Gestion de clefs et de biens
dans le secteur des soins de santé

Gestion efficace de clefs et
de biens dans le secteur de la santé

L’expertise d’ecos en matière de gestion de clefs et de biens dans le secteur de la santé

klassen_care_services_customer

Après 23 années d’utilisation d’une armoire à clefs ecos, toujours en parfait état de marche, et qui avait été achetée par la mère de M. Klasen, ce dernier a de nouveau choisi ecos systems pour automatiser l’ensemble de la gestion de ses clefs.

ecos systems est l’un des leaders mondiaux dans la fabrication d’armoires à clefs électroniques et de systèmes de gestion des biens. Nous aidons nos clients à gérer leurs biens de manière sûre, efficace et traçable.
Depuis la création de l’entreprise au début du millénaire, nous disposons d’une riche expérience spécialisée dans la gestion de clefs et de de biens. Celle-ci permet à ecos de répondre aux exigences générales comme à celles plus particulières du secteur de la santé, notamment des services de soins ambulatoires ; nous savons exactement ce qui est important pour vous! Pour rendre vos processus plus efficaces et plus sûrs dans ce secteur sensible, nous vous apportons quatre solutions appropriées:

  1. La gestion des clefs de maison, d’appartement et de chambre de vos clients/patients
  2. La gestion des clefs des véhicules de votre parc automobile
  3. Le contrôle d’accès intégré et l’enregistrement du temps de travail de vos collaborateurs
  4. La gestion intelligente des médicaments ou des équipements de travail

Nos systèmes intelligents de gestion de clefs sont déjà utilisés par plus de 500 services de soins et 100 hôpitaux dans le monde entier.

L’expertise d’ecos en matière de gestion de clefs et de biens dans le secteur de la santé

klassen_care_services_customer

Après 23 années d’utilisation d’une armoire à clefs ecos, toujours en parfait état de marche, et qui avait été achetée par la mère de M. Klasen, ce dernier a de nouveau choisi ecos systems pour automatiser l’ensemble de la gestion de ses clefs.

ecos systems est l’un des leaders mondiaux dans la fabrication d’armoires à clefs électroniques et de systèmes de gestion des biens. Nous aidons nos clients à gérer leurs biens de manière sûre, efficace et traçable.
Depuis la création de l’entreprise au début du millénaire, nous disposons d’une riche expérience spécialisée dans la gestion de clefs et de de biens. Celle-ci permet à ecos de répondre aux exigences générales comme à celles plus particulières du secteur de la santé, notamment des services de soins ambulatoires ; nous savons exactement ce qui est important pour vous! Pour rendre vos processus plus efficaces et plus sûrs dans ce secteur sensible, nous vous apportons quatre solutions appropriées:

  1. La gestion des clefs de maison, d’appartement et de chambre de vos clients/patients
  2. La gestion des clefs des véhicules de votre parc automobile
  3. Le contrôle d’accès intégré et l’enregistrement du temps de travail de vos collaborateurs
  4. La gestion intelligente des médicaments ou des équipements de travail

Nos systèmes intelligents de gestion de clefs sont déjà utilisés par plus de 500 services de soins et 100 hôpitaux dans le monde entier.

Nous prenons soin des soignants

La toute première armoire à clefs électronique d’ecos systems a été développée à l’origine pour faciliter le quotidien des services de soins ambulatoires. A cette époque, un PC devait être connecté à l’armoire pour pouvoir administrer les clefs via le logiciel local.

Aujourd’hui, après 20 ans d’innovations constantes, l’ensemble des composants que nous fabriquons est devenu plus stable. Même les fonctions de nos logiciels peuvent désormais être exploitées sur votre smartphone. Mais l’idée fondamentale qui sous-tend la fabrication de nos produits est restée la même tout au long de cette période : faciliter votre quotidien. Et nous aspirons à poursuivre dans cette voie en ajoutant de nouvelles fonctionnalités à l’avenir. En voici un avant-goût :

Activation autonome de plugs-ID supplémentaires sans l’intervention d’un technicien

Lorsque vous administrez de nouveaux clients ou que vous ajoutez une nouvelle zone d’activité, votre besoin en emplacements de clefs supplémentaires peut augmenter brusquement. Avec les systèmes classiques de gestion de clefs, cela implique l’intervention coûteuse et fastidieuse d’un technicien.

Nos armoires à clefs vous permettent d’activer des emplacements supplémentaires de manière indépendante et sans outils, simplement en saisissant un code d’activation. Grâce à cette fonctionnalité, de nouveaux emplacements peuvent être activés et rendus accessibles en très peu de temps.

Si vos besoins devaient croître drastiquement, il vous est possible d’ajouter de nouvelles armoires à celle déjà en place. Elles seront connectées simplement à votre système existant, tout en laissant vos réglages, configurations et autorisations totalement inchangés.

old_vs_new_key_cabinet_comparison

Notre client a lui remplacé son système, pourtant en parfait état de marche après 23 ans de service, pour bénéficier des nouvelles technologies.

Stabilité en cas d’utilisation intensive

L’expérience a montré que nos armoires à clefs sont exposées à un niveau d’utilisation élevé chaque jour. Avec une moyenne de 200 clients, la porte de l’armoire d’un service de soins ambulatoires est ouverte et fermée environ 400 fois par jour.

Nos armoires à clefs sont spécialement conçues en tenant compte de cette fréquence d’utilisation élevée. Même les armoires de la première génération, livrées au début du millénaire, ont fait leurs preuves pendant plus de 20 ans et fonctionnent toujours parfaitement. La longue durée de vie de nos armoires à clefs électroniques en fait un investissement durable dont les coûts initiaux sont amortis après quelques années.

Nous prenons soin des soignants

La toute première armoire à clefs électronique d’ecos systems a été développée à l’origine pour faciliter le quotidien des services de soins ambulatoires. A cette époque, un PC devait être connecté à l’armoire pour pouvoir administrer les clefs via le logiciel local.

Aujourd’hui, après 20 ans d’innovations constantes, l’ensemble des composants que nous fabriquons est devenu plus stable. Même les fonctions de nos logiciels peuvent désormais être exploitées sur votre smartphone. Mais l’idée fondamentale qui sous-tend la fabrication de nos produits est restée la même tout au long de cette période : faciliter votre quotidien. Et nous aspirons à poursuivre dans cette voie en ajoutant de nouvelles fonctionnalités à l’avenir. En voici un avant-goût :

activation of slots placeholder min

Activation autonome de plugs-ID supplémentaires sans l’intervention d’un technicien

Lorsque vous administrez de nouveaux clients ou que vous ajoutez une nouvelle zone d’activité, votre besoin en emplacements de clefs supplémentaires peut augmenter brusquement. Avec les systèmes classiques de gestion de clefs, cela implique l’intervention coûteuse et fastidieuse d’un technicien.

Nos armoires à clefs vous permettent d’activer des emplacements supplémentaires de manière indépendante et sans outils, simplement en saisissant un code d’activation. Grâce à cette fonctionnalité, de nouveaux emplacements peuvent être activés et rendus accessibles en très peu de temps.

Si vos besoins devaient croître drastiquement, il vous est possible d’ajouter de nouvelles armoires à celle déjà en place. Elles seront connectées simplement à votre système existant, tout en laissant vos réglages, configurations et autorisations totalement inchangés.

Stabilité en cas d’utilisation intensive

L’expérience a montré que nos armoires à clefs sont exposées à un niveau d’utilisation élevé chaque jour. Avec une moyenne de 200 clients, la porte de l’armoire d’un service de soins ambulatoires est ouverte et fermée environ 400 fois par jour.

Nos armoires à clefs sont spécialement conçues en tenant compte de cette fréquence d’utilisation élevée. Même les armoires de la première génération, livrées au début du millénaire, ont fait leurs preuves pendant plus de 20 ans et fonctionnent toujours parfaitement. La longue durée de vie de nos armoires à clefs électroniques en fait un investissement durable dont les coûts initiaux sont amortis après quelques années.

old_vs_new_key_cabinet_comparison

Notre client a lui remplacé son système, pourtant en parfait état de marche après 23 ans de service, pour bénéficier des nouvelles technologies.

Quelques exemples de systèmes de gestion de clefs utilisés en ce moment chez nos clients du secteur de la santé
  • ecos_cabinet_with_locker
    ecos key 180 associée à des casiers (neuf casiers 1M x 1/3)
  • ecos_cabinet_with_visitor_terminal
    ecos key 180 couplé à notre terminal 7″
  • older_generation_ecos_key_cabinet
    Ancienne génération d’armoires ecos XL avec 360
    emplacements pour clefs
  • ecos_key_cabinet_with_additional_slots
    ecos key 180 (à gauche) couplée à une Extension ecos 180
    (à droite) pour offrir la possibilité d’activer des emplacements
    supplémentaires
  • wall_mounted_ecos_key_cabinet
    ecos key 40 à fixation murale
  • two_separate_ecos_key_cabinets
    Deux ecos key 360 distinctes pour accélérer l’accès aux clefs
    (double accès)
DRK_customer

«Grâce à ce système, nous pouvons à tout moment assurer la traçabilité de chaque mouvement de clef, ce qui est très recherché par nos clients. Cela constitue un socle de confiance pour tous les acteurs.»

-André Seidel,
Chef d’équipe du département des Services DRK Hochtaunus

Systèmes de gestion de clefs ecos utilisés en ce moment chez nos clients du secteur de la santé
  • ecos_cabinet_with_locker
    ecos key 180 associée à des casiers (neuf casiers 1M x 1/3)
  • ecos_cabinet_with_visitor_terminal
    ecos key 180 couplé à notre terminal 7″
  • older_generation_ecos_key_cabinet
    Ancienne génération d’armoires ecos XL avec 360 emplacements pour clefs
  • ecos_key_cabinet_with_additional_slots
    ecos key 180 (à gauche) couplée à une Extension ecos 180 (à droite) pour offrir la possibilité d’activer des emplacements supplémentaires
  • wall_mounted_ecos_key_cabinet
    ecos key 40 à fixation murale
  • two_separate_ecos_key_cabinets
    Deux ecos key 360 distinctes pour accélérer l’accès aux clefs (double accès)
DRK_customer

-André Seidel,
Chef d’équipe du département des Services DRK Hochtaunus

«Grâce à ce système, nous pouvons à tout moment assurer la traçabilité de chaque mouvement de clef, ce qui est très recherché par nos clients. Cela constitue un socle de confiance pour tous les acteurs.»

Gestion des clefs des patients et des clients

ecos_key_cabinet_history_page_screenshot

Un des éléments essentiels de la confiance entre les soignants et leurs patients est la faculté de conserver les clefs du domicile et de la porte d’entrée des patients ou des clients de manière sûre et traçable.

Selon les exigences de l’association centrale des caisses d’assurance maladie (MDS), les services de soins ambulatoires sont tout particulièrement tenus de conserver les « clefs d’appartement des personnes soignées […] de manière inaccessible aux personnes non autorisées ».

Ni les armoires classiques ni les coffres-forts répondent à une telle exigence. Ils leur manquent les saisies journalières ou la sécurité nécessaire. Nos armoires électroniques, en revanche, sont conçues pour répondre précisément à ce besoin. L’enregistrement détaillé de l’historique, l’étiquetage anonyme des clefs et la haute sécurité définissent précisément les armoires à clefs d’ecos.

