Een van de belangrijkste basis om vertrouwen te scheppen tussen zorgverleners en patiënten is de mogelijkheid om de huis- en voordeursleutels van de patiënten of cliënten veilig en traceerbaar te bewaren.

Volgens de kwaliteitseisen van de Medische Dienst van de centrale vereniging van zorgverzekeraars (MDS) moeten met name ambulante zorgdiensten de “huissleutels van de verzorgden […] ontoegankelijk houden voor onbevoegden”, waarbij een “toewijzing van de huissleutels van de verzorgden niet mogelijk mag zijn voor onbevoegden”.

Traditionele sleutelborden en kluizen voldoen niet aan deze eis. Zij missen logging of de noodzakelijke beveiliging. Onze elektronische sleutelkasten daarentegen zijn juist ontworpen om aan deze behoefte te voldoen. Gedetailleerde geschiedenisregistratie, geanonimiseerde sleuteltagging en hoge beveiliging definiëren precies de sleutelkasten bij ecos.

Voor ambulante zorg en spoedoproepen aan huis telt vooral één ding: snelheid. Om dit mogelijk te maken, bieden wij ontgrendelde slots aan.

Dit betekent dat alle sleutels in de kast kunnen worden verwijderd onmiddellijk nadat de gebruiker zich op het systeem heeft geauthenticeerd. De verwijdering en teruggave van sleutels wordt elektronisch geregistreerd. Als ongeautoriseerde sleutels worden verwijderd, gaat er een alarm af en wordt de beheerder per e-mail of app op de hoogte gebracht.

De ecosleutelkast, die in gesloten toestand inbraakwerend is ontworpen, zorgt voor de beveiliging van uw sleutels. Uw sleutels zijn dus altijd beschermd in gesloten toestand en snel beschikbaar wanneer ze nodig zijn.

Naast pure tijdsbesparing verlagen ontgrendelde sleuven ook de initiële aanschafkosten, aangezien deze verkrijgbaar zijn voor de helft van de prijs van de vergrendelde variant.

Het is vaak een uitdaging om enkele honderden of zelfs duizenden sleutels te beheren. Dit leidt direct tot tijdrovend zoeken als uw medewerkers bij aanvang van het werk niet snel genoeg de benodigde sleutels kunnen vinden.

Daarom zijn alle sleuven van onze elektronische sleutelkasten voorzien van individuele LED-lampjes. Wanneer u zich bij de locker authentiseert, herkent het intelligente systeem de voor u geautoriseerde sleutels en gaan alle bijbehorende LED’s branden. Het interactieve touch display van de sleutelkast toont ook de exacte locatie van de individuele sleutels, zodat elke individuele sleutel snel en gemakkelijk kan worden gevonden, zelfs als er meerdere kasten zijn.

Met ecosleutelbeheersystemen kunt u beide typen sleutels in één kast beheren. De softwaremodules ‘ecos fleet‘ en ‘ecos access‘ kunnen elk aan specifieke sleutels worden toegewezen. Bovendien kunnen de verschillende sleutelgroepen eenvoudig in de software worden toegewezen aan uw medewerkers en routes, dankzij de individuele toekenning van toegangsrechten.

Wanneer uw chauffeurs zich authenticeren op het systeem, worden ze gevraagd om zowel de klant- als de voertuigsleutel voor hun rit te verwijderen. Op die manier kunnen alle sleutels die zij nodig hebben in één systeem toegangsbeveiligd worden opgeslagen en in één enkele stap bij aanvang van de werkzaamheden worden verwijderd.

Vooral als het gaat om waarden die cruciaal zijn voor de veiligheid, zoals het vertrouwen dat uw klanten hebben getoond door u de sleutels van het appartement te geven, is het belangrijk om altijd te weten waar hun sleutels zich bevinden.

Onze intelligente sleutelkasten registreren daarom direct elke sleuteluitname en -teruggave, en wijzen ze via authenticatie uniek toe aan de betreffende medewerker. De geschiedenis wordt in real time bijgewerkt op uw smartphone of computer en u ziet in één oogopslag wie de sleutel heeft of zou moeten hebben.

Voor een nog betere coördinatie kan onze alarmmodule worden gebruikt om een automatische melding in te stellen bij niet-teruggave. Als een sleutel aan het einde van een door u gedefinieerde periode, bijvoorbeeld aan het einde van een dienst, niet volgens plan wordt ingeleverd, ontvangt u een pushmelding via de ecos app.

Voor noodoproepen thuis bieden we ook een verbinding van de systeembesturing met uw alarmsysteem. Als u een alarm ontvangt, activeert dit onmiddellijk het noodontgrendelingssysteem en geeft het automatisch alle sleutels vrij die nodig zijn voor de bediening in de kast. Als medewerker wordt u zelf ook op de hoogte gebracht van het inkomende alarm via een pushmelding op uw smartphone.

Een van uw grootste taken als administrateur is het verantwoord plannen van de ritten van uw chauffeurs. In onze webapplicatie bieden wij u de mogelijkheid om uw volledige administratieve taken centraal op één plaats en vanaf elk eindtoestel te beheren.

Hiervoor wijst u bij het aanmaken van een rit in de webapplicatie eenvoudigweg de bijbehorