque clef puisse être trouvée rapidement, même s’il y a plusieurs armoires.

Avec les systèmes de gestion de clefs ecos, vous pouvez gérer les deux types de clefs dans une seule et même armoire. Les modules de logiciels « ecos fleet » et « ecos access » peuvent être affectés à des clefs spécifiques. En outre, les différents groupes de clefs peuvent être facilement attribués à vos collaborateurs ainsi qu’à vos itinéraires dans le logiciel, grâce à l’attribution personnalisée des droits d’accès.

Lorsque vos conducteurs s’identifient sur l’écran tactile, ils sont invités à retirer en même temps les clefs du client et du véhicule pour leur trajet. Ainsi, toutes les clefs dont ils ont besoin peuvent être stockées avec un accès protégé dans un seul système et retirées ensemble en une seule étape au moment de débuter sa journée.

Lorsqu’il est question de sécurité, sachant la confiance que vos clients vous ont témoignée en vous remettant les clefs de leur domicile, il est important de savoir à tout moment où celles-ci se trouvent.

Nos armoires intelligentes enregistrent donc immédiatement chaque retrait et chaque restitution de clef et les attribuent de manière unique à l’collaborateur concerné par le biais de son identification. L’historique est mis à jour en temps réel sur votre smartphone ainsi que sur votre ordinateur ; vous pouvez visualiser d’un simple coup d’œil qui possède ou devrait posséder la clef.

Pour une coordination encore meilleure, notre module d’alarme peut être utilisé pour mettre en place une notification automatique en cas de non-retour. Si une clé n’est pas restituée comme prévu à la fin d’une période que vous avez définie, par exemple à la fin d’une équipe, vous recevrez une notification push via l’appli ecos.

Pour les appels d’urgence à domicile nous proposons également de connecter votre armoire à votre système d’alarme. Si vous en recevez une, celle-ci déclenche immédiatement le système de déverrouillage d’urgence et libère automatiquement dans l’armoire toutes les clefs nécessaires à l’intervention. Bien entendu, vous serez également vous-même informé de l’alarme entrante par une notification push sur votre smartphone.

L’une de vos principales tâches en tant qu’administrateur est la planification des tournées de vos chauffeurs/conducteurs. Dans notre application web, nous vous offrons la possibilité de gérer l’ensemble de vos tâches administratives de manière centralisée avec un logiciel unique et depuis n’importe quel PC ou smartphone.

Pour ce faire, il vous suffit d’attribuer les clefs de client et de véhicule correspondantes à un collaborateur ou à une équipe lorsque vous créez une tournée dans l’application Web. Le transfert de données en temps réel entre nos systèmes permet à vos conducteurs de voir immédiatement la tournée en cours de planification pour eux et les clefs à récupérer dans l’armoire à clefs. Si vous ajoutez de nouveaux clients, il vous suffit de les affecter à un groupe ou à une tournée existante pour les intégrer à votre système sans aucun effort.

En tant que prestataire de services ambulatoires, vous devez toujours avoir un aperçu à jour des données pertinentes de votre flotte de véhicules. Une révision non effectuée, des freins défaillants ou même des dommages à vos véhicules peuvent retarder voire empêcher d’importants déplacements urgents s’ils ne sont pas détectés.

Grâce à notre procédure dynamique de retour, vos collaborateurs doivent saisir, sur l’écran de l’armoire à clefs, les données relatives à l’état du véhicule lorsqu’ils restituent la clef à la fin de leur déplacement. Les données saisies, qui concernent le kilométrage, le niveau de carburant ou même les dommages, sont alors transférées directement au logiciel Web, où vous pouvez les consulter à tout moment en tant qu’administrateur. Si un problème « grave » est rapporté, vous recevrez une notification par e-mail et le véhicule sera bloqué empêchant toute utilisation ultérieure. Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez toujours contrôler l’état de votre flotte, sans aucun effort administratif.

Pour vous assurer que vos collaborateurs soient aptes à conduire, vous devez vérifier à intervalles réguliers la détention et la validité de leur permis de conduire. Cela peut être oublié mais ne vous dégage pas de votre responsabilité légale.

Grace à nos armoires à clefs, vous pouvez automatiser ce contrôle en exigeant la présentation du permis de conduire comme moyen d’identification pour accéder aux clefs de l’armoire à la prise de service. La porte de l’armoire ne s’ouvrira alors que si un permis de conduire valide a été détecté. En tant qu’administrateur, vous recevez une vue d’ensemble de toutes les informations d’identification. Vous pouvez également obtenir les photos des permis de conduire des collaborateurs via l’application ecos.

De nombreux collaborateurs peuvent utiliser les véhicules de l’entreprise pour des trajets privés. Grace à notre carnet de bord intelligent, vous pouvez obtenir une traçabilité et une catégorisation complètes de chaque déplacement, qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel, privé ou mixte.

Contrairement aux carnets de route classiques, notre carnet de route ecos smart fonctionne entièrement via l’application, ce qui vous dispense de l’installation d’un équipement particulier dans vos véhicules. Si vos collaborateurs ne disposent pas d’un smartphone, nous proposons également une alternative avec un petit boitier, qui transmet les données au logiciel web de votre armoire à clefs, sans fil.

Comme c’est déjà le cas pour l’ensemble de nos systèmes, nos terminaux offrent de multiples possibilités d’identification. Par le biais d’un code PIN, d’une carte RFID ou de la reconnaissance de leurs empreintes digitales, vos collaborateurs peuvent s’identifier et accéder aux locaux sans avoir besoin d’une clef.

Le terminal transmet en effet les informations fournies en temps réel à l’armoire à clefs située à l’intérieur du bâtiment, laquelle ouvre alors la porte. Cela permet à vos collaborateurs d’accéder aux locaux à toutes heures et de se mettre au travail plus rapidement.

Grâce à notre module de gestion du temps ‘ecos time‘, vos collaborateurs peuvent enregistrer leurs temps de travail dès qu’ils s’authentifient auprès de l’armoire à clefs ecos. Grâce à l’écran tactile intégré au système, ils sont invités à documenter le début et la fin de leur temps de travail.

En enregistrant directement les temps de travail par le biais du système ecos, vous vous épargnez, en tant que manager, la tâche supplémentaire de documenter manuellement ces horaires.

La saisie des temps de travail peut également être effectuée à distance, de manière pratique, via ecos app.

Comme c’est déjà le cas avec nos armoires à clefs, vous pouvez également personnaliser les droits d’accès pour chaque casier/tiroir de nos installations. Cela vous permet de spécifier exactement quelle personne peut accéder à quel compartiment en fonction de l’autorisation de vos collaborateurs. En particulier dans le cas de médicaments ou d’instruments qui nécessitent une formation particulière, vous pouvez vous assurer que seuls les collaborateurs adéquats utilisent les ressources correspondantes.

Avec 6 niveaux d’utilisateurs ainsi qu’une identification multifactorielle sur chaque système, notre ecos Webman vous offre de multiples options. Des configurations individuelles vous permettent de modifier les rôles, de définir les temps d’accès et de personnaliser d’autres mesures de sécurité en fonction de vos besoins.

Les systèmes spécialisés d’eco vous aident à répondre aux exigences de stockage des médicaments et à aller au-delà du minimum requis pour la sécurité de vos patients. Des fonctions de sécurité actives, comme la fermeture automatique du tiroir ecos, garantissent que votre système de gestion des installations n’est pas seulement verrouillable mais aussi réellement sécurisé. Cela vous permet d’éviter les erreurs humaines et de garantir que les médicaments de vos patients sont toujours stockés de manière protégée par un contrôle d’accès.

Dans le cas des armoires classiques, pour attribuer clairement les compartiments à médicaments aux personnes à soigner, il faut apposer des étiquettes à l’extérieur des compartiments afin qu’elles soient lisibles par tous. Mais avec nos systèmes de casiers, l’affectation est purement numérique via notre logiciel. Seuls vos propres collaborateurs peuvent voir sur le système, via leur PC ou leur smartphone, quel compartiment et donc quel médicament est attribué à quelle personne. Cela signifie que vous pouvez stocker tous les médicaments non seulement en fonction des résidents mais aussi en conformité avec le GDPR (loi sur la protection des données dans l’UE).