Caractéristiques de nos armoires à clefs pour rendre votre quotidien plus efficace :

Multiuser- und Multifaktor - Authentifikation

Emplacements non verrouillés – une efficacité accrue à moitié prix.

Pour les services de soins ambulatoires ainsi que les appels d’urgence à domicile, une chose compte avant tout : la rapidité de réaction. Pour la rendre possible, nous proposons des emplacements non verrouillés.

Cela signifie que toutes les clefs de l’armoire sont rendues accessibles immédiatement après que l’utilisateur se soit authentifié sur le système. Le retrait et la restitution des clefs sont enregistrés électroniquement. Si des clefs sont retirées sans autorisation, une alarme se déclenche alors et l’administrateur en est informé par e-mail ou par le biais de l’application.

L’armoire à clefs ecos, conçue pour être à l’épreuve des effractions lorsqu’elle est fermée, assure ainsi la sécurité de vos clefs. Celles-ci demeurent néanmoins rapidement disponibles si besoin..

Outre le gain de temps, les emplacements déverrouillés réduisent de moitié le coût d’acquisition..

ecos_key_cabinet_displaying_keys_location_with_LEDs

Indication intuitive des emplacements par LED

Il est souvent difficile de gérer plusieurs centaines, voire des milliers de clefs. Cela entraîne des pertes de temps si vos collaborateurs ne trouvent pas assez rapidement les clefs recherchées.

C’est pourquoi tous les emplacements de nos armoires électroniques sont équipés de LED individuels. Lorsque vous vous identifiez, les LED des clefs qui vous sont autorisées s’allument automatiquement. L’écran tactile interbien vous indique également l’emplacement exact des différentes clefs, de sorte que chaque clef puisse être trouvée rapidement, même s’il y a plusieurs armoires.

customer_and_vehicle_keys_in_one_key_cabinet

Gestion des clefs de clients et de véhicules

Avec les systèmes de gestion de clefs ecos, vous pouvez gérer les deux types de clefs dans une seule et même armoire. Les modules de logiciels « ecos fleet » et « ecos access » peuvent être affectés à des clefs spécifiques. En outre, les différents groupes de clefs peuvent être facilement attribués à vos collaborateurs ainsi qu’à vos itinéraires dans le logiciel, grâce à l’attribution personnalisée des droits d’accès.

Lorsque vos conducteurs s’identifient sur l’écran tactile, ils sont invités à retirer en même temps les clefs du client et du véhicule pour leur trajet. Ainsi, toutes les clefs dont ils ont besoin peuvent être stockées avec un accès protégé dans un seul système et retirées ensemble en une seule étape au moment de débuter sa journée.

Gestion des clefs des patients et des clients

ecos_key_cabinet_history_page_screenshot

Un des éléments essentiels de la confiance entre les soignants et leurs patients est la faculté de conserver les clefs du domicile et de la porte d’entrée des patients ou des clients de manière sûre et traçable.

Selon les exigences de l’association centrale des caisses d’assurance maladie (MDS), les services de soins ambulatoires sont tout particulièrement tenus de conserver les « clefs d’appartement des personnes soignées […] de manière inaccessible aux personnes non autorisées ».

Ni les armoires classiques ni les coffres-forts répondent à une telle exigence. Ils leur manquent les saisies journalières ou la sécurité nécessaire. Nos armoires électroniques, en revanche, sont conçues pour répondre précisément à ce besoin. L’enregistrement détaillé de l’historique, l’étiquetage anonyme des clefs et la haute sécurité définissent précisément les armoires à clefs d’ecos.

Caractéristiques de nos armoires à clefs pour rendre votre quotidien plus efficace :

Emplacements non verrouillés – une efficacité accrue à moitié prix.

Pour les services de soins ambulatoires ainsi que les appels d’urgence à domicile, une chose compte avant tout : la rapidité de réaction. Pour la rendre possible, nous proposons des emplacements non verrouillés.

Cela signifie que toutes les clefs de l’armoire sont rendues accessibles immédiatement après que l’utilisateur se soit authentifié sur le système. Le retrait et la restitution des clefs sont enregistrés électroniquement. Si des clefs sont retirées sans autorisation, une alarme se déclenche alors et l’administrateur en est informé par e-mail ou par le biais de l’application.

L’armoire à clefs ecos, conçue pour être à l’épreuve des effractions lorsqu’elle est fermée, assure ainsi la sécurité de vos clefs. Celles-ci demeurent néanmoins rapidement disponibles si besoin..

Outre le gain de temps, les emplacements déverrouillés réduisent de moitié le coût d’acquisition..

Multiuser- und Multifaktor - Authentifikation

Indication intuitive des emplacements par LED

Il est souvent difficile de gérer plusieurs centaines, voire des milliers de clefs. Cela entraîne des pertes de temps si vos collaborateurs ne trouvent pas assez rapidement les clefs recherchées.

C’est pourquoi tous les emplacements de nos armoires électroniques sont équipés de LED individuels. Lorsque vous vous identifiez, les LED des clefs qui vous sont autorisées s’allument automatiquement. L’écran tactile interbien vous indique également l’emplacement exact des différentes clefs, de sorte que chaque clef puisse être trouvée rapidement, même s’il y a plusieurs armoires.

ecos_key_cabinet_displaying_keys_location_with_LEDs

Gestion des clefs de clients et de véhicules

Avec les systèmes de gestion de clefs ecos, vous pouvez gérer les deux types de clefs dans une seule et même armoire. Les modules de logiciels « ecos fleet » et « ecos access » peuvent être affectés à des clefs spécifiques. En outre, les différents groupes de clefs peuvent être facilement attribués à vos collaborateurs ainsi qu’à vos itinéraires dans le logiciel, grâce à l’attribution personnalisée des droits d’accès.

