Module de réservation de clés et d'équipements

Organisez efficacement l’utilisation de vos ressources

Le module de réservation a été conçu afin de gérer efficacement l’utilisation des véhicules, les accès aux salles de réunion, bâtiments, équipements électroniques.

En cas de dépassement du délai imparti, des alarmes permettent d’avertir immédiatement le gestionnaire ou directement les utilisateurs.

Avec notre solution, vous pouvez réserver la clef votre choix ou encore un équipement détecté par RFID. 

  • Uniquement les clefs ou équipements activés pour la réservation sont disponibles. 
  • Les réservations sont créées par les personnes autorisées, par un administrateur pour d’autres utilisateurs, mais également pour des invités externes avec génération d’un code PIN unique.
  • Les détails de la réservation sont envoyés automatiquement par e-mail aux personnes concernées.
Réservation avec smartphone

Réservation avec smartphone

Notre application permet de réserver une clef ou un équipement rapidement depuis votre smartphone Android ou Apple.

Elle vous permet de réserver par exemple un véhicule disponible en un seul clic. Elle permet également de réserver un véhicule d’une catégorie de véhicules.


Réservation sur l’écran tactile de l’armoire

Réservation sur l’écran tactile de l’armoire 

Après identification, l’utilisateur ajoute une réservation directement sur l’écran tactile en choisissant une date et heure de début et de fin. La clef ou l’équipement peut être réservé pour tout de suite.


Réservation sur site Full Web

Réservation sur site Full Web

Depuis votre navigateur Internet, un utilisateur ou un administrateur peut réserver rapidement une clef ou un équipement.

Le choix du véhicule ou de la catégorie de véhicule à réserver s’effectue soit par calendrier, soit étape par étape. Le choix par catégorie de véhicule permet une optimisation de l’utilisation de véhicules. Le système attribuera un véhicule selon plusieurs critères : kilométrage le plus bas, taux d’utilisation général, utilisation sur la journée …

Nous offrons également la possibilité de grouper les armoires à clefs, ce qui vous permet de prendre une clef dans une armoire A et de la ramener dans une armoire B.

Un programme intégré de géolocalisation vous donne la distance et choisie pour vous l’armoire la plus proche. 


Check-out sur l’écran tactile

Check-out sur l’écran tactile

L’identification de l'utilisateur est effectuée à l'aide des badges internes de l'entreprise. Les invités ou les utilisateurs externes reçoivent par email un code PIN unique.

Pour plus d’efficacité, la place de parking et les éventuels dommages sur la voiture sont affichés au moment de la prise des clefs. Une obligation de signature de la charte de bonne conduite peut être mise en place avant prise de clefs.


Boitier embarqué

Boitier embarqué

Notre solution de journal de bord électronique vous permet de archiver les trajets effectués avec votre véhicule. 

L'utilisation d'un boitier embarqué OBD avec une carte SIM intégrée permet de transférer instantanément les données telles que les coordonnées GPS, le kilométrage, le niveau de carburant ou les codes défauts moteurs.


Saisie d'informations

Saisie d'informations

Lors du retour de la clef, l'utilisateur est invité à saisir des informations importantes concernant la voiture. Dans le cas où le journal de bord électronique est utilisé, ces informations sont automatiquement transmises à la fin du voyage.

Si un incident grave lié au véhicule est signalé, la clef sera bloquée dans l’armoire et un message serait envoyé au gestionnaire des clefs.


Organisation

Organisation

Le concept de «groupes» est mis en œuvre sur notre logiciel ecos WebMan.

Grâce aux groupes d'utilisateurs, d'objets et de systèmes, il est possible de transmettre facilement des accès et des fonctions spécifiques. Cela facilite grandement l’administration des accès aux clefs et équipements


Gestion des groupes

Gestion des groupes

Toutes les véhicules d'un groupe spécifique peuvent être réservés. 

Dans l'exemple à gauche, l'utilisateur ne peut choisir qu'une voiture à la fois.


Gestion de groupe de réserve

Gestion de groupe de réserve

En établissant une hiérarchie de groupes de véhicules, il est possible d’affecter des véhicules d’autres groupes en cas d’indisponibilité.

Vous êtes libre de définir des critères. Vous pouvez par exemple décider de déterminer si un véhicule d'une catégorie inférieure est attribué ou une voiture d'un groupe de "remplacement". Un changement de catégorie peut également être associé à une action telle que l’envoi d’un email au responsable du flotte automobile.


Gestion par catégorie

Gestion par catégorie

Les groupes de systèmes sont particulièrement utiles pour gérer une flotte automobile sur plusieurs sites.

Pour ce faire, il est nécessaire d'activer la fonction de gestion dynamique (Restitution de clef n’importe où), car les clefs ne sont plus liées à une armoire spécifique.

Les coordonnées GPS des armoires à clefs sont facilement identifiables sous WebMan en tapant leur adresse.


Clef de véhicule

Clef de véhicule

En sélectionnant les options de véhicules, des fonctions dédiées aux véhicules seront affichées.

Une fenêtre de saisie d’informations s’ouvrira automatiquement sur l’écran tactile. 


Déclaration de défauts

Déclaration de défauts

Des fenêtres de dialogue ou les messages d'erreur peuvent être facilement définis et peuvent être associées à des fonctions telles que l'envoi d'emails ou la désactivation automatique.


Rapports prédéfinis

Rapports prédéfinis

De nombreux rapports prédéfinis sont disponibles sous WebMan. Sur demande, des rapports spécifiques peuvent être générés.


Correction des données

Correction des données

Les données manquantes ou erronées peuvent facilement être modifiées manuellement. Cependant, cela nécessite des droits d'administrateur. En outre, toutes les modifications seront enregistrées conformément aux exigences légales.


Contrôle du permis de conduire

Contrôle du permis de conduire

Le contrôle d'un permis de conduire valide est une partie importante du module de gestion d'ecos Carpool. En particulier, en liaison avec le module de réservation décrit précédemment, seules les personnes ayant un permis de conduire en cours de validité se verront attribuer l’utilisation d’un véhicule.


Catégories de permis de conduire

Catégories de permis de conduire

Les catégories de permis de conduire et les validités de permis seront copiées dans le logiciel. 

Les employés sans l’autorisation nécessaire pour un groupe de véhicules spécifique se verront automatiquement refuser l'accès.

Il est également possible de créer des catégories uniques pour des types de voitures spécifiques, tels que les transporteurs de déchets dangereux. 


Alcohol control

Contrôle de l'alcoolémie

Pour renforcer la sécurité, il est possible de connecter un éthylotest permettant d’accepter ou interdire l’accès aux clefs.