Ena najpomembnejših stvari za vzpostavitev zaupanja med negovalci in pacienti je možnost varne in sledljive hrambe ključev pacientov oziroma oskrbovancev.

V skladu z zahtevami o inšpekcijskem pregledu kakovosti Zdravstvene službe centralnega združenja zdravstvenih zavarovalnic (MDS) morajo zlasti ambulantne službe hraniti »ključe stanovanja oskrbovanih oseb nedostopne nepooblaščenim osebam«, oziroma »nepooblaščenim osebam ne sme biti omogočena dodelitev ključev stanovanja oskrbovanih oseb«.

Klasične ključavnice s ključi in hramba le teh v sefih ne izpolnjujejo omenjenih zahtev. Pomankljuvo je predvsem beleženja uporabe in omejevanje dostopa do ključev. Elektronske omarice za hrambo ključev so zasnovane natančno za te potrebe. Podroben izpis zgodovine uporabe, anonimizirano označevanje ključev in visoka varnost so ključne za vse ecos omarice za ključe.

Za ambulantno oskrbo in klice v sili in posredovanju na domu, šteje samo ena stvar: hitrost. Da bi to omogočili, so na voljo “odklenjeni” utori.

To pomeni, da je mogoče vse ključe v omarici odstraniti takoj po uspešni prijavi uporabnika v sistem. Odstranitev in vračilo ključev je elektronsko evidentirana. Če uporabnik odstranjeni nepooblaščen ključ, se sproži alarm in obvesti skrbnika sistema e-pošti ali aplikaciji.

Ecos omarica za ključe, je zasnovana tako, da zagotavlja določeno stopnjo varnosti vaših ključev. Ključi vedno zaščiteni, kadar so zaprti, in vedno na voljo, ko jih potrebujete .

Poleg prihranka na času “odklenjeni utori” zmanjšajo tudi začetne stroške nakupa, saj so za polovico cenejši od “zaklenjenih” individualno nastavljivih utorov.

Upravljati s sto ali celo tisoč ključi uporabniku pogosto predstavlja izziv. To neposredno vodi do zamudnega iskanja, saj vaši zaposleni ob prihodu na delo, svojega ključa ne najdejo dovolj hitro.

Za lažje delo so vsi utori v elektronskih omaricah za ključe opremljene z LED oznakami. Po uspešni prijavi v omarico, sistem prepozna pooblaščene ključe in ustrezne utore označi z LED diodami. Na interaktivnem zaslon na dotik, se prikazuje tudi natančna lokacija posamezega ključa, tako da lahko hitro in enostavno najdete posamezni ključ, tudi če je omaric več.

S sistemi za hrambo ključev ecos lahko upravljate obe vrsti ključev hkrati v eni omari. Programska modula ‘ecos fleet’ in ‘ecos access’ je mogoče različno dodeljevati vsakemu ključu ločeno. Poleg tega lahko skupine ključev individualno dodelite zaposlenim ali skupinam.

Ob uspešni prijavi v sistemu, je na voljo ustrezen ključ za avto in oskrbovano osebo hkrati. Tako oskrbovalec hkrati prejme vse ključe, ki jih potrebuje za obisk, v enem samem koraku ob pričetku dela.

Še posebej, ko gre za zaupanje vaših strank, ki so vam v hrambo predale ključe scojih stanovanj, je pomembno da zaupanja ne izneverimo. Strankam zagotovimo stalno sledljivost nihovih ključev.

Ecos elektronske omarice za ključe nemudoma registrirajo vsako odstranitev in vračilo ključa ter jih preko avtentikacije povežejo z zaposlenim. Zgodovina se posodablja v realnem času na vašem pametnem telefonu ali računalniku tako da v vsakem trenutku lahko vidite, kdo trenutno ima ali bi moral imeti ključ.

Za še boljši pregled dela lahko alarmni modul uporabimo za nastavitev samodejnega obveščanja v primeru prekoračiutve časa vrnitve. Če ob koncu določenega obdobja, na primer ob koncu izmene, ključ ni vrnjen, boste prek aplikacije ecos prejeli potisno obvestilo

Načrtovanje poti v spletni aplikaciji

Ena od nalog kot skrbnika je odgovorno načrtovanje potovanj vaših voznikov. V naši spletni aplikaciji vam ponujamo možnost centralnega upravljanja vseh potrebnih korakov na enem mestu in s katere koli naprave.

Če želite to doseči, pri ustvarjanju poti, preprosto dodelite ustrezne ključe stranke in vozila zaposlenemu ali skupini. Prenos podatkov v realnem času med sistemi zagotavlja, da lahko vaši vozniki takoj vidijo pot, ki je bila zanje načrtovana, in ustrezne ključe v sistemu. Kadar dodate nove stranke, jih preprosto dodelite obstoječi skupini ali poti, in jih tako brez posebnih težav integrirate v svoj sistem.

Kot izvajalec ambulantnih storitev morate imeti vedno ažuren pregled nad klčjučnimi podatki vašega voznega parka. Servisni termini, stanje goriva v rezervoarjih vozil ali pa poškodbe na vozilu lahko predstavljajo zamudo ali celo preprečijo pomembne obiske pri pacientih, če o njih niosmo obvešečni in ostanejo neopaženi.