Lorsque vos conducteurs s’identifient sur l’écran tactile, ils sont invités à retirer en même temps les clefs du client et du véhicule pour leur trajet. Ainsi, toutes les clefs dont ils ont besoin peuvent être stockées avec un accès protégé dans un seul système et retirées ensemble en une seule étape au moment de débuter sa journée.

customer_and_vehicle_keys_in_one_key_cabinet

La gestion mobile

Les applications mobiles sont monnaie courante de nos jours. C’est pourquoi nous avons mis à votre disposition, dans notre application ecos, les fonctions quotidiennes de la gestion de nos armoires et casiers électroniques. Grâce à l’emploi des dernières technologies, vous pouvez facilement contrôler pendant vos déplacements des changements subits de personnel ou des événements imprévus, et les gérer en temps réel depuis chez vous. Cela vous permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi d’apporter de la souplesse dans la gestion de votre agenda.

opening_door_via_ecos_app_screenshot
ecos_key_cabinet

Libération de clefs à distance

Le déverrouillage à distance, soit par l’application ecos soit par le logiciel web, permet à un administrateur d’ouvrir la porte à une personne (sans droits) ad hoc et de libérer le trousseau de clefs nécessaire. L’enregistrement de cette opération dans le Webman assurera un suivi documentaire.

ecos_alarm_module_screenshot

Historique en direct et messages d’alarme sur votre smartphone

Lorsqu’il est question de sécurité, sachant la confiance que vos clients vous ont témoignée en vous remettant les clefs de leur domicile, il est important de savoir à tout moment où celles-ci se trouvent.

Nos armoires intelligentes enregistrent donc immédiatement chaque retrait et chaque restitution de clef et les attribuent de manière unique à l’collaborateur concerné par le biais de son identification. L’historique est mis à jour en temps réel sur votre smartphone ainsi que sur votre ordinateur ; vous pouvez visualiser d’un simple coup d’œil qui possède ou devrait posséder la clef.

Pour une coordination encore meilleure, notre module d’alarme peut être utilisé pour mettre en place une notification automatique en cas de non-retour. Si une clé n’est pas restituée comme prévu à la fin d’une période que vous avez définie, par exemple à la fin d’une équipe, vous recevrez une notification push via l’appli ecos.

Pour les appels d’urgence à domicile nous proposons également de connecter votre armoire à votre système d’alarme. Si vous en recevez une, celle-ci déclenche immédiatement le système de déverrouillage d’urgence et libère automatiquement dans l’armoire toutes les clefs nécessaires à l’intervention. Bien entendu, vous serez également vous-même informé de l’alarme entrante par une notification push sur votre smartphone.

Remise et transfert des clefs mobiles

Si vous vous déplacez avec un véhicule de société avec d’autres collaborateurs, il est très pratique de remettre la clef de votre véhicule directement au collègue suivant, notamment lors des changements d’équipe. Mais il n’y a alors aucune traçabilité ou transfert de responsabilité, les armoires classiques ne pouvant enregistrer la remise de la clef. C’est pourquoi une armoire à clefs électronique est une meilleure option, qui s’opère cependant au détriment de la commodité. Pour assurer le transfert de la clef, vous et votre collègue devez tous les deux retourner à l’armoire à clefs, restituer la clef et demander à votre collègue de la retirer à nouveau.

Ce n’est pas le cas avec les armoires électroniques d’ecos. Nous vous permettons de transmettre une clef d’une personne à l’autre sur simple pression d’un bouton via notre application. Grâce à l’échange de données en temps réel, votre armoire à clefs reçoit immédiatement les informations liées au changement d’utilisateur et les documente dans l’historique. La traçabilité des mouvements de clefs est ainsi assurée à tout moment.

La gestion mobile

Les applications mobiles sont monnaie courante de nos jours. C’est pourquoi nous avons mis à votre disposition, dans notre application ecos, les fonctions quotidiennes de la gestion de nos armoires et casiers électroniques. Grâce à l’emploi des dernières technologies, vous pouvez facilement contrôler pendant vos déplacements des changements subits de personnel ou des événements imprévus, et les gérer en temps réel depuis chez vous. Cela vous permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi d’apporter de la souplesse dans la gestion de votre agenda.

Libération de clefs à distance

opening_door_via_ecos_app_screenshot

Le déverrouillage à distance, soit par l’application ecos soit par le logiciel web, permet à un administrateur d’ouvrir la porte à une personne (sans droits) ad hoc et de libérer le trousseau de clefs nécessaire. L’enregistrement de cette opération dans le Webman assurera un suivi documentaire.

Historique en direct et messages d’alarme sur votre smartphone

Lorsqu’il est question de sécurité, sachant la confiance que vos clients vous ont témoignée en vous remettant les clefs de leur domicile, il est important de savoir à tout moment où celles-ci se trouvent.

Nos armoires intelligentes enregistrent donc immédiatement chaque retrait et chaque restitution de clef et les attribuent de manière unique à l’collaborateur concerné par le biais de son identification. L’historique est mis à jour en temps réel sur votre smartphone ainsi que sur votre ordinateur ; vous pouvez visualiser d’un simple coup d’œil qui possède ou devrait posséder la clef.

Pour une coordination encore meilleure, notre module d’alarme peut être utilisé pour mettre en place une notification automatique en cas de non-retour. Si une clé n’est pas restituée comme prévu à la fin d’une période que vous avez définie, par exemple à la fin d’une équipe, vous recevrez une notification push via l’appli ecos.

