Contrôle sécurisé des clés pour la gestion immobilière

La SHDM gère des quartiers et des complexes résidentiels dans tout Montréal. Elle garde les clés disponibles pour toutes les résidences et les installations physiques. Les employés de la SHDM, les entrepreneurs, les concierges et les autres membres du personnel ont souvent besoin d’accéder aux installations en dehors des heures normales de travail ou en cas d’urgence. Mais il était difficile de suivre les clés et de s’assurer qu’elles étaient disponibles en cas de besoin.

Les clés étaient conservées dans des armoires en contreplaqué fabriquées à la main, et la SHDM s’appuyait sur un simple système d’enregistrement au stylo et au papier pour savoir qui signait quelles clés et à quel moment. Ce système supposait que les travailleurs enregistrent leurs signaux avec précision, voire qu’ils les enregistrent tout court. Parfois, les entrepreneurs se trompaient et enregistraient leur destination ou leur numéro d’appartement au lieu de leur numéro d’identification.

Les gestionnaires des immeubles de la SHDM ont demandé aux entrepreneurs d’indiquer l’heure estimée de leur départ afin que les autres membres du personnel sachent quand les clés seraient rendues. Mais souvent, les entrepreneurs très occupés remettaient simplement leurs clés à un employé de la SHDM en sortant de l’immeuble. Il restait donc trop de clés non comptabilisées, ce qui obligeait les gestionnaires de bâtiments à se démener pour que tous les travaux soient effectués dans les délais impartis.

La SHDM a contacté ecos pour installer des armoires à clés sur l’ensemble de son territoire. Après une consultation approfondie, elle a demandé à ecos d’installer 28 armoires à clés dans des bâtiments situés aux principales intersections des quartiers où elle opérait. Ils ont remplacé les casiers en contreplaqué par des armoires à clés en acier personnalisées qui contiennent toutes les clés des résidences locales, sécurisées à l’aide de panneaux de contrôle d’accès électroniques.

Armoire à clés à la SHDM	casiers électroniques pour la gestion d’équipements

Grâce à l’installation des armoires à clés ecos, la SHDM peut suivre efficacement les personnes qui remettent les clés à chaque installation. Si un entrepreneur remet une clé, le système enregistre instantanément la transaction afin que chaque gestionnaire de bâtiment et chaque administrateur d’agence puisse en prendre connaissance. En cas de doute sur l’identité du détenteur d’une clé, ils peuvent rapidement la retrouver sur le tableau de bord de l’application ecos webman.

Désormais, les entrepreneurs se connectent à un chantier, s’authentifient auprès d’une armoire à clés et ne sélectionnent que les clés dont ils ont besoin pour mener à bien leurs travaux par l’intermédiaire des installations de SHDM. Cette solution est avantageuse compte tenu du coût de renouvellement des clés dans les installations de la SHDM. Si le passe-partout d’un immeuble de 60 locataires venait à disparaître lors d’une sortie, le coût de la remise en service pourrait facilement s’élever à 5 000 dollars.

Pour la SHDM, c’est l’application webman remote qui a fait la différence entre ecos et ses concurrents. Cette application permet aux superviseurs de la SHDM de gérer l’accès aux clés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en cas d’urgence ou de demande exceptionnelle. Elle leur permet de gérer facilement les accès urgents aux clés, quelle que soit l’heure de la journée.