Z avtomatiziranem postopkom so ob koncu poti in vračilu ključa, vsi zaposleni pozvani, da vnesejo določene podatke, ki se nanašajo na vozilo. Podatke vnesejo na zaslonu omarice s ključi. Vneseni podatki o prevoženih kilometrih, nivoju goriva ali celo poškodbah se nato prenesejo v spletno programsko opremo, kjer si jih lahko kot skrbnik kadar koli ogledate. Če sistem zazna potrebo po vzdrževanju, boste po e-pošti prejeli potisno obvestilo in vozilo ne bo več na voljo za nadaljnjo uporabo. S hitrim pregledom volzil lahko zagotovite, da so vsa vozila v vašem voznem parku pripravljena za uporabo, ko je to potrebno, brez dodatnih administrativnih naporov. V primeru nujnih klicev v sili  lahko to brez dvoma reši življenja.

Če želite zagotovjati, da so vaši zaposleni primerni za vožnjo, morate v rednih časovnih obdobjih preverjati veljavnost njihovih vozniških dovoljenj. To se zlahka pozabi, vendar je nujno potrebno v kolikor želi biti podjetje pravno zaščiteno.

Z ecos omaricami za ključe lahko avtomatizirate rutinsko preverjanje tako, da zahtevate, da se vozniško dovoljenje preverja v naključnih intervalih ali pa ga uporabite kot medij za prijavljanje v omarico za ključe vsakič, ob prihodu na delovno mesto. Vrata omarice se odprejo le, če je bilo uporabljeno veljavno vozniško dovoljenje. Kot skrbnik siostema imate pregled vseh veljavnih dovoljenj. Fotografijo vozniških dovoljenj zaposlenih pridobite prek aplikacije ecos.

Pogosto zaposleni službena vozila uporabljajo tudi za zasebno uporabo. To je lahko težava pri obračunavanju potnih stroškov. S pametnim digitalnim lahko dosežete sledljivost in segmentiranj potovanja na poslovno, zasebno ali mešano potovanje.

V nasprotju z običajnimi vozniškimi dnevniki, ecos pametni vozniški dnevnik deluje v celoti s pomočjo aplikacije, tako da ne potrebujete več dodatnega modula, ki mora biti vgrajen v vozilu. Če pa zaposleni nimajo mobilnega telefona, je še vedno na voljo tudi različica vtičnika OBD, ki brezžično prenaša zajete podatke v spletno programsko opremo omarice za ključe.

Kot v vseh sistemih strojne opreme je tudi pri terminalih možnih več načinov preverjanja pristnosti. S PIN kodo, kartico RFID ali prstnim odtisom se lahko vaši zaposleni identificirajo brez potrebe po ključu.

Terminal posreduje informacijo v omarico za ključe, nameščena je v stavbi, ki nato odpre vhodna vrata. Tako omogočimo vašim zaposlenim dostop v prostor ob nenačrtovanem času.

Z modulom za beleženje časa ‘ecos time’ lahko vaši zaposleni beležijo porabljen delovni čas, takoj ko se prijavijo v sistem. S pomočjo zaslona na dotik, jih sistem pozove, da zabeležijo začetek ali konec svojega delovnega časa.

Z beleženjem delovnega časa lahko prihranimo odvečno ročno dokumentiranje časa.

Beleženje časa je mogoče priročno voditi tudi na mobilnih napravah z aplikacijo ecos.

Tako kot omarice za ključe, lahko tudi v sistemih upravljanja z zdravili določite individualne pravice dostopa za vsak predal poosebaj. To vam omogoča, da natančno določite, katera oseba lahko dostopa do katerega predala v skladu s pooblastilom vaših zaposlenih. Zlasti v primeru zdravil ali inštrumentov, ki zahtevajo posebna usposabljanja, lahko zagotovite, da bodo z njimi ustrezno ravnali le določeni zaposleni.

S šestimi standardnimi uporabniškimi skupinami pravic in večnivojsko ter več uporabniško prijavo v sistem, vam ecos Webman ponuja različne možnosti omejevanje dostopa. Različne konfiguracije vam omogočajo, da spremenijate vloge, določite čas dostopa in prilagodite druge varnostne ukrepe točno glede na vaše potrebe.

ecos specializirani sistemi vam pomagajo izpolniti zahteve pri hrambi zdravil in ugoditi zahtevanemu minimum varnosti vaših pacientov. Aktivne varnostne funkcije, kot je samodejno zapiranje predala, zagotavljajo, da hramba vsebine dejansko varna. To pomaga preprečiti človeško napako in zagotavlja, da so zdravila vaših pacientov vedno shranjena na varen način, zaščiten s kontroliranim dostopom.

Pri klasičnih omarah, je potrebno, da jasno dodelite predal z zdravili osebam, nalepiti nalepko na zunanjo stran predala. Le tako je vsebina jasno razvidna vsem zaposlem. Z inteligentnimi sistemi predalov to dosežete izključno digitalno, s spletno programsko opremo. Samo pooblaščeni zaposleni lahko v sistemu, na spletu ali v aplikaciji, vidijo, kateri predali so dodeljeni osebami in katero zdravilo jim je dodeljeno. To pomeni, da ustrezno varujemo podatke o pacientih ter hkrati skrbimo da zadostimo pogojem GDPR (zakon o varstvu podatkov v EU).