Pour les appels d’urgence à domicile nous proposons également de connecter votre armoire à votre système d’alarme. Si vous en recevez une, celle-ci déclenche immédiatement le système de déverrouillage d’urgence et libère automatiquement dans l’armoire toutes les clefs nécessaires à l’intervention. Bien entendu, vous serez également vous-même informé de l’alarme entrante par une notification push sur votre smartphone.

ecos_alarm_module_screenshot

Remise et transfert des clefs mobiles

Si vous vous déplacez avec un véhicule de société avec d’autres collaborateurs, il est très pratique de remettre la clef de votre véhicule directement au collègue suivant, notamment lors des changements d’équipe. Mais il n’y a alors aucune traçabilité ou transfert de responsabilité, les armoires classiques ne pouvant enregistrer la remise de la clef. C’est pourquoi une armoire à clefs électronique est une meilleure option, qui s’opère cependant au détriment de la commodité. Pour assurer le transfert de la clef, vous et votre collègue devez tous les deux retourner à l’armoire à clefs, restituer la clef et demander à votre collègue de la retirer à nouveau.

Ce n’est pas le cas avec les armoires électroniques d’ecos. Nous vous permettons de transmettre une clef d’une personne à l’autre sur simple pression d’un bouton via notre application. Grâce à l’échange de données en temps réel, votre armoire à clefs reçoit immédiatement les informations liées au changement d’utilisateur et les documente dans l’historique. La traçabilité des mouvements de clefs est ainsi assurée à tout moment.

La gestion de votre flotte en pilotage automatique

Outre la gestion pure et simple des clefs, celle de votre flotte de véhicules implique également diverses tâches administratives chronophages. Nos armoires à clefs intelligentes ecos peuvent automatiser et numériser ces processus récurrents.

Grace à notre solution de gestion de parc ‘ecos fleet‘, vous bénéficiez de fonctionnalités modernes et réduisez la bureaucratie liée à votre flotte automobile.

vehicle_fleet
ecos_web_application_for_tour_planning

Planification des tournées dans l’application web

L’une de vos principales tâches en tant qu’administrateur est la planification des tournées de vos chauffeurs/conducteurs. Dans notre application web, nous vous offrons la possibilité de gérer l’ensemble de vos tâches administratives de manière centralisée avec un logiciel unique et depuis n’importe quel PC ou smartphone.

Pour ce faire, il vous suffit d’attribuer les clefs de client et de véhicule correspondantes à un collaborateur ou à une équipe lorsque vous créez une tournée dans l’application Web. Le transfert de données en temps réel entre nos systèmes permet à vos conducteurs de voir immédiatement la tournée en cours de planification pour eux et les clefs à récupérer dans l’armoire à clefs. Si vous ajoutez de nouveaux clients, il vous suffit de les affecter à un groupe ou à une tournée existante pour les intégrer à votre système sans aucun effort.

vehicle_data_collection_on_the_key_cabinet

Recueil automatisé des données pertinentes du parc

En tant que prestataire de services ambulatoires, vous devez toujours avoir un aperçu à jour des données pertinentes de votre flotte de véhicules. Une révision non effectuée, des freins défaillants ou même des dommages à vos véhicules peuvent retarder voire empêcher d’importants déplacements urgents s’ils ne sont pas détectés.

Grâce à notre procédure dynamique de retour, vos collaborateurs doivent saisir, sur l’écran de l’armoire à clefs, les données relatives à l’état du véhicule lorsqu’ils restituent la clef à la fin de leur déplacement. Les données saisies, qui concernent le kilométrage, le niveau de carburant ou même les dommages, sont alors transférées directement au logiciel Web, où vous pouvez les consulter à tout moment en tant qu’administrateur. Si un problème « grave » est rapporté, vous recevrez une notification par e-mail et le véhicule sera bloqué empêchant toute utilisation ultérieure. Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez toujours contrôler l’état de votre flotte, sans aucun effort administratif.

ecos_key_cabinet_feature_driver_licence_check

Contrôle + vérification du permis de conduire directement sur le système

Pour vous assurer que vos collaborateurs soient aptes à conduire, vous devez vérifier à intervalles réguliers la détention et la validité de leur permis de conduire. Cela peut être oublié mais ne vous dégage pas de votre responsabilité légale.

Grace à nos armoires à clefs, vous pouvez automatiser ce contrôle en exigeant la présentation du permis de conduire comme moyen d’identification pour accéder aux clefs de l’armoire à la prise de service. La porte de l’armoire ne s’ouvrira alors que si un permis de conduire valide a été détecté. En tant qu’administrateur, vous recevez une vue d’ensemble de toutes les informations d’identification. Vous pouvez également obtenir les photos des permis de conduire des collaborateurs via l’application ecos.

ecos_digital_logbook_for_vehicles

Carnet de route numérique pour tous les véhicules

De nombreux collaborateurs peuvent utiliser les véhicules de l’entreprise pour des trajets privés. Grace à notre carnet de bord intelligent, vous pouvez obtenir une traçabilité et une catégorisation complètes de chaque déplacement, qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel, privé ou mixte.

Contrairement aux carnets de route classiques, notre carnet de route ecos smart fonctionne entièrement via l’application, ce qui vous dispense de l’installation d’un équipement particulier dans vos véhicules. Si vos collaborateurs ne disposent pas d’un smartphone, nous proposons également une alternative avec un petit boitier, qui transmet les données au logiciel web de votre armoire à clefs, sans fil.

La gestion de votre flotte en pilotage automatique

vehicle_fleet

Outre la gestion pure et simple des clefs, celle de votre flotte de véhicules implique également diverses tâches administratives chronophages. Nos armoires à clefs intelligentes ecos peuvent automatiser et numériser ces processus récurrents.

Grace à notre solution de gestion de parc ‘ecos fleet‘, vous bénéficiez de fonctionnalités modernes et réduisez la bureaucratie liée à votre flotte automobile.

Planification des tournées dans l’application web

ecos_web_application_for_tour_planning

L’une de vos principales tâches en tant qu’administrateur est la planification des tournées de vos chauffeurs/conducteurs. Dans notre application web, nous vous offrons la possibilité de gérer l’ensemble de vos tâches administratives de manière centralisée avec un logiciel unique et depuis n’importe quel PC ou smartphone.

