Nadzor ključev in vsebine v zdravstvu
Strokovnost na področju upravljanja ključev in premoženja v zdravstvu in zdravstveni oskrbi

Po 23 letih vsako dnevne uporabe ecos omarice za ključe, ki jo je kupila že mama gospoda Klasena, se je ponovno odločil za avtomatizacijo upravljanja ključev z ecos sistemi.
ecos systems je vodilni svetovni proizvajalec elektronskih omaric za hrambo ključev in sistemov za upravljanje premoženja. Strankam nudimo varno, učinkovito in sledljivo upravljanje s svojo lastnino.
podjetje je bilo ustanovljeno v začetku tisočletja, imamo dolgoletne izkušnje z upravljanjem ključev in premoženja. Zaradi pridobljenih izkušenj lahko podjetje ecos zadosti specifičnim zahtevam zdravstvenega sektorja, zlasti storitev ambulantne oskrbe. Vemo, kaj je za vas pomembno, da bi bili vaši procesi še učinkovitejši in varnejši, vam lahko ponudimo rešitve na naslednjih področjih uporabe:
- Upravljanje s ključi za hiše, stanovanja in sobe strank / pacientov.
- Upravljanje s ključi vozil vašega voznega parka
- Integrirana kontrola dostopa in beleženje delovnega časa za vaše zaposlene
- Inteligentno upravljanje z zdravili in delovno opremo
Naši inteligentni sistemi za upravljanje ključev se že uporabljajo v več kot 500 zdravstvenih ustanovah in 100 bolnišnicah po vsem svetu.
Štiri različna področja uporabe
Skrbimo za oskrbnike
Prva elektronska omarica za ključe iz ecos sistemov je bila razvita za lažjo vsakodnevno uporabniku prijazne ambulantne storitve. Takrat je bilo potrebno omarico priključiti osebni računalnik, da bi lahko upravljali ključe prek lokalne programske opreme.
Danes, po 20 letih nenehnih inovacij, je večina naših komponent strojne opreme stabilnejša. Sodobno programske opreme lahko zdaj upravljate z vašegim pametnim telefonom. Še vedno, pa je osnovna ideja vseh naših izdelkov ves ta čas ostala enaka – olajšanje vašega vsakdanjega življenja . Želimo si, da bi to nadaljevali tudi v prihodnosti z dodajanjem novih funkcij. Tukaj bi radi omenili nekaj:
Aktivacija dodatnih rež brez posredovanja tehnika
Ko se poviša število strank ali dodate novo področje delovanja, se vaša potreba po dodatnih ključnih režah nenadoma poveča. Pri običajnih sistemih za upravljanje ključev to zahteva drago in dolgotrajno namestitev tehnikov.
Elektronske omarice za ključe vam omogočajo aktiviranje dodatnih rež samostojno in brez orodja, samo z vnosom aktivacijske številke. Tako je mogoče aktivirati dodatne reže in dostopati do njih, v izredno kratkem času.
Če vaše potrebe nenadoma presežejo prosta mesta, je možno namestiti dodatne omare. Te je mogoče povezati z vašim obstoječim sistemom in krmilno enoto. Vse vaše nastavitve, konfiguracije in dodelitve ostanejo enake.

Naša stranka je po 23 letih zamenjala svoj popolnoma delujoč sistem, da bi izkoristila prednosti sodobne tehnologije.
Vzdržljivost pri vsakodnevni uporabi
Izkušnje so pokazale, da so naše omare za ključe vsakodnevno izpostavljene visoki stopnji uporabe. Pri povprečno 200 strankah se vrata kabineta v ambulanti odprejo in zaprejo približno 400-krat na dan.
Naše omarice za ključe so bile zasnovane ob upoštevanju visoke frekvence. Omare prve generacije, ki so bile dobavljene na začetku tisočletja, to dokazujejo, saj tudi po 20 letih uporabe delujejo brezhibno. Zaradi dolge življenjske dobe naših elektronskih omaric za ključe je naložba trajnostna, začetni stroški pa se amortizirajo že po nekaj letih.
-
omarica ecos key 180 z omaricami za hrambo vsebine
(devet 1M x 1/3 predalov) -
Omarica ecos key 180 s 7″ terminalom
-
Prejšnja generacija omarice ecos XL z 360 utori za ključe
-
Omarica ecos key 180 (levo) z omarico ecos ext 180
(desno) z možnostjo kasnejše aktivacije dodatnih utorov -
Stenska montaža omarice ecos key 40
-
Dve ločeni omarici ecos key 360 za hitrejši dostop do ključev

