Skip to main content

Sleutels en activabeheer
in de gezondheidszorg

Sleutels en activabeheer
in de gezondheidszorg

ecos expertise in sleutels en vermogensbeheer voor de gezondheidszorg

klassen_care_services_customer

Na 23 jaar een perfect werkende ecos sleutelkast te hebben gebruikt, gekocht door de moeder van de heer Klasen, ging hij opnieuw in zee met ecos systems om het sleutelbeheer te automatiseren.

ecos systems is een toonaangevende wereldwijde fabrikant van elektronische sleutelkasten en systemen voor activabeheer. Wij ondersteunen onze klanten bij het veilig, efficiënt en traceerbaar beheren van hun activa.

Sinds de oprichting van het bedrijf aan het begin van het millennium hebben wij jarenlange gespecialiseerde ervaring in sleutels en asset management. Hierdoor heeft ecos kunnen voldoen aan zowel de algemene als de unieke eisen van de zorgsector, met name de ambulante zorg. Wij weten precies wat voor u belangrijk is Om uw processen in de zorgsector efficiënter en veiliger te maken, ondersteunen wij u op vier toepassingsgebieden:

  1. Sleutelbeheer voor huis-, appartement- en kamersleutels van klanten/patiënten.
  2. Het beheer van voertuigsleutels van uw wagenpark.
  3. Geïntegreerde toegangscontrole en werktijdregistratie voor uw medewerkers.
  4. Intelligent vermogensbeheer voor medicijnen of werkapparatuur.

Onze intelligente sleutelbeheersystemen zijn al in gebruik bij meer dan 500 zorgdiensten en 100 ziekenhuizen wereldwijd.

ecos expertise in sleutels en vermogensbeheer voor de gezondheidszorg

klassen_care_services_customer

Na 23 jaar een perfect werkende ecos sleutelkast te hebben gebruikt, gekocht door de moeder van de heer Klasen, ging hij opnieuw in zee met ecos systems om het sleutelbeheer te automatiseren.

ecos systems is een toonaangevende wereldwijde fabrikant van elektronische sleutelkasten en systemen voor activabeheer. Wij ondersteunen onze klanten bij het veilig, efficiënt en traceerbaar beheren van hun activa.

Sinds de oprichting van het bedrijf aan het begin van het millennium hebben wij jarenlange gespecialiseerde ervaring in sleutels en asset management. Hierdoor heeft ecos kunnen voldoen aan zowel de algemene als de unieke eisen van de zorgsector, met name de ambulante zorg. Wij weten precies wat voor u belangrijk is Om uw processen in de zorgsector efficiënter en veiliger te maken, ondersteunen wij u op vier toepassingsgebieden:

  1. Sleutelbeheer voor huis-, appartement- en kamersleutels van klanten/patiënten.
  2. Het beheer van voertuigsleutels van uw wagenpark.
  3. Geïntegreerde toegangscontrole en werktijdregistratie voor uw medewerkers.
  4. Intelligent vermogensbeheer voor medicijnen of werkapparatuur.

Onze intelligente sleutelbeheersystemen zijn al in gebruik bij meer dan 500 zorgdiensten en 100 ziekenhuizen wereldwijd.

Wij zorgen voor de verzorgers

De allereerste elektronische sleutelkast van ecos systems werd ontwikkeld om de dagelijkse routine van een vriendelijke ambulante dienst te vergemakkelijken. Destijds moest een PC op de kast worden aangesloten om de sleutels via de lokale software te beheren.

Vandaag, na 20 jaar constante innovatie, zijn de meeste van onze vervaardigde hardwarecomponenten stabieler. Zelfs onze moderne softwarefuncties kunnen nu via uw smartphone worden bediend. Maar de kerngedachte achter de productie van al onze producten is al die tijd hetzelfde gebleven – uw dagelijks leven gemakkelijker maken. En we streven ernaar dit voort te zetten door in de toekomst nieuwe functies toe te voegen. We willen er hier enkele noemen:

Activering van extra slots zonder tussenkomst van een technicus

Wanneer u nieuwe klanten registreert of een nieuw werkgebied toevoegt, kan uw behoefte aan extra sleuven abrupt toenemen. Met conventionele sleutelbeheersystemen vereist dit een kostbare en tijdrovende inzet van technici.

Met onze elektronische sleutelkasten kunt u zelfstandig en zonder gereedschap extra sleuven activeren, gewoon door een activeringsnummer in te voeren. Dankzij deze functie kunnen extra slots worden geactiveerd en gebruikt, zelfs op korte termijn.

Zelfs als uw vraag plotseling toeneemt, is het mogelijk om extra kasten te installeren. Deze kunnen naadloos worden aangesloten op uw bestaande systeem en de bijbehorende besturingseenheid. Al uw instellingen, configuraties en toewijzingen blijven hetzelfde.

old_vs_new_key_cabinet_comparison

Onze klant heeft zijn perfect werkende systeem na 23 jaar vervangen om te kunnen profiteren van de moderne mogelijkheden.

Duurzaamheid bij intensief gebruik

De ervaring leert dat onze sleutelkastjes dagelijks aan een hoog gebruik worden blootgesteld. Met gemiddeld 200 klanten wordt de kastdeur bij een polikliniek ongeveer 400 keer per dag geopend en gesloten.  

Onze sleutelkasten zijn speciaal ontworpen met dit hoogfrequente gebruik in gedachten. Zelfs de kasten van de eerste generatie, die aan het begin van het millennium werden geleverd, zijn bewezen bestand tegen een overeenkomstig gebruik gedurende meer dan 20 jaar en functioneren nog steeds feilloos. De lange levensduur van onze elektronische sleutelkasten maakt ze tot een duurzame investering waarvan de initiële kosten na enkele jaren zijn afgeschreven.

Wij zorgen voor de verzorgers

De allereerste elektronische sleutelkast van ecos systems werd ontwikkeld om de dagelijkse routine van een vriendelijke ambulante dienst te vergemakkelijken. Destijds moest een PC op de kast worden aangesloten om de sleutels via de lokale software te beheren.

