Wagenparkbeheer in de bouwsector
met elektronisch sleutelbeheer

Klant

SOKA-BAU

Markt

Dienstverleners

Bedrijfsgrootte

Middelgrote onderneming

Land

Duitsland

Ondersteuning voor de bouwsector.
Elektronisch vastgoedbeheer verlaagt de exploitatiekosten.

SOKA-BAU is het overkoepelende merk van twee instellingen:
het vakantie- en looncompensatiefonds van de bouwnijverheid en het aanvullend pensioenfonds van de bouwnijverheid.

Sinds 1949 verleent SOKA-BAU diensten die zijn afgestemd op de bijzondere situatie van de bouwnijverheid. Zij voert sectorspecifieke regelingen uit die zijn overeengekomen in de collectieve overeenkomst betreffende de procedure voor het sociaal fonds in de bouwnijverheid en in andere collectieve overeenkomsten. Ongeveer een miljoen werknemers, 80.000 werkgevers, 40.000 leerlingen en 360.000 gepensioneerde bouwvakkers profiteren van haar diensten.

Het elektronische eigendomsbeheer via ecos sleutelkastjes, lade- en kastjessystemen heeft SOKA-BAU geholpen haar wagenparkbeheer te standaardiseren en ook de interne postdistributie efficiënter te organiseren.

Gebruikte producten:

electronic key cabinet of 3 different sizes from ecos systems

Sleutelbeheersysteem

Lockers

ecos webman

De uitdaging:
Beheer van voertuigsleutels en parkeerplaatsen

Ten eerste moet het beheer van de poolvoertuigen worden aangepakt.
Naast de gebruikelijke organisatorische vragen zoals “Wie heeft de auto?” en “Hoe lang wordt hij gebruikt?”, moeten ook de verschillende documenten en onderdelen zoals voertuigpapieren, verzekeringscertificaten of brandstofkaarten duidelijk worden beheerd.

In combinatie met wagenparkbeheer werd ook gedacht aan het beheer van parkeerplaatsen. Aangezien SOKA-BAU slechts over een beperkt aantal parkeerplaatsen beschikt, moest een oplossing worden gevonden die conflicten vermijdt en gemakkelijk te gebruiken is.

Een andere uitdaging was de efficiënte distributie van zowel interne als uitgaande post. Aangezien veel verschillende afdelingen post ontvangen en sommige daarvan ver uit elkaar liggen, moest aanvankelijk één persoon rondrijden en de post handmatig verdelen.

In alle drie de toepassingsgebieden moesten de vroegere processen zoveel mogelijk worden gedigitaliseerd en gestandaardiseerd. Om de nieuwe processen zo efficiënt mogelijk te maken, moest een combinatie van ecos-producten worden gebruikt: Elektronische sleutelkasten voor het wagenpark en lockersystemen voor het objectbeheer van het postkantoor.

ecossystems customers sokabau electronic lockers 258691ad

ecossystems customers sokabau theresult 0ac36a2f

ecossystems customers sokabau thesolution 8a8515ee

Onze oplossing:
Compartimentinhoudsherkenning voor autosleutels

Sinds 2018 ondersteunen we SOKA-BAU in verschillende gebruiksmogelijkheden.

Allereerst werden de bedrijfsvoertuigen beheerd door ecos depots en ecos lades. Met behulp van de lockerinhoudsherkenning via ID-herkenning kan altijd precies worden vastgesteld of een voertuigsleutel zich in het lockersysteem bevindt en dus ook of het bijbehorende voertuig ter plaatse is. Het overzicht in onze software helpt bovendien om tijdrovende zoekacties te voorkomen.

Om deze intelligente functie optimaal te gebruiken, worden onze softwaremodules ecos reserve en ecos car gebruikt. Hiermee kunnen medewerkers flexibel hun voertuigen of voertuiggroepen reserveren. Bij terugkomst van de voertuigen worden voertuigrelevante gegevens zoals brandstofniveau, gereden kilometers en eventuele schades in het intuïtieve invoermasker van de sleutelkast ingevoerd en aan het systeem doorgegeven. Deze informatie wordt direct doorgestuurd naar de wagenparkbeheerder.

Daarnaast worden parkeerbonnen uitgegeven via de ecos key 40 sleutelkast. Hoe vroeger de medewerker arriveert, hoe groter de kans dat hij nog een bedrijfsparkeerplaats krijgt. Ook hier wordt dus een gereguleerd proces toegepast.

Het derde toepassingsgebied is de postdistributie. Hier werd een elektronisch lockersysteem gebruikt voor het beheer van eigendommen. Inkomende en uitgaande brieven worden in de twee daarvoor bestemde lockers geplaatst en collectief verzonden.
Pakketten daarentegen worden in elektronische laden geplaatst, de ecos depots. Het systeem waarschuwt de geadresseerde onmiddellijk dat zijn pakket klaar is om te worden afgehaald wanneer de inhoud van het kastje wordt herkend.

Het resultaat:
Gestandaardiseerd vlootbeheer

Het gebruik van elektronische systemen voor vastgoedbeheer heeft de voorheen niet-productieve processen gedigitaliseerd en vooral gestandaardiseerd, zodat hier niet meer tijd aan hoeft te worden besteed dan nodig is. Zowel het sleutelbeheer van het wagenpark als het brievenbussysteem ontlast tegelijkertijd personeel en beheerders.

Het elektronische lockersysteem zorgt bovendien voor een drastische verlaging van de exploitatiekosten en de initiële investering is na minder dan twee jaar afgeschreven.