” S tem sistemom lahko vedno, z mislijo na naše stranke, sledimo rabi ključa. To je osnovni gradnik zaupanja na obeh straneh.“
-André Seidel,
Team Leader ServiceCenter DRK Hochtaunus
Upravljanje s ključi pacientov in strank

Ena najpomembnejših stvari za vzpostavitev zaupanja med negovalci in pacienti je možnost varne in sledljive hrambe ključev pacientov oziroma oskrbovancev.
V skladu z zahtevami o inšpekcijskem pregledu kakovosti Zdravstvene službe centralnega združenja zdravstvenih zavarovalnic (MDS) morajo zlasti ambulantne službe hraniti »ključe stanovanja oskrbovanih oseb nedostopne nepooblaščenim osebam«, oziroma »nepooblaščenim osebam ne sme biti omogočena dodelitev ključev stanovanja oskrbovanih oseb«.
Klasične ključavnice s ključi in hramba le teh v sefih ne izpolnjujejo omenjenih zahtev. Pomankljuvo je predvsem beleženja uporabe in omejevanje dostopa do ključev. Elektronske omarice za hrambo ključev so zasnovane natančno za te potrebe. Podroben izpis zgodovine uporabe, anonimizirano označevanje ključev in visoka varnost so ključne za vse ecos omarice za ključe.
Osnovna funcionalnost omaric za učinkovitejše vsakdanje delo:

Odklenjeni utori – večja učinkovitost za polovico cene
Za ambulantno oskrbo in klice v sili in posredovanju na domu, šteje samo ena stvar: hitrost. Da bi to omogočili, so na voljo “odklenjeni” utori.
To pomeni, da je mogoče vse ključe v omarici odstraniti takoj po uspešni prijavi uporabnika v sistem. Odstranitev in vračilo ključev je elektronsko evidentirana. Če uporabnik odstranjeni nepooblaščen ključ, se sproži alarm in obvesti skrbnika sistema e-pošti ali aplikaciji.
Ecos omarica za ključe, je zasnovana tako, da zagotavlja določeno stopnjo varnosti vaših ključev. Ključi vedno zaščiteni, kadar so zaprti, in vedno na voljo, ko jih potrebujete .
Poleg prihranka na času “odklenjeni utori” zmanjšajo tudi začetne stroške nakupa, saj so za polovico cenejši od “zaklenjenih” individualno nastavljivih utorov.

Intuitivno prikazovanje utora z LED oznakami
Upravljati s sto ali celo tisoč ključi uporabniku pogosto predstavlja izziv. To neposredno vodi do zamudnega iskanja, saj vaši zaposleni ob prihodu na delo, svojega ključa ne najdejo dovolj hitro.
Za lažje delo so vsi utori v elektronskih omaricah za ključe opremljene z LED oznakami. Po uspešni prijavi v omarico, sistem prepozna pooblaščene ključe in ustrezne utore označi z LED diodami. Na interaktivnem zaslon na dotik, se prikazuje tudi natančna lokacija posamezega ključa, tako da lahko hitro in enostavno najdete posamezni ključ, tudi če je omaric več.

Upravljajte s ključi strank in voznim parkom – hkrati
S sistemi za hrambo ključev ecos lahko upravljate obe vrsti ključev hkrati v eni omari. Programska modula ‘ecos fleet’ in ‘ecos access’ je mogoče različno dodeljevati vsakemu ključu ločeno. Poleg tega lahko skupine ključev individualno dodelite zaposlenim ali skupinam.
Ob uspešni prijavi v sistemu, je na voljo ustrezen ključ za avto in oskrbovano osebo hkrati. Tako oskrbovalec hkrati prejme vse ključe, ki jih potrebuje za obisk, v enem samem koraku ob pričetku dela.
Administracija, kjerkoli
Mobilne aplikacije so postale naša vsakdanjost. V ecos aplikaciji souporabniki na voljo vse osnovne funkcije elektronskih omaric za hrambo ključev in vsebine ki so na voljo tudi v programski opremi ecos webman. S pomočjo najnovejše tehnologije lahko enostavno v realnem času nadzirate stanje ter nepredvidene dogodke, tudi ko ste na poti ali doma. To prihrani čas, in pomaga pri vsakodnevnih rutinskih opravilih.