Vandaag, na 20 jaar constante innovatie, zijn de meeste van onze vervaardigde hardwarecomponenten stabieler. Zelfs onze moderne softwarefuncties kunnen nu via uw smartphone worden bediend. Maar de kerngedachte achter de productie van al onze producten is al die tijd hetzelfde gebleven – uw dagelijks leven gemakkelijker maken. En we streven ernaar dit voort te zetten door in de toekomst nieuwe functies toe te voegen. We willen er hier enkele noemen:

Activering van extra slots zonder tussenkomst van een technicus

Wanneer u nieuwe klanten registreert of een nieuw werkgebied toevoegt, kan uw behoefte aan extra sleuven abrupt toenemen. Met conventionele sleutelbeheersystemen vereist dit een kostbare en tijdrovende inzet van technici.

Met onze elektronische sleutelkasten kunt u zelfstandig en zonder gereedschap extra sleuven activeren, gewoon door een activeringsnummer in te voeren. Dankzij deze functie kunnen extra slots worden geactiveerd en gebruikt, zelfs op korte termijn.

Zelfs als uw vraag plotseling toeneemt, is het mogelijk om extra kasten te installeren. Deze kunnen naadloos worden aangesloten op uw bestaande systeem en de bijbehorende besturingseenheid. Al uw instellingen, configuraties en toewijzingen blijven hetzelfde.

Durability under high level of usage

Experience has shown that our key cabinets are exposed to a high level of usage every day. With an average of 200 customers, the cabinet door at an outpatient care service is opened and closed about 400 times a day.  

Our key cabinets are specially designed keeping this high-frequency usage in mind. Even the first-generation cabinets that were delivered at the beginning of the millennium have been proven to withstand a corresponding usage for over 20 years and still function flawlessly. The long service life of our electronic key cabinets makes them a sustainable investment whose initial costs are amortized after a few years.

old_vs_new_key_cabinet_comparison

Onze klant heeft zijn perfect werkende systeem na 23 jaar vervangen om te kunnen profiteren van de moderne mogelijkheden.

ecosystemen voor sleutelbeheer in gebruik bij onze klanten in de gezondheidszorg
ecos_cabinet_with_locker
ecos key 180 met aangebouwde lockers
(negen 1M x 1/3 depots)
ecos_cabinet_with_visitor_terminal
ecos key 180 geïntegreerd met onze 7″ terminal
older_generation_ecos_key_cabinet
Eerdere generatie ecos XL met 360 sleuven
ecos_key_cabinet_with_additional_slots
ecos key 180 (links) gekoppeld aan ecos ext 180 (rechts)
voor de optie om extra slots te activeren
wall_mounted_ecos_key_cabinet
Muurbevestiging ecos key 40
two_separate_ecos_key_cabinets
Twee afzonderlijke ecos key 360 om de toegang tot de toetsen
te versnellen
DRK_customer

” Met het systeem kunnen wij in de zin van onze klanten altijd elke sleutelbeweging traceren. Dit schept een belangrijke vertrouwensbasis voor beide partijen. “

-André Seidel,
Teamleider ServiceCenter DRK Hochtaunus

ecosystemen voor sleutelbeheer in gebruik bij onze klanten in de gezondheidszorg
ecos_cabinet_with_locker
ecos key 180 met aangebouwde lockers (negen 1M x 1/3 depots)
ecos_cabinet_with_visitor_terminal
ecos key 180 geïntegreerd met onze 7″ terminal
older_generation_ecos_key_cabinet
Eerdere generatie ecos XL met 360 sleuven
ecos_key_cabinet_with_additional_slots
ecos key 180 (links) gekoppeld aan ecos ext 180 (right) (rechts) voor de
optie om extra slots te activeren
wall_mounted_ecos_key_cabinet
Muurbevestiging ecos key 40
two_separate_ecos_key_cabinets
Twee afzonderlijke ecos key 360 om de toegang tot de toetsen te versnellen
DRK_customer

-André Seidel,
Teamleider ServiceCenter DRK Hochtaunus

” Met het systeem kunnen wij in de zin van onze klanten altijd elke sleutelbeweging traceren. Dit schept een belangrijke vertrouwensbasis voor beide partijen. “

Sleutelbeheer voor patiënt- en klantsleutels

ecos_key_cabinet_history_page_screenshot

Een van de belangrijkste basis om vertrouwen te scheppen tussen zorgverleners en patiënten is de mogelijkheid om de huis- en voordeursleutels van de patiënten of cliënten veilig en traceerbaar te bewaren.

Volgens de kwaliteitseisen van de Medische Dienst van de centrale vereniging van zorgverzekeraars (MDS) moeten met name ambulante zorgdiensten de “huissleutels van de verzorgden […] ontoegankelijk houden voor onbevoegden”, waarbij een “toewijzing van de huissleutels van de verzorgden niet mogelijk mag zijn voor onbevoegden”.

Traditionele sleutelborden en kluizen voldoen niet aan deze eis. Zij missen logging of de noodzakelijke beveiliging. Onze elektronische sleutelkasten daarentegen zijn juist ontworpen om aan deze behoefte te voldoen. Gedetailleerde geschiedenisregistratie, geanonimiseerde sleuteltagging en hoge beveiliging definiëren precies de sleutelkasten bij ecos.

Onze belangrijkste kast functies om het dagelijks leven efficiënter te maken:

Multiuser- und Multifaktor - Authentifikation

Ontgrendelde slots – hogere efficiëntie tegen de helft van de kosten

Voor ambulante zorg en spoedoproepen aan huis telt vooral één ding: snelheid. Om dit mogelijk te maken, bieden wij ontgrendelde slots aan.

Dit betekent dat alle sleutels in de kast kunnen worden verwijderd onmiddellijk nadat de gebruiker zich op het systeem heeft geauthenticeerd. De verwijdering en teruggave van sleutels wordt elektronisch geregistreerd. Als ongeautoriseerde sleutels worden verwijderd, gaat er een alarm af en wordt de beheerder per e-mail of app op de hoogte gebracht.