Pour ce faire, il vous suffit d’attribuer les clefs de client et de véhicule correspondantes à un collaborateur ou à une équipe lorsque vous créez une tournée dans l’application Web. Le transfert de données en temps réel entre nos systèmes permet à vos conducteurs de voir immédiatement la tournée en cours de planification pour eux et les clefs à récupérer dans l’armoire à clefs. Si vous ajoutez de nouveaux clients, il vous suffit de les affecter à un groupe ou à une tournée existante pour les intégrer à votre système sans aucun effort.

Recueil automatisé des données pertinentes du parc

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En tant que prestataire de services ambulatoires, vous devez toujours avoir un aperçu à jour des données pertinentes de votre flotte de véhicules. Une révision non effectuée, des freins défaillants ou même des dommages à vos véhicules peuvent retarder voire empêcher d’importants déplacements urgents s’ils ne sont pas détectés.

Grâce à notre procédure dynamique de retour, vos collaborateurs doivent saisir, sur l’écran de l’armoire à clefs, les données relatives à l’état du véhicule lorsqu’ils restituent la clef à la fin de leur déplacement. Les données saisies, qui concernent le kilométrage, le niveau de carburant ou même les dommages, sont alors transférées directement au logiciel Web, où vous pouvez les consulter à tout moment en tant qu’administrateur. Si un problème « grave » est rapporté, vous recevrez une notification par e-mail et le véhicule sera bloqué empêchant toute utilisation ultérieure. Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez toujours contrôler l’état de votre flotte, sans aucun effort administratif.

Contrôle + vérification du permis de conduire directement sur le système

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Pour vous assurer que vos collaborateurs soient aptes à conduire, vous devez vérifier à intervalles réguliers la détention et la validité de leur permis de conduire. Cela peut être oublié mais ne vous dégage pas de votre responsabilité légale.

Grace à nos armoires à clefs, vous pouvez automatiser ce contrôle en exigeant la présentation du permis de conduire comme moyen d’identification pour accéder aux clefs de l’armoire à la prise de service. La porte de l’armoire ne s’ouvrira alors que si un permis de conduire valide a été détecté. En tant qu’administrateur, vous recevez une vue d’ensemble de toutes les informations d’identification. Vous pouvez également obtenir les photos des permis de conduire des collaborateurs via l’application ecos.

Carnet de route numérique pour tous les véhicules

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De nombreux collaborateurs peuvent utiliser les véhicules de l’entreprise pour des trajets privés. Grace à notre carnet de bord intelligent, vous pouvez obtenir une traçabilité et une catégorisation complètes de chaque déplacement, qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel, privé ou mixte.

Contrairement aux carnets de route classiques, notre carnet de route ecos smart fonctionne entièrement via l’application, ce qui vous dispense de l’installation d’un équipement particulier dans vos véhicules. Si vos collaborateurs ne disposent pas d’un smartphone, nous proposons également une alternative avec un petit boitier, qui transmet les données au logiciel web de votre armoire à clefs, sans fil.

Contrôle d’accès et enregistrement du temps de travail de vos collaborateurs

Vous commencez votre journée très tôt le matin et pouvez être contraint d’attendre parfois très longtemps si aucun responsable n’est sur place avec les clefs d’entrée des bureaux.

En particulier lors de situations d’urgence, où il faut être prêt à agir rapidement, ces temps d’attente deviennent un véritable problème. Pour y remédier, nous proposons notre système de contrôle d’accès avec des terminaux ecos conçus pour l’extérieur. Grâce à ces terminaux, vos collaborateurs peuvent ouvrir certaines portes et accéder au bâtiment sans avoir besoin d’une clef.

ecos_visitor_management_terminal
authentication_on_ecos_key_cabinet

Accès sans clef pour tous les collaborateurs

Comme c’est déjà le cas pour l’ensemble de nos systèmes, nos terminaux offrent de multiples possibilités d’identification. Par le biais d’un code PIN, d’une carte RFID ou de la reconnaissance de leurs empreintes digitales, vos collaborateurs peuvent s’identifier et accéder aux locaux sans avoir besoin d’une clef.

Le terminal transmet en effet les informations fournies en temps réel à l’armoire à clefs située à l’intérieur du bâtiment, laquelle ouvre alors la porte. Cela permet à vos collaborateurs d’accéder aux locaux à toutes heures et de se mettre au travail plus rapidement.

work_time_recording_possibilities_on_different_devices

Gestion du temps

Grâce à notre module de gestion du temps ‘ecos time‘, vos collaborateurs peuvent enregistrer leurs temps de travail dès qu’ils s’authentifient auprès de l’armoire à clefs ecos. Grâce à l’écran tactile intégré au système, ils sont invités à documenter le début et la fin de leur temps de travail.

En enregistrant directement les temps de travail par le biais du système ecos, vous vous épargnez, en tant que manager, la tâche supplémentaire de documenter manuellement ces horaires.

La saisie des temps de travail peut également être effectuée à distance, de manière pratique, via ecos app.

Contrôle d’accès et enregistrement du temps de travail de vos collaborateurs

ecos_visitor_management_terminal

Vous commencez votre journée très tôt le matin et pouvez être contraint d’attendre parfois très longtemps si aucun responsable n’est sur place avec les clefs d’entrée des bureaux.

En particulier lors de situations d’urgence, où il faut être prêt à agir rapidement, ces temps d’attente deviennent un véritable problème. Pour y remédier, nous proposons notre système de contrôle d’accès avec des terminaux ecos conçus pour l’extérieur. Grâce à ces terminaux, vos collaborateurs peuvent ouvrir certaines portes et accéder au bâtiment sans avoir besoin d’une clef.