Daljinska sprostitev serije ključev
V nujnih primerih in izrednih razmerah se dokumentiranje dogodkov ponavadi ne izvaja. Kasneje pa je za rekonstrukcijo dogodkov potrebno veliko časa – če je sploh mogoče.
Vsaka sprostitv ključa na daljavo prek ecos aplikacije ali spletne programske opreme je v celoti dokumentirana – tudi ob nujnih primerih. Skrbnik sistema lahko ad hoc odpre vrata za uporabnika (tudi brez dodeljenih pravic) in mu sprosti potrebne ključe.

Zgodovina dogodkov in obvestila na vašem pametnem telefonu
Še posebej, ko gre za zaupanje vaših strank, ki so vam v hrambo predale ključe scojih stanovanj, je pomembno da zaupanja ne izneverimo. Strankam zagotovimo stalno sledljivost nihovih ključev.
Ecos elektronske omarice za ključe nemudoma registrirajo vsako odstranitev in vračilo ključa ter jih preko avtentikacije povežejo z zaposlenim. Zgodovina se posodablja v realnem času na vašem pametnem telefonu ali računalniku tako da v vsakem trenutku lahko vidite, kdo trenutno ima ali bi moral imeti ključ.
Za še boljši pregled dela lahko alarmni modul uporabimo za nastavitev samodejnega obveščanja v primeru prekoračiutve časa vrnitve. Če ob koncu določenega obdobja, na primer ob koncu izmene, ključ ni vrnjen, boste prek aplikacije ecos prejeli potisno obvestilo
Predaja in prenos ključev
Če službena vozila uporabljate skupaj z drugimi zaposlenimi, je izjemno priročno, da ob koncu izmene, ključ svojega vozila neposredno predate svojemu sodelavcu. Ob tem izgubimo sledljivost saj klasične omarice za ključe ne morejo registrirati predaje ključa. Iz tega vidika je priporočljivo upravljanje s ključi z elektronsko omarico za ključe saj bo ta sledljivost zagotovljena. Oba uporabnika se vrneta k omarici s ključi, vrneta ključ in ga nato zopet odstranita. Ker pa to ni priročno, obstaja mobilna rešitev.
Ecos elektronske omarice za ključe omogočajo, da le s pritiskom na gumb v ecos mobilni aplikacije predate ključ. Izmenjava podatkov v realnem času naših sistemov, zagotavlja, da omarica za ključe v istem trenutku prejme informacijo o spremembi uporabnika in jih ustrezno dokumentira v svoj dneevnik dogodkov. Ob koncu delovnega dne lahko sodelavec, ki je ključ prevzel, le tega vrnev omarico. Tako je sledljivost ves čas zagotovljena.
Upravljanje flote vozil na avtopilotu
Poleg samega upravljanja s ključi, vaš vozni park vključuje tudi širok nabor zamudnih administrativnih opravil. Naši inteligenti sistemi ecos omaric za ključe vam lahko do neke mere avtomatizirajo in digitalizirajo določene procese.
V kombinaciji z našo rešitvijo za upravljanje voznega parka “ecos fleet” lahko upravljate z vozili in hkrati zmanjšate potrebno birokracijo.


Načrtovanje poti v spletni aplikaciji
Načrtovanje poti v spletni aplikaciji
Ena od nalog kot skrbnika je odgovorno načrtovanje potovanj vaših voznikov. V naši spletni aplikaciji vam ponujamo možnost centralnega upravljanja vseh potrebnih korakov na enem mestu in s katere koli naprave.
Če želite to doseči, pri ustvarjanju poti, preprosto dodelite ustrezne ključe stranke in vozila zaposlenemu ali skupini. Prenos podatkov v realnem času med sistemi zagotavlja, da lahko vaši vozniki takoj vidijo pot, ki je bila zanje načrtovana, in ustrezne ključe v sistemu. Kadar dodate nove stranke, jih preprosto dodelite obstoječi skupini ali poti, in jih tako brez posebnih težav integrirate v svoj sistem.