De ecosleutelkast, die in gesloten toestand inbraakwerend is ontworpen, zorgt voor de beveiliging van uw sleutels. Uw sleutels zijn dus altijd beschermd in gesloten toestand en snel beschikbaar wanneer ze nodig zijn.

Naast pure tijdsbesparing verlagen ontgrendelde sleuven ook de initiële aanschafkosten, aangezien deze verkrijgbaar zijn voor de helft van de prijs van de vergrendelde variant.

ecos_key_cabinet_displaying_keys_location_with_LEDs

Intuïtieve slotindicatie door LED’s

Het is vaak een uitdaging om enkele honderden of zelfs duizenden sleutels te beheren. Dit leidt direct tot tijdrovend zoeken als uw medewerkers bij aanvang van het werk niet snel genoeg de benodigde sleutels kunnen vinden.

Daarom zijn alle sleuven van onze elektronische sleutelkasten voorzien van individuele LED-lampjes. Wanneer u zich bij de locker authentiseert, herkent het intelligente systeem de voor u geautoriseerde sleutels en gaan alle bijbehorende LED’s branden. Het interactieve touch display van de sleutelkast toont ook de exacte locatie van de individuele sleutels, zodat elke individuele sleutel snel en gemakkelijk kan worden gevonden, zelfs als er meerdere kasten zijn.

customer_and_vehicle_keys_in_one_key_cabinet

Beheer van klant- en voertuigsleutels

Met ecosleutelbeheersystemen kunt u beide typen sleutels in één kast beheren. De softwaremodules ‘ecos fleet‘ en ‘ecos access‘ kunnen elk aan specifieke sleutels worden toegewezen. Bovendien kunnen de verschillende sleutelgroepen eenvoudig in de software worden toegewezen aan uw medewerkers en routes, dankzij de individuele toekenning van toegangsrechten.

Wanneer uw chauffeurs zich authenticeren op het systeem, worden ze gevraagd om zowel de klant- als de voertuigsleutel voor hun rit te verwijderen. Op die manier kunnen alle sleutels die zij nodig hebben in één systeem toegangsbeveiligd worden opgeslagen en in één enkele stap bij aanvang van de werkzaamheden worden verwijderd.

Sleutelbeheer voor patiënt- en klantsleutels

ecos_key_cabinet_history_page_screenshot

Een van de belangrijkste basis om vertrouwen te scheppen tussen zorgverleners en patiënten is de mogelijkheid om de huis- en voordeursleutels van de patiënten of cliënten veilig en traceerbaar te bewaren.

Volgens de kwaliteitseisen van de Medische Dienst van de centrale vereniging van zorgverzekeraars (MDS) moeten met name ambulante zorgdiensten de “huissleutels van de verzorgden […] ontoegankelijk houden voor onbevoegden”, waarbij een “toewijzing van de huissleutels van de verzorgden niet mogelijk mag zijn voor onbevoegden”.

Traditionele sleutelborden en kluizen voldoen niet aan deze eis. Zij missen logging of de noodzakelijke beveiliging. Onze elektronische sleutelkasten daarentegen zijn juist ontworpen om aan deze behoefte te voldoen. Gedetailleerde geschiedenisregistratie, geanonimiseerde sleuteltagging en hoge beveiliging definiëren precies de sleutelkasten bij ecos.

Onze belangrijkste kast functies om het dagelijks leven efficiënter te maken:

Ontgrendelde slots – hogere efficiëntie tegen de helft van de kosten

Multiuser- und Multifaktor - Authentifikation

Voor ambulante zorg en spoedoproepen aan huis telt vooral één ding: snelheid. Om dit mogelijk te maken, bieden wij ontgrendelde slots aan.

Dit betekent dat alle sleutels in de kast kunnen worden verwijderd onmiddellijk nadat de gebruiker zich op het systeem heeft geauthenticeerd. De verwijdering en teruggave van sleutels wordt elektronisch geregistreerd. Als ongeautoriseerde sleutels worden verwijderd, gaat er een alarm af en wordt de beheerder per e-mail of app op de hoogte gebracht.

De ecosleutelkast, die in gesloten toestand inbraakwerend is ontworpen, zorgt voor de beveiliging van uw sleutels. Uw sleutels zijn dus altijd beschermd in gesloten toestand en snel beschikbaar wanneer ze nodig zijn.

Naast pure tijdsbesparing verlagen ontgrendelde sleuven ook de initiële aanschafkosten, aangezien deze verkrijgbaar zijn voor de helft van de prijs van de vergrendelde variant.

Intuïtieve slotindicatie door LED’s

ecos_key_cabinet_displaying_keys_location_with_LEDs

Het is vaak een uitdaging om enkele honderden of zelfs duizenden sleutels te beheren. Dit leidt direct tot tijdrovend zoeken als uw medewerkers bij aanvang van het werk niet snel genoeg de benodigde sleutels kunnen vinden.

Daarom zijn alle sleuven van onze elektronische sleutelkasten voorzien van individuele LED-lampjes. Wanneer u zich bij de locker authentiseert, herkent het intelligente systeem de voor u geautoriseerde sleutels en gaan alle bijbehorende LED’s branden. Het interactieve touch display van de sleutelkast toont ook de exacte locatie van de individuele sleutels, zodat elke individuele sleutel snel en gemakkelijk kan worden gevonden, zelfs als er meerdere kasten zijn.

Beheer van klant- en voertuigsleutels

customer_and_vehicle_keys_in_one_key_cabinet

Met ecosleutelbeheersystemen kunt u beide typen sleutels in één kast beheren. De softwaremodules ‘ecos fleet‘ en ‘ecos access‘ kunnen elk aan specifieke sleutels worden toegewezen. Bovendien kunnen de verschillende sleutelgroepen eenvoudig in de software worden toegewezen aan uw medewerkers en routes, dankzij de individuele toekenning van toegangsrechten.

Wanneer uw chauffeurs zich authenticeren op het systeem, worden ze gevraagd om zowel de klant- als de voertuigsleutel voor hun rit te verwijderen. Op die manier kunnen alle sleutels die zij nodig hebben in één systeem toegangsbeveiligd worden opgeslagen en in één enkele stap bij aanvang van de werkzaamheden worden verwijderd.