Accès sans clef pour tous les collaborateurs

Comme c’est déjà le cas pour l’ensemble de nos systèmes, nos terminaux offrent de multiples possibilités d’identification. Par le biais d’un code PIN, d’une carte RFID ou de la reconnaissance de leurs empreintes digitales, vos collaborateurs peuvent s’identifier et accéder aux locaux sans avoir besoin d’une clef.

Le terminal transmet en effet les informations fournies en temps réel à l’armoire à clefs située à l’intérieur du bâtiment, laquelle ouvre alors la porte. Cela permet à vos collaborateurs d’accéder aux locaux à toutes heures et de se mettre au travail plus rapidement.

authentication_on_ecos_key_cabinet

Gestion du temps

Grâce à notre module de gestion du temps ‘ecos time‘, vos collaborateurs peuvent enregistrer leurs temps de travail dès qu’ils s’authentifient auprès de l’armoire à clefs ecos. Grâce à l’écran tactile intégré au système, ils sont invités à documenter le début et la fin de leur temps de travail.

En enregistrant directement les temps de travail par le biais du système ecos, vous vous épargnez, en tant que manager, la tâche supplémentaire de documenter manuellement ces horaires.

La saisie des temps de travail peut également être effectuée à distance, de manière pratique, via ecos app.

work_time_recording_possibilities_on_different_devices

Gestion proactive des médicaments

En tant que gestionnaire de maison de retraite ou prestataire de soins, vous devez de plus en plus souvent vous conformer à l’obligation de conserver les médicaments de vos patients.. Ceci implique une gestion très rigoureuse, soumise à des dispositions légales spécifiques, qui n’est pas possible avec les armoires à pharmacie classiques.

Nos systèmes intelligents de casiers électroniques sécurisent vos opérations et simplifient votre travail pour la distribution de médicaments. Pour ce faire, il vous suffit de connecter votre système de casiers à votre armoire à clefs et de les contrôler tous deux à l’aide de notre logiciel unique..

ecos_key_cabinet_with_ecos_asset_management_system

   

Process de travail contrôlé lors du chargement des distributeurs de médicaments

Lorsque vous prodiguez des soins médicaux à vos patients, vous devez vous assurer que chaque médicament soit administré selon le bon dosage et à intervalles réguliers. Une erreur humaine lors de ces opérations peut avoir des conséquences fatales sur la santé du patient. Nos tiroirs et casiers ecos sont dotés d’une fonction de détection du poids, précise au gramme près, et vous informent de tout écart par des signaux acoustiques, visuels et/ou numériques..

Dans notre logiciel web, vous devez spécifier le poids d’un pilulier entièrement chargé. Si un collaborateur place à présent un pilulier vide ou insuffisamment chargé dans le casier, le système ecos détecte un écart de poids et, en fonction des données présentes, déclenche automatiquement une alarme ou une notification push. Un voyant lumineux placé à l’extérieur du casier vous indique également en permanence l’état actuel du pilulier:

  • Eteint – lorsque le pilulier est vide
  • Rouge – lorsque le pilulier est insuffisamment chargé / un écart de poids est détecté
  • Vert – lorsqu’un pilulier entièrement chargé est présent
ecos_lockers_access_rights_options

Droits d’accès individuels

Comme c’est déjà le cas avec nos armoires à clefs, vous pouvez également personnaliser les droits d’accès pour chaque casier/tiroir de nos installations. Cela vous permet de spécifier exactement quelle personne peut accéder à quel compartiment en fonction de l’autorisation de vos collaborateurs. En particulier dans le cas de médicaments ou d’instruments qui nécessitent une formation particulière, vous pouvez vous assurer que seuls les collaborateurs adéquats utilisent les ressources correspondantes.

Avec 6 niveaux d’utilisateurs ainsi qu’une identification multifactorielle sur chaque système, notre ecos Webman vous offre de multiples options. Des configurations individuelles vous permettent de modifier les rôles, de définir les temps d’accès et de personnaliser d’autres mesures de sécurité en fonction de vos besoins.

old_keys

Sécurité des médicaments et des patients (données)

Les systèmes spécialisés d’eco vous aident à répondre aux exigences de stockage des médicaments et à aller au-delà du minimum requis pour la sécurité de vos patients. Des fonctions de sécurité actives, comme la fermeture automatique du tiroir ecos, garantissent que votre système de gestion des installations n’est pas seulement verrouillable mais aussi réellement sécurisé. Cela vous permet d’éviter les erreurs humaines et de garantir que les médicaments de vos patients sont toujours stockés de manière protégée par un contrôle d’accès.

Dans le cas des armoires classiques, pour attribuer clairement les compartiments à médicaments aux personnes à soigner, il faut apposer des étiquettes à l’extérieur des compartiments afin qu’elles soient lisibles par tous. Mais avec nos systèmes de casiers, l’affectation est purement numérique via notre logiciel. Seuls vos propres collaborateurs peuvent voir sur le système, via leur PC ou leur smartphone, quel compartiment et donc quel médicament est attribué à quelle personne. Cela signifie que vous pouvez stocker tous les médicaments non seulement en fonction des résidents mais aussi en conformité avec le GDPR (loi sur la protection des données dans l’UE).

Gestion proactive des médicaments

ecos_key_cabinet_with_ecos_asset_management_system

En tant que gestionnaire de maison de retraite ou prestataire de soins, vous devez de plus en plus souvent vous conformer à l’obligation de conserver les médicaments de vos patients. Ceci implique une gestion très rigoureuse, soumise à des dispositions légales spécifiques, qui n’est pas possible avec les armoires à pharmacie classiques.

Nos systèmes intelligents de casiers électroniques sécurisent vos opérations et simplifient votre travail pour la distribution de médicaments. Pour ce faire, il vous suffit de connecter votre système de casiers à votre armoire à clefs et de les contrôler tous deux à l’aide de notre logiciel unique..

