Volle Kontrolle über Schlüssel im Wohnungsmanagement.

Das herkömmliche Schlüsselverwaltungssystem von VAV konnte dies nicht mehr abdecken. Schlüssel wurden mitunter nicht an den richtigen Haken zurückgehängt, und es gab keine Echtzeit-Nachverfolgung, welche Schlüssel gerade in Gebrauch waren. Diese Situation beeinträchtigte sowohl die Schlüsselsicherheit als auch die allgemeine Sicherheit im gesamten Wohnungsbestand.

Die manuelle Verwaltung des Schlüsselbestands – selbst mit Registern – war umständlich und fehleranfällig. VAV benötigte eine moderne Lösung, um die Schlüssel zu sichern, die Nutzung zu protokollieren, Zugriffsrechte durchzusetzen und die Risiken durch verlegte oder missbräuchlich verwendete Schlüssel zu verringern. Wie Hanna Pölkki von VAV erläutert, „benötigen sie erstklassige Sicherheit in der Schlüsselverwaltung“ und brauchten ein System, das mit ihren Abläufen mitwachsen kann.

VAV installierte einen elektronischen Schlüsselschrank von ecos, der auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die konfigurierbaren Schlüsselplätze des Schranks nehmen die große Vielfalt an Wartungs- und Serviceschlüsseln von VAV auf. Nutzer, einschließlich Wartungspersonal und Auftragnehmer, werden per RFID oder PIN identifiziert, wobei die Zugriffsrechte zentral über eine cloudbasierte Plattform verwaltet werden.

Jede Entnahme und Rückgabe wird in Echtzeit protokolliert, sodass VAV klar nachvollziehen kann, wer wann welchen Schlüssel besitzt. Das modulare Design von ecos ermöglicht eine künftige Erweiterung der Schrankkapazität, wenn das Immobilienportfolio wächst. Die Software Ecos Care ermöglicht außerdem die Fernverwaltung von Benutzerberechtigungen und bei Bedarf den Notzugriff.

Ecos-Schlüsselverwaltungsschrank bei VAV	ecos-App mit Benachrichtigungen bei verspäteter Schlüsselrückgabe

Seit der Einführung des ecos-Schranks hat VAV die Betriebssicherheit und Nachvollziehbarkeit erheblich verbessert. Schlüssel gehen nicht mehr verloren und hängen nicht mehr am falschen Haken, und jeder Zugriff wird automatisch erfasst und protokolliert.

Das System hat die Schlüsselverwaltung im gesamten Wohnungsportfolio vereinfacht: Das Personal kann Schlüssel schnell entnehmen, und die Administratoren verfügen über eine transparente, benutzerfreundliche Oberfläche zur Überwachung der Nutzung. Pölkki merkt an, dass sie nun genau sehen können, welche Schlüssel bei wem in Gebrauch sind, was eine bessere Kontrolle und Reaktionsfähigkeit gewährleistet.

Der Schrank hat zudem die Sicherheit der Mieter gestärkt, indem er das Risiko unbefugten Zugriffs verringert und so das Vertrauen der Bewohner gefestigt hat. VAV ist nicht nur mit der technischen Funktionalität der ecos-Lösung zufrieden, sondern auch damit, wie sie die langfristige Immobilienverwaltungsstrategie unterstützt.