Administratie onderweg

Mobiele apps zijn tegenwoordig heel gewoon. Daarom hebben we de dagelijkse functies van onze elektronische lockers en kasten uit de ecos webman binnen handbereik gebracht in de ecos app. Met behulp van de nieuwste technologieën kunt u spontane dienstwisselingen of onvoorziene gebeurtenissen gemakkelijk onderweg aansturen en vanuit huis in realtime controleren. Dit bespaart niet alleen kostbare tijd, maar tilt ook uw dagelijkse routine naar een nieuw technologisch niveau.

opening_door_via_ecos_app_screenshot
ecos_key_cabinet

Afstandsbediening van de sleutelhanger

In noodgevallen of bijzondere situaties wordt de documentatie meestal terzijde gelegd. Achteraf kost het echter veel tijd om het scenario te reconstrueren – als dat al mogelijk is.
Vrijgave op afstand via de ecos app of websoftware is erop gericht om allerlei situaties volledig te documenteren. Zo kan een beheerder ad hoc de deur openen voor een persoon (zonder rechten) en de sleutelbos vrijgeven.

ecos_alarm_module_screenshot

Live geschiedenis en alarmberichten op uw smartphone

Vooral als het gaat om waarden die cruciaal zijn voor de veiligheid, zoals het vertrouwen dat uw klanten hebben getoond door u de sleutels van het appartement te geven, is het belangrijk om altijd te weten waar hun sleutels zich bevinden.

Onze intelligente sleutelkasten registreren daarom direct elke sleuteluitname en -teruggave, en wijzen ze via authenticatie uniek toe aan de betreffende medewerker. De geschiedenis wordt in real time bijgewerkt op uw smartphone of computer en u ziet in één oogopslag wie de sleutel heeft of zou moeten hebben.

Voor een nog betere coördinatie kan onze alarmmodule worden gebruikt om een automatische melding in te stellen bij niet-teruggave. Als een sleutel aan het einde van een door u gedefinieerde periode, bijvoorbeeld aan het einde van een dienst, niet volgens plan wordt ingeleverd, ontvangt u een pushmelding via de ecos app.

Voor noodoproepen thuis bieden we ook een verbinding van de systeembesturing met uw alarmsysteem. Als u een alarm ontvangt, activeert dit onmiddellijk het noodontgrendelingssysteem en geeft het automatisch alle sleutels vrij die nodig zijn voor de bediening in de kast. Als medewerker wordt u zelf ook op de hoogte gebracht van het inkomende alarm via een pushmelding op uw smartphone.

Mobiele sleuteloverdracht en overdracht

Als u bedrijfsvoertuigen samen met andere werknemers gebruikt, is het meestal (met conventionele kasten) uiterst handig om uw voertuigsleutel direct aan de volgende collega te overhandigen, vooral bij ploegwisselingen. Maar dan is er geen traceerbaarheid of verantwoording – conventionele kasten kunnen de overdracht van de sleutel niet registreren. Daarom is een elektronische sleutelkast een betere optie. Bij het beheer van uw sleutels met een elektronische sleutelkast gaat deze veiligheid en traceerbaarheid echter ten koste van het gebruiksgemak. Om uw collega te documenteren als de juiste gebruiker van de sleutel, moet u beiden eerst terugkeren naar de sleutelkast, de sleutel terugleggen en uw collega de sleutel laten verwijderen.

Dit is niet het geval met elektronische sleutelkasten van ecos. Wij stellen u in staat om met één druk op de knop via onze app een sleutel van de ene persoon aan de andere over te dragen. Dankzij de real-time gegevensuitwisseling van al onze systemen ontvangt uw sleutelkast onmiddellijk informatie over de gebruikerswissel en documenteert deze in de historie. Aan het einde van het traject kan uw collega die het overneemt, de sleutel die u heeft meegenomen gewoon teruggeven. De traceerbaarheid van de sleutelbewegingen is dus steeds verzekerd.

Administratie onderweg

Mobiele apps zijn tegenwoordig heel gewoon. Daarom hebben we de dagelijkse functies van onze elektronische lockers en kasten uit de ecos webman binnen handbereik gebracht in de ecos app. Met behulp van de nieuwste technologieën kunt u spontane dienstwisselingen of onvoorziene gebeurtenissen gemakkelijk onderweg aansturen en vanuit huis in realtime controleren. Dit bespaart niet alleen kostbare tijd, maar tilt ook uw dagelijkse routine naar een nieuw technologisch niveau.

Afstandsbediening van de sleutelhanger

opening_door_via_ecos_app_screenshot

In noodgevallen of bijzondere situaties wordt de documentatie meestal terzijde gelegd. Achteraf kost het echter veel tijd om het scenario te reconstrueren – als dat al mogelijk is.
Vrijgave op afstand via de ecos app of websoftware is erop gericht om allerlei situaties volledig te documenteren. Zo kan een beheerder ad hoc de deur openen voor een persoon (zonder rechten) en de sleutelbos vrijgeven.

Live geschiedenis en alarmberichten op uw smartphone

ecos_alarm_module_screenshot

Vooral als het gaat om waarden die cruciaal zijn voor de veiligheid, zoals het vertrouwen dat uw klanten hebben getoond door u de sleutels van het appartement te geven, is het belangrijk om altijd te weten waar hun sleutels zich bevinden.

Onze intelligente sleutelkasten registreren daarom direct elke sleuteluitname en -teruggave, en wijzen ze via authenticatie uniek toe aan de betreffende medewerker. De geschiedenis wordt in real time bijgewerkt op uw smartphone of computer en u ziet in één oogopslag wie de sleutel heeft of zou moeten hebben.

Voor een nog betere coördinatie kan onze alarmmodule worden gebruikt om een automatische melding in te stellen bij niet-teruggave. Als een sleutel aan het einde van een door u gedefinieerde periode, bijvoorbeeld aan het einde van een dienst, niet volgens plan wordt ingeleverd, ontvangt u een pushmelding via de ecos app.

