Sichere Schlüsselkontrolle für die Immobilienverwaltung

Das SHDM verwaltet Stadtteile und Wohnkomplexe in ganz Montreal. Es hält Schlüssel für alle Wohnhäuser und Anlagen bereit. SHDM-Mitarbeiter, Auftragnehmer, Hausmeister und andere Mitarbeiter benötigen häufig Zugang zu den Einrichtungen außerhalb der normalen Arbeitszeiten oder in Notfällen. Doch die Nachverfolgung der Schlüssel und die Sicherstellung, dass sie bei Bedarf verfügbar sind, erwies sich als schwierig.

Die Schlüssel wurden in handgefertigten Sperrholzschränken aufbewahrt, und das SHDM verließ sich auf eine einfache Aufzeichnung mit Stift und Papier, um festzustellen, wer wann welche Schlüssel abgemeldet hatte. Dieses System war darauf angewiesen, dass die Arbeiter ihre Signale genau – oder überhaupt – aufzeichneten. Und manchmal kamen die Auftragnehmer durcheinander und trugen ihr Ziel oder ihre Wohnungsnummer statt ihrer ID ein.

Die SHDM-Gebäudemanager baten die Auftragnehmer, die voraussichtlichen Abfahrtszeiten zu protokollieren, damit die anderen Mitarbeiter wussten, wann die Schlüssel zurückgegeben werden würden. Doch oft übergaben die vielbeschäftigten Auftragnehmer ihre Schlüssel einfach einem SHDM-Mitarbeiter, wenn sie das Gebäude verließen. Dadurch blieben zu viele Schlüssel unauffindbar, und die Gebäudemanager hatten alle Hände voll zu tun, um alle Arbeiten rechtzeitig zu erledigen.

 SHDM kontaktierte ecos wegen der Installation von Schlüsselschränken in ihrem gesamten Zuständigkeitsbereich. Nach eingehender Beratung wurde ecos beauftragt, 28 Schlüsselschränke in Gebäuden an den Hauptverkehrsknotenpunkten der Stadtteile, in denen sie tätig sind, zu installieren. Sie ersetzten die Sperrholzschränke durch maßgeschneiderte Schlüsselschränke aus Stahl, in denen alle Schlüssel für die örtlichen Wohnhäuser aufbewahrt werden, gesichert durch elektronische Zugangskontrolltafeln. 

ecos Schlüsselschrank bei SHDM	ecos Laptop-Schließfachanlage

Mit der Installation der ecos Schlüsselschränke kann SHDM effektiv nachverfolgen, wer die Schlüssel in jeder Einrichtung ausgibt. Wenn ein Auftragnehmer einen Schlüssel aushändigt, protokolliert das System die Transaktion sofort, so dass jeder Gebäudemanager und Behördenleiter sie sehen kann. Wenn es eine Frage dazu gibt, wer einen Schlüssel hat, können sie ihn schnell auf dem ecos Webman App Dashboard abrufen.

Jetzt melden sich die Auftragnehmer auf einer Baustelle an, authentifizieren sich an einem Schlüsselschrank und wählen nur die Schlüssel aus, die sie für die Ausführung ihrer Aufträge über SHDM-Einrichtungen benötigen. Dies ist angesichts der Kosten für das Nachschlüsseln von SHDM-Anlagen von Vorteil. Wenn der Hauptschlüssel für ein Gebäude mit 60 Mietern verloren geht, während man sich abmeldet, können sich die Kosten für die Neuverschlüsselung leicht auf 5.000 CAD$ belaufen.

Für SHDM war die webman Fernverwaltungs-App der entscheidende Faktor, der ecos von seinen Mitbewerbern abhob. Die App ermöglicht es den SHDM-Verantwortlichen, den Schlüsselzugang rund um die Uhr für Notfälle oder außergewöhnliche Anfragen zu verwalten. Sie ermöglichte es ihnen, dringende Schlüsselzugänge unabhängig von der Tageszeit einfach zu verwalten.