Process de travail contrôlé lors du chargement des distributeurs de médicaments

   

Lorsque vous prodiguez des soins médicaux à vos patients, vous devez vous assurer que chaque médicament soit administré selon le bon dosage et à intervalles réguliers. Une erreur humaine lors de ces opérations peut avoir des conséquences fatales sur la santé du patient. Nos tiroirs et casiers ecos sont dotés d’une fonction de détection du poids, précise au gramme près, et vous informent de tout écart par des signaux acoustiques, visuels et/ou numériques..

Dans notre logiciel web, vous devez spécifier le poids d’un pilulier entièrement chargé. Si un collaborateur place à présent un pilulier vide ou insuffisamment chargé dans le casier, le système ecos détecte un écart de poids et, en fonction des données présentes, déclenche automatiquement une alarme ou une notification push. Un voyant lumineux placé à l’extérieur du casier vous indique également en permanence l’état actuel du pilulier:

  • Eteint – lorsque le pilulier est vide
  • Rouge – lorsque le pilulier est insuffisamment chargé / un écart de poids est détecté
  • Vert – lorsqu’un pilulier entièrement chargé est présent

Droits d’accès individuels

ecos_lockers_access_rights_options

Comme c’est déjà le cas avec nos armoires à clefs, vous pouvez également personnaliser les droits d’accès pour chaque casier/tiroir de nos installations. Cela vous permet de spécifier exactement quelle personne peut accéder à quel compartiment en fonction de l’autorisation de vos collaborateurs. En particulier dans le cas de médicaments ou d’instruments qui nécessitent une formation particulière, vous pouvez vous assurer que seuls les collaborateurs adéquats utilisent les ressources correspondantes.

Avec 6 niveaux d’utilisateurs ainsi qu’une identification multifactorielle sur chaque système, notre ecos Webman vous offre de multiples options. Des configurations individuelles vous permettent de modifier les rôles, de définir les temps d’accès et de personnaliser d’autres mesures de sécurité en fonction de vos besoins.

Sécurité des médicaments et des patients (données)

old_keys

Les systèmes spécialisés d’eco vous aident à répondre aux exigences de stockage des médicaments et à aller au-delà du minimum requis pour la sécurité de vos patients. Des fonctions de sécurité actives, comme la fermeture automatique du tiroir ecos, garantissent que votre système de gestion des installations n’est pas seulement verrouillable mais aussi réellement sécurisé. Cela vous permet d’éviter les erreurs humaines et de garantir que les médicaments de vos patients sont toujours stockés de manière protégée par un contrôle d’accès.

Dans le cas des armoires classiques, pour attribuer clairement les compartiments à médicaments aux personnes à soigner, il faut apposer des étiquettes à l’extérieur des compartiments afin qu’elles soient lisibles par tous. Mais avec nos systèmes de casiers, l’affectation est purement numérique via notre logiciel. Seuls vos propres collaborateurs peuvent voir sur le système, via leur PC ou leur smartphone, quel compartiment et donc quel médicament est attribué à quelle personne. Cela signifie que vous pouvez stocker tous les médicaments non seulement en fonction des résidents mais aussi en conformité avec le GDPR (loi sur la protection des données dans l’UE).

Quelques-uns de nos clients issus du secteur de la santé

Pflegedienste_Klasen-cover_photo_for_healthcare_page

Pflegedienste Klasen

L’entreprise Klasen utilise les systèmes ecos de gestion de clefs depuis plus de 20 ans. Grâce à la gestion à distance de leurs clefs, ils ont pu organiser leur quotidien de manière beaucoup plus efficace.

DRK_cover_photo

DRK du secteur Hochtaunus

Depuis 1998, la Croix-Rouge du Hochtaunus utilise les armoires à clefs ecos pour gérer les clefs des domiciles de leurs patients ainsi que de véhicules, et ce sur plusieurs sites. Au total, ce sont déjà 9 armoires électroniques qui assurent une traçabilité permanente.

Johanniter_Treuenbrietzen_cover_photo

L’entreprise Johanniter à Treuenbrietzen

Grace à plusieurs de nos armoires à clefs ecos Key 360 mises en réseau, l’entreprise Johanniter répond à l’exigence d’une gestion anonyme et sécurisée de toutes les clefs d’appartement de ses clients, pour la mise en place du nouveau service d’appel d’urgence à domicile.

Mr.Klassen

«Il est inconcevable d’imaginer la vie sans le système de clefs d’ecos. Nous ne pouvons plus travailler sans un tel système»

-Benjamin Klasen,
Propriétaire Pflegedienste Klasen

Quelques-uns de nos clients issus du secteur de la santé

  • Pflegedienste_Klasen-cover_photo
    Pflegedienste Klasen

    L’entreprise Klasen utilise les systèmes ecos de gestion de clefs depuis plus de 20 ans. Grâce à la gestion à distance de leurs clefs, ils ont pu organiser leur quotidien de manière beaucoup plus efficace.

  • DRK_cover_photo
    DRK du secteur Hochtaunus

    Depuis 1998, la Croix-Rouge du Hochtaunus utilise les armoires à clefs ecos pour gérer les clefs des domiciles de leurs patients ainsi que de véhicules, et ce sur plusieurs sites. Au total, ce sont déjà 9 armoires électroniques qui assurent une traçabilité permanente.

  • Johanniter_Treuenbrietzen_cover_photo
    L’entreprise Johanniter à Treuenbrietzen

    Grace à plusieurs de nos armoires à clefs ecos Key 360 mises en réseau, l’entreprise Johanniter répond à l’exigence d’une gestion anonyme et sécurisée de toutes les clefs d’appartement de ses clients, pour la mise en place du nouveau service d’appel d’urgence à domicile.

Mr.Klassen_owner

-Benjamin Klasen,
Propriétaire Pflegedienste Klasen

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