Voor noodoproepen thuis bieden we ook een verbinding van de systeembesturing met uw alarmsysteem. Als u een alarm ontvangt, activeert dit onmiddellijk het noodontgrendelingssysteem en geeft het automatisch alle sleutels vrij die nodig zijn voor de bediening in de kast. Als medewerker wordt u zelf ook op de hoogte gebracht van het inkomende alarm via een pushmelding op uw smartphone.

Mobiele sleuteloverdracht en overdracht

Als u bedrijfsvoertuigen samen met andere werknemers gebruikt, is het meestal (met conventionele kasten) uiterst handig om uw voertuigsleutel direct aan de volgende collega te overhandigen, vooral bij ploegwisselingen. Maar dan is er geen traceerbaarheid of verantwoording – conventionele kasten kunnen de overdracht van de sleutel niet registreren. Daarom is een elektronische sleutelkast een betere optie. Bij het beheer van uw sleutels met een elektronische sleutelkast gaat deze veiligheid en traceerbaarheid echter ten koste van het gebruiksgemak. Om uw collega te documenteren als de juiste gebruiker van de sleutel, moet u beiden eerst terugkeren naar de sleutelkast, de sleutel terugleggen en uw collega de sleutel laten verwijderen.

Dit is niet het geval met elektronische sleutelkasten van ecos. Wij stellen u in staat om met één druk op de knop via onze app een sleutel van de ene persoon aan de andere over te dragen. Dankzij de real-time gegevensuitwisseling van al onze systemen ontvangt uw sleutelkast onmiddellijk informatie over de gebruikerswissel en documenteert deze in de historie. Aan het einde van het traject kan uw collega die het overneemt, de sleutel die u heeft meegenomen gewoon teruggeven. De traceerbaarheid van de sleutelbewegingen is dus steeds verzekerd.

Uw vlootbeheer op de automatische piloot

Naast puur sleutelbeheer brengt uw wagenpark ook allerlei tijdrovende administratieve taken met zich mee. Onze intelligente ecosleutelkasten kunnen deze terugkerende processen voor u automatiseren en digitaliseren.

In combinatie met onze fleet management oplossing ‘ecos fleet‘ profiteert u van de moderne mogelijkheden en vermindert u de bureaucratie rondom uw wagenpark.

vehicle_fleet
ecos_web_application_for_tour_planning

Tourplanning in de webapplicatie

Een van uw grootste taken als administrateur is het verantwoord plannen van de ritten van uw chauffeurs. In onze webapplicatie bieden wij u de mogelijkheid om uw volledige administratieve taken centraal op één plaats en vanaf elk eindtoestel te beheren.

Hiervoor wijst u bij het aanmaken van een rit in de webapplicatie eenvoudigweg de bijbehorende klant- en voertuigsleutels toe aan een medewerker of ‘shift’-groep. De real-time gegevensoverdracht tussen onze systemen zorgt ervoor dat uw chauffeurs de nu geplande rit en de bijbehorende sleutels al op het systeem kunnen zien. Als u nieuwe klanten toevoegt, kunt u ze gewoon aan een bestaande groep of tour toewijzen om ze zonder enige moeite in uw systeem te integreren.

vehicle_data_collection_on_the_key_cabinet

Geautomatiseerde verzameling van relevante vlootgegevens

Als ambulante dienstverlener moet u altijd een actueel overzicht hebben van de relevante gegevens van uw wagenpark. Hangend onderhoud, lege tanks of zelfs schade aan uw voertuigen kunnen belangrijke spoedritten vertragen of zelfs verhinderen als ze onopgemerkt blijven.

Met onze intelligente inleverprocedure worden uw medewerkers bij het inleveren van de autosleutel na afloop van hun rit gevraagd om de voor het voertuig relevante gegevens in te voeren op het display van de sleutelkast. De ingevoerde gegevens over kilometerstand, brandstofniveau of zelfs schade worden vervolgens rechtstreeks naar de websoftware overgedragen, waar u ze als beheerder op elk moment kunt bekijken. Als het systeem registreert dat er onderhoud nodig is, ontvangt u een pushmelding per e-mail en wordt het onklaar gemaakte voertuig geblokkeerd voor verder gebruik. Met dit overzicht kunt u er altijd voor zorgen dat alle voertuigen in uw wagenpark klaar zijn voor gebruik wanneer dat nodig is, zonder enige administratieve inspanning. Vooral bij dringende noodoproepen aan huis kan dit bij twijfel levens redden.

ecos_key_cabinet_feature_driver_licence_check

Rijbewijscontrole + verificatie direct in het systeem

Om ervoor te zorgen dat uw werknemers rijgeschikt zijn, moet u regelmatig de aanwezigheid en geldigheid van hun rijbewijs controleren. Dit kan gemakkelijk worden vergeten, maar is noodzakelijk om wettelijk beschermd te zijn.

Met onze sleutelkasten kunt u deze routinecontrole automatiseren door ofwel het rijbewijs op willekeurige tijdstippen via het systeem op te vragen, ofwel het rijbewijs te gebruiken als authenticatiemiddel bij de sleutelkast telkens wanneer de werknemer in dienst komt. De kastdeur gaat dan alleen open als een geldig rijbewijs is herkend. Als beheerder krijgt u een volledig overzicht van alle geloofsbrieven. U kunt ook foto’s van de rijbewijzen van de medewerkers verkrijgen via de ecos app.

ecos_digital_logbook_for_vehicles

Digitaal bestuurderslogboek voor alle voertuigen

Het komt vaak voor dat werknemers de bedrijfsvoertuigen voor privédoeleinden gebruiken. Dit kan leiden tot onnodig hoge kosten voor de belastingheffing met de 1%-regeling. Met ons slimme bestuurderslogboek kunt u elke rit volledig traceren en categoriseren als een zakelijke, privé of gemengde rit. U kunt de belastingdienstconforme evaluatie indienen bij uw lokale autoriteiten en alleen belasting betalen over wat er werkelijk is gereden.

In tegenstelling tot conventionele bestuurderslogboeken werkt ons ecos smart driver’s logbook volledig via een app, dus u heeft geen extra module meer nodig die u in uw voertuigen moet installeren. Als uw medewerkers geen mobiele telefoon hebben, bieden wij op verzoek ook een OBD plug-in variant aan, die de geregistreerde gegevens draadloos doorstuurt naar de websoftware van uw sleutelkast.