Avtomatizirano zbiranje podatkov vozil
Kot izvajalec ambulantnih storitev morate imeti vedno ažuren pregled nad klčjučnimi podatki vašega voznega parka. Servisni termini, stanje goriva v rezervoarjih vozil ali pa poškodbe na vozilu lahko predstavljajo zamudo ali celo preprečijo pomembne obiske pri pacientih, če o njih niosmo obvešečni in ostanejo neopaženi.
Z avtomatiziranem postopkom so ob koncu poti in vračilu ključa, vsi zaposleni pozvani, da vnesejo določene podatke, ki se nanašajo na vozilo. Podatke vnesejo na zaslonu omarice s ključi. Vneseni podatki o prevoženih kilometrih, nivoju goriva ali celo poškodbah se nato prenesejo v spletno programsko opremo, kjer si jih lahko kot skrbnik kadar koli ogledate. Če sistem zazna potrebo po vzdrževanju, boste po e-pošti prejeli potisno obvestilo in vozilo ne bo več na voljo za nadaljnjo uporabo. S hitrim pregledom volzil lahko zagotovite, da so vsa vozila v vašem voznem parku pripravljena za uporabo, ko je to potrebno, brez dodatnih administrativnih naporov. V primeru nujnih klicev v sili lahko to brez dvoma reši življenja.

Preverjanje vozniškega dovoljenja + prijavljanje v sistem
Če želite zagotovjati, da so vaši zaposleni primerni za vožnjo, morate v rednih časovnih obdobjih preverjati veljavnost njihovih vozniških dovoljenj. To se zlahka pozabi, vendar je nujno potrebno v kolikor želi biti podjetje pravno zaščiteno.
Z ecos omaricami za ključe lahko avtomatizirate rutinsko preverjanje tako, da zahtevate, da se vozniško dovoljenje preverja v naključnih intervalih ali pa ga uporabite kot medij za prijavljanje v omarico za ključe vsakič, ob prihodu na delovno mesto. Vrata omarice se odprejo le, če je bilo uporabljeno veljavno vozniško dovoljenje. Kot skrbnik siostema imate pregled vseh veljavnih dovoljenj. Fotografijo vozniških dovoljenj zaposlenih pridobite prek aplikacije ecos.

Digitalni dnevnik vozil
Pogosto zaposleni službena vozila uporabljajo tudi za zasebno uporabo. To je lahko težava pri obračunavanju potnih stroškov. S pametnim digitalnim lahko dosežete sledljivost in segmentiranj potovanja na poslovno, zasebno ali mešano potovanje.
V nasprotju z običajnimi vozniškimi dnevniki, ecos pametni vozniški dnevnik deluje v celoti s pomočjo aplikacije, tako da ne potrebujete več dodatnega modula, ki mora biti vgrajen v vozilu. Če pa zaposleni nimajo mobilnega telefona, je še vedno na voljo tudi različica vtičnika OBD, ki brezžično prenaša zajete podatke v spletno programsko opremo omarice za ključe.
Kontrola dostopa in beleženje delovnega časa za zaposlene
Kot skrbnik pogosto pričnete z delom zelo zgodaj zjutraj. V kolikor vas ne, lahko pride do neprijetnega čakanja saj zaposleni ne pridejo do ključev svojih pisarn.
V izrednih razmerah, kjer je potrebno hitro posredovanje in ukrepanje, to lahko nastane velik problem. Zato nudimo sistem nadzora dostopa skupaj z ecos terminali za zunanjo uporabo. S takimi terminali lahko registrirani zaposleni odpirajo vhodna vrata in dostopajo do svojih prostorov brez posredovanja skrbnika.


Dostop brez ključa za vse zaposlene
Kot v vseh sistemih strojne opreme je tudi pri terminalih možnih več načinov preverjanja pristnosti. S PIN kodo, kartico RFID ali prstnim odtisom se lahko vaši zaposleni identificirajo brez potrebe po ključu.
Terminal posreduje informacijo v omarico za ključe, nameščena je v stavbi, ki nato odpre vhodna vrata. Tako omogočimo vašim zaposlenim dostop v prostor ob nenačrtovanem času.

Integrirano beleženje delovnega časa
Z modulom za beleženje časa ‘ecos time’ lahko vaši zaposleni beležijo porabljen delovni čas, takoj ko se prijavijo v sistem. S pomočjo zaslona na dotik, jih sistem pozove, da zabeležijo začetek ali konec svojega delovnega časa.
Z beleženjem delovnega časa lahko prihranimo odvečno ročno dokumentiranje časa.
Beleženje časa je mogoče priročno voditi tudi na mobilnih napravah z aplikacijo ecos.
Inteligentni sistemi za hrambo zdravil
Zdravstvene organizacije ali izvajaleci zdravstvene oskrbe morajo v določenih državah izpolnjevati obveznosti shranjevanja in hrambe zdravil. Pri tem so zavezane določenim specifičnim zakonskim predpisom, ki jih klasične omarice za hrambo zdravil pogosto ne izpolnjujejo.
Inteligentni sistemi elektronskih predalčkov pomagajo pri hrambi zdravil in poenostavijo potek dela pri izdajanju zdravil. Da to dosežemo, moramo preprosto povezati sistem za upravljanje zdravil z omarico za ključe in oba nadzorovati in upravljati v enotni programski opremi. Zamenjava zastarelih omaric ni ovira.