Uw vlootbeheer op de automatische piloot

vehicle_fleet

Naast puur sleutelbeheer brengt uw wagenpark ook allerlei tijdrovende administratieve taken met zich mee. Onze intelligente ecosleutelkasten kunnen deze terugkerende processen voor u automatiseren en digitaliseren.

In combinatie met onze fleet management oplossing ‘ecos fleet‘ profiteert u van de moderne mogelijkheden en vermindert u de bureaucratie rondom uw wagenpark.

Tourplanning in de webapplicatie

ecos_web_application_for_tour_planning

Een van uw grootste taken als administrateur is het verantwoord plannen van de ritten van uw chauffeurs. In onze webapplicatie bieden wij u de mogelijkheid om uw volledige administratieve taken centraal op één plaats en vanaf elk eindtoestel te beheren.

Hiervoor wijst u bij het aanmaken van een rit in de webapplicatie eenvoudigweg de bijbehorende klant- en voertuigsleutels toe aan een medewerker of ‘shift’-groep. De real-time gegevensoverdracht tussen onze systemen zorgt ervoor dat uw chauffeurs de nu geplande rit en de bijbehorende sleutels al op het systeem kunnen zien. Als u nieuwe klanten toevoegt, kunt u ze gewoon aan een bestaande groep of tour toewijzen om ze zonder enige moeite in uw systeem te integreren.

Geautomatiseerde verzameling van relevante vlootgegevens

vehicle_data_collection_on_the_key_cabinet

Als ambulante dienstverlener moet u altijd een actueel overzicht hebben van de relevante gegevens van uw wagenpark. Hangend onderhoud, lege tanks of zelfs schade aan uw voertuigen kunnen belangrijke spoedritten vertragen of zelfs verhinderen als ze onopgemerkt blijven.

Met onze intelligente inleverprocedure worden uw medewerkers bij het inleveren van de autosleutel na afloop van hun rit gevraagd om de voor het voertuig relevante gegevens in te voeren op het display van de sleutelkast. De ingevoerde gegevens over kilometerstand, brandstofniveau of zelfs schade worden vervolgens rechtstreeks naar de websoftware overgedragen, waar u ze als beheerder op elk moment kunt bekijken. Als het systeem registreert dat er onderhoud nodig is, ontvangt u een pushmelding per e-mail en wordt het onklaar gemaakte voertuig geblokkeerd voor verder gebruik. Met dit overzicht kunt u er altijd voor zorgen dat alle voertuigen in uw wagenpark klaar zijn voor gebruik wanneer dat nodig is, zonder enige administratieve inspanning. Vooral bij dringende noodoproepen aan huis kan dit bij twijfel levens redden.

Rijbewijscontrole + verificatie direct in het systeem

ecos_key_cabinet_feature_driver_licence_check

Om ervoor te zorgen dat uw werknemers rijgeschikt zijn, moet u regelmatig de aanwezigheid en geldigheid van hun rijbewijs controleren. Dit kan gemakkelijk worden vergeten, maar is noodzakelijk om wettelijk beschermd te zijn.

Met onze sleutelkasten kunt u deze routinecontrole automatiseren door ofwel het rijbewijs op willekeurige tijdstippen via het systeem op te vragen, ofwel het rijbewijs te gebruiken als authenticatiemiddel bij de sleutelkast telkens wanneer de werknemer in dienst komt. De kastdeur gaat dan alleen open als een geldig rijbewijs is herkend. Als beheerder krijgt u een volledig overzicht van alle geloofsbrieven. U kunt ook foto’s van de rijbewijzen van de medewerkers verkrijgen via de ecos app.

Digitaal bestuurderslogboek voor alle voertuigen

ecos_digital_logbook_for_vehicles

Het komt vaak voor dat werknemers de bedrijfsvoertuigen voor privédoeleinden gebruiken. Dit kan leiden tot onnodig hoge kosten voor de belastingheffing met de 1%-regeling. Met ons slimme bestuurderslogboek kunt u elke rit volledig traceren en categoriseren als een zakelijke, privé of gemengde rit. U kunt de belastingdienstconforme evaluatie indienen bij uw lokale autoriteiten en alleen belasting betalen over wat er werkelijk is gereden.

In tegenstelling tot conventionele bestuurderslogboeken werkt ons ecos smart driver’s logbook volledig via een app, dus u heeft geen extra module meer nodig die u in uw voertuigen moet installeren. Als uw medewerkers geen mobiele telefoon hebben, bieden wij op verzoek ook een OBD plug-in variant aan, die de geregistreerde gegevens draadloos doorstuurt naar de websoftware van uw sleutelkast.

Toegangscontrole en werktijdregistratie voor uw werknemers

Als zorgverlener begin je ’s ochtends vaak heel vroeg met je werk. Er kunnen onaangename wachttijden ontstaan als er geen begeleider ter plaatse is met de toegangssleutels van het hoofdkantoor.

Vooral in noodsituaties, waarbij snel handelen vereist is, wordt dit een groot probleem. Daarom bieden wij ons toegangscontrolesysteem samen met ecos terminals voor buiten aan. Met deze terminals kunnen uw geregistreerde medewerkers zonder sleutel de deuren laten openen en toegang krijgen tot het gebouw.

ecos_visitor_management_terminal
authentication_on_ecos_key_cabinet

Toegang zonder sleutel voor alle werknemers

Zoals bij al onze hardwaresystemen zijn ook bij onze terminals meerdere authenticatiemogelijkheden mogelijk. Via een pincode, RFID-kaart of vingerafdrukherkenning kunnen uw medewerkers zich zonder sleutel identificeren.

De terminal geeft de binnenkomende informatie in real time door aan de sleutelkast in het gebouw, die vervolgens de deur opent. Zo kunnen uw medewerkers op ongeplande tijden toegang krijgen tot het gebouw en sneller aan de slag.

work_time_recording_possibilities_on_different_devices

Geïntegreerde tijdregistratie

Met onze tijdregistratiemodule ‘ecos time‘ kunnen uw medewerkers hun werktijden direct registreren zodra zij zich legitimeren bij de ecos sleutelkast. Via het geïntegreerde touch display van het systeem worden zij gevraagd het begin en einde van hun werktijd te documenteren.

Door de werktijd direct op het systeem te registreren, bespaart u zich als manager de extra taak om hun tijden handmatig te documenteren.

Tijdregistratie kan ook gemakkelijk onderweg op afstand worden uitgevoerd via de ecos app.

Toegangscontrole en werktijdregistratie voor uw werknemers

ecos_visitor_management_terminal

Als zorgverlener begin je ’s ochtends vaak heel vroeg met je werk. Er kunnen onaangename wachttijden ontstaan als er geen begeleider ter plaatse is met de toegangssleutels van het hoofdkantoor.

Vooral in noodsituaties, waarbij snel handelen vereist is, wordt dit een groot probleem. Daarom bieden wij ons toegangscontrolesysteem samen met ecos terminals voor buiten aan. Met deze terminals kunnen uw geregistreerde medewerkers zonder sleutel de deuren laten openen en toegang krijgen tot het gebouw.

Toegang zonder sleutel voor alle werknemers

authentication_on_ecos_key_cabinet

Zoals bij al onze hardwaresystemen zijn ook bij onze terminals meerdere authenticatiemogelijkheden mogelijk. Via een pincode, RFID-kaart of vingerafdrukherkenning kunnen uw medewerkers zich zonder sleutel identificeren.

De terminal geeft de binnenkomende informatie in real time door aan de sleutelkast in het gebouw, die vervolgens de deur opent. Zo kunnen uw medewerkers op ongeplande tijden toegang krijgen tot het gebouw en sneller aan de slag.

Geïntegreerde tijdregistratie

work_time_recording_possibilities_on_different_devices

Met onze tijdregistratiemodule ‘ecos time‘ kunnen uw medewerkers hun werktijden direct registreren zodra zij zich legitimeren bij de ecos sleutelkast. Via het geïntegreerde touch display van het systeem worden zij gevraagd het begin en einde van hun werktijd te documenteren.

Door de werktijd direct op het systeem te registreren, bespaart u zich als manager de extra taak om hun tijden handmatig te documenteren.

Tijdregistratie kan ook gemakkelijk onderweg op afstand worden uitgevoerd via de ecos app.

Intelligent activabeheer voor geneesmiddelen

Als verpleeghuis of zorgverlener moet u in sommige landen in toenemende mate voldoen aan de verplichting om de geneesmiddelen van uw patiënten te bewaren. Daarbij bent u onderworpen aan specifieke wettelijke voorschriften waaraan conventionele medicijnkasten vaak onvoldoende voldoen.

Onze intelligente elektronische compartimentsystemen helpen u om uw workflows voor de uitgifte van medicijnen te beveiligen en te vereenvoudigen. Hiervoor hoeft u alleen maar uw vermogensbeheersysteem met uw sleutelkast te verbinden en beide in een gemeenschappelijke software aan te sturen. Retrofit is geen probleem!

ecos_key_cabinet_with_ecos_asset_management_system

  

Geregelde workflow bij het laden van medicijndispensers

Wanneer u medische zorg verleent aan uw patiënten, moet u ervoor zorgen dat elke medicatie in de juiste hoeveelheid en met regelmatige tussenpozen wordt toegediend. Een menselijke fout bij het laden van een medicijndispenser kan ernstige gevolgen hebben voor de gezondheid van de patiënt. Onze intelligente ecoschuiflade en depots hebben een gewichtsdetectiefunctie die tot op 1g nauwkeurig is en u met akoestische, visuele en/of digitale signalen over elke afwijking informeert.

In onze websoftware kunt u eenvoudig het gewicht van een volledig geladen pillenhouder opgeven. Als een medewerker nu een leeg of onvoldoende geladen doosje in het compartiment plaatst, detecteert het compartimentsysteem de gewichtsafwijking en geeft het, afhankelijk van de vooraf ingestelde gegevens, automatisch een alarm of een bijbehorende pushmelding. De LED aan de buitenkant van het compartiment geeft ook altijd de actuele status van het pillendoosje aan:

  • Uit – als het doosje leeg is
  • Rood – wanneer het pillendoosje onvoldoende geladen is / gewichtsafwijking wordt gedetecteerd
  • Groen – wanneer een volledig geladen pillendoos aanwezig is
ecos_lockers_access_rights_options

Individuele toegangsrechten

Net als bij onze sleutelkasten kunt u in onze vermogensbeheersystemen ook individuele toegangsrechten definiëren voor elk afzonderlijk compartiment. Zo kunt u precies aangeven welke persoon toegang heeft tot welk compartiment in overeenstemming met de autorisatie van uw medewerkers. Vooral in het geval van medicijnen of instrumenten die instructies en training vereisen, kunt u ervoor zorgen dat alleen getrainde medewerkers de betreffende middelen gebruiken.

Met 6 standaard gebruikersrollen en multifactor- en gebruikersauthenticatie op elk systeem biedt onze ecos Webman u verschillende mogelijkheden. Met individuele configuraties kunt u rollen wijzigen, toegangstijden definiëren en andere beveiligingsmaatregelen aanpassen aan uw behoeften.

old_keys

Beveiliging van geneesmiddelen en patiënten(gegevens)

De gespecialiseerde systemen van eco helpen u te voldoen aan de eisen voor medicatieopslag en gaan verder dan het vereiste minimum voor de veiligheid van uw patiënten. Actieve beveiligingsfuncties zoals het automatisch sluiten van de eco-lade zorgen ervoor dat uw facilitaire systeem niet alleen afsluitbaar is, maar ook daadwerkelijk beveiligd. Dit helpt u menselijke fouten te voorkomen en zorgt ervoor dat de medicijnen van uw patiënten altijd op een met toegangscontrole beveiligde manier worden bewaard.

Bij conventionele kasten moet u, om de medicijnvakken duidelijk toe te wijzen aan de te verzorgen personen, externe etiketten buiten de vakken aanbrengen, zodat ze voor iedereen leesbaar zijn. Maar met onze intelligente compartimentsystemen verloopt de toewijzing zuiver digitaal via websoftware. Alleen uw eigen medewerkers kunnen op het systeem, via web of app, zien welk compartiment en dus welke medicijnen aan welke persoon zijn toegewezen. Zo kunt u alle medicijnen niet alleen opslaan in relatie tot bewoners, maar ook in overeenstemming met de GDPR (wet bescherming persoonsgegevens in EU).

Intelligent activabeheer voor geneesmiddelen

ecos_key_cabinet_with_ecos_asset_management_system

Als verpleeghuis of zorgverlener moet u in sommige landen in toenemende mate voldoen aan de verplichting om de geneesmiddelen van uw patiënten te bewaren. Daarbij bent u onderworpen aan specifieke wettelijke voorschriften waaraan conventionele medicijnkasten vaak onvoldoende voldoen.

Onze intelligente elektronische compartimentsystemen helpen u om uw workflows voor de uitgifte van medicijnen te beveiligen en te vereenvoudigen. Hiervoor hoeft u alleen maar uw vermogensbeheersysteem met uw sleutelkast te verbinden en beide in een gemeenschappelijke software aan te sturen. Retrofit is geen probleem!

Geregelde workflow bij het laden van medicijndispensers

Wanneer u medische zorg verleent aan uw patiënten, moet u ervoor zorgen dat elke medicatie in de juiste hoeveelheid en met regelmatige tussenpozen wordt toegediend. Een menselijke fout bij het laden van een medicijndispenser kan ernstige gevolgen hebben voor de gezondheid van de patiënt. Onze intelligente ecoschuiflade en depots hebben een gewichtsdetectiefunctie die tot op 1g nauwkeurig is en u met akoestische, visuele en/of digitale signalen over elke afwijking informeert.

In onze websoftware kunt u eenvoudig het gewicht van een volledig geladen pillenhouder opgeven. Als een medewerker nu een leeg of onvoldoende geladen doosje in het compartiment plaatst, detecteert het compartimentsysteem de gewichtsafwijking en geeft het, afhankelijk van de vooraf ingestelde gegevens, automatisch een alarm of een bijbehorende pushmelding. De LED aan de buitenkant van het compartiment geeft ook altijd de actuele status van het pillendoosje aan:

  • Uit – als het doosje leeg is
  • Rood – wanneer het pillendoosje onvoldoende geladen is / gewichtsafwijking wordt gedetecteerd
  • Groen – wanneer een volledig geladen pillendoos aanwezig is

Individuele toegangsrechten

ecos_lockers_access_rights_options

Net als bij onze sleutelkasten kunt u in onze vermogensbeheersystemen ook individuele toegangsrechten definiëren voor elk afzonderlijk compartiment. Zo kunt u precies aangeven welke persoon toegang heeft tot welk compartiment in overeenstemming met de autorisatie van uw medewerkers. Vooral in het geval van medicijnen of instrumenten die instructies en training vereisen, kunt u ervoor zorgen dat alleen getrainde medewerkers de betreffende middelen gebruiken.

Met 6 standaard gebruikersrollen en multifactor- en gebruikersauthenticatie op elk systeem biedt onze ecos Webman u verschillende mogelijkheden. Met individuele configuraties kunt u rollen wijzigen, toegangstijden definiëren en andere beveiligingsmaatregelen aanpassen aan uw behoeften.

Beveiliging van geneesmiddelen en patiënten(gegevens)

old_keys

De gespecialiseerde systemen van eco helpen u te voldoen aan de eisen voor medicatieopslag en gaan verder dan het vereiste minimum voor de veiligheid van uw patiënten. Actieve beveiligingsfuncties zoals het automatisch sluiten van de eco-lade zorgen ervoor dat uw facilitaire systeem niet alleen afsluitbaar is, maar ook daadwerkelijk beveiligd. Dit helpt u menselijke fouten te voorkomen en zorgt ervoor dat de medicijnen van uw patiënten altijd op een met toegangscontrole beveiligde manier worden bewaard.

Bij conventionele kasten moet u, om de medicijnvakken duidelijk toe te wijzen aan de te verzorgen personen, externe etiketten buiten de vakken aanbrengen, zodat ze voor iedereen leesbaar zijn. Maar met onze intelligente compartimentsystemen verloopt de toewijzing zuiver digitaal via websoftware. Alleen uw eigen medewerkers kunnen op het systeem, via web of app, zien welk compartiment en dus welke medicijnen aan welke persoon zijn toegewezen. Zo kunt u alle medicijnen niet alleen opslaan in relatie tot bewoners, maar ook in overeenstemming met de GDPR (wet bescherming persoonsgegevens in EU).

Enkele van onze klanten in de gezondheidszorg

Pflegedienste Klasen

Pflegedienste Klasen maakt al meer dan 20 jaar gebruik van ecos sleutelbeheersystemen. Dankzij het softwarematige beheer op afstand van alle sleutels konden zij hun dagelijks leven veel efficiënter organiseren.

DRK Hochtaunus

Sinds 1998 gebruikt DRK Hochtaunus ecosleutelkastjes voor het beheer van de voordeursleutels en voertuigsleutels van klanten op verschillende locaties. In totaal garanderen 9 elektronische sleutelkasten de traceerbaarheid op elk moment.

Johanniter Treuenbrietzen

Met onze ecos 360 sleutelkast voldoet Johanniter Treuenbrietzen aan de eis – anoniem en veilig beheer van alle flatsleutels van de klant, voor de implementatie van de nieuwe alarmcentrale thuis

Mr.Klassen

” Het sleutelsysteem is niet meer weg te denken. We kunnen niet meer werken zonder zo’n systeem “

-Benjamin Klasen,
Eigenaar Pflege Klasen

Neem contact met ons op voor meer informatie

Matthias_Wilhelm

Wilt u meer weten over onze toepassingen voor de gezondheidszorg?

Neem contact op met onze experts.

Wilt u een offerte voor uw zorgdienst / stationaire voorziening?

"*" geeft vereiste velden aan

Gegevensbescherming*