Reguliran potek dela pri uporabi razdelilnika zdravil
Pri zagotavljanju zdravstvene oskrbe svojim pacientom morate zagotoviti, da se vsako zdravilo dozira v ustrezni količini in v rednih časovnih obdobjih. Človeška napaka pri pripravi količine zdravil ima lahko resne zdravstvene posledice za pacienta. Inteligentni ecos predali in depoji imajo funkcijo zaznavanja teže, z natančnostjo do 1 g ki vas obvešča o kakršnih koli odstopanjih z zvočnimi, vizualnimi in/ali digitalnimi signali.
V spletni programski opremi lahko preprosto določite težo polno napolnjenega organizatorja tablet. Če zaposleni v predal odloži prazen ali premalo naložen organizarot, sistem zazna odstopanje teže in glede na prednastavljene podatke samodejno sproži alarm ali ustrezno potisno obvestilo. LED dioda, nameščena na zunanji strani predala, vam prikazuje trenutno stanje škatle za tablete:
- Izklopljeno – kadar je škatla prazna
- Rdeča – ko je organizaror tablet neustrezno napolnjen / zazna se odstopanje teže
- Zelena – ko je prisoten organizator tablet ustrezne teže.
Individualne pravice dostopa
Tako kot omarice za ključe, lahko tudi v sistemih upravljanja z zdravili določite individualne pravice dostopa za vsak predal poosebaj. To vam omogoča, da natančno določite, katera oseba lahko dostopa do katerega predala v skladu s pooblastilom vaših zaposlenih. Zlasti v primeru zdravil ali inštrumentov, ki zahtevajo posebna usposabljanja, lahko zagotovite, da bodo z njimi ustrezno ravnali le določeni zaposleni.
S šestimi standardnimi uporabniškimi skupinami pravic in večnivojsko ter več uporabniško prijavo v sistem, vam ecos Webman ponuja različne možnosti omejevanje dostopa. Različne konfiguracije vam omogočajo, da spremenijate vloge, določite čas dostopa in prilagodite druge varnostne ukrepe točno glede na vaše potrebe.

Varnost pri hrambi zdravil in pacientov (podatki)
ecos specializirani sistemi vam pomagajo izpolniti zahteve pri hrambi zdravil in ugoditi zahtevanemu minimum varnosti vaših pacientov. Aktivne varnostne funkcije, kot je samodejno zapiranje predala, zagotavljajo, da hramba vsebine dejansko varna. To pomaga preprečiti človeško napako in zagotavlja, da so zdravila vaših pacientov vedno shranjena na varen način, zaščiten s kontroliranim dostopom.
Pri klasičnih omarah, je potrebno, da jasno dodelite predal z zdravili osebam, nalepiti nalepko na zunanjo stran predala. Le tako je vsebina jasno razvidna vsem zaposlem. Z inteligentnimi sistemi predalov to dosežete izključno digitalno, s spletno programsko opremo. Samo pooblaščeni zaposleni lahko v sistemu, na spletu ali v aplikaciji, vidijo, kateri predali so dodeljeni osebami in katero zdravilo jim je dodeljeno. To pomeni, da ustrezno varujemo podatke o pacientih ter hkrati skrbimo da zadostimo pogojem GDPR (zakon o varstvu podatkov v EU).
Nekaj naših strank s področja zdravstvenega varstva

” Nemogoče si je predstavljati življenje brez sistema za hrambo ključev. Brez takega sistema ne moremo več delati “
-Benjamin Klasen,
Lastnik Pflegedienste Klasen
Kontaktirajte nas za več informacij

Vas zanima še več rešitev s prodročja zdravstvene nege
Stopite v kontakt z našimi strokovnjaki
Želite ponudbo za vašo zdravstveno storitev ali ustanovo?
"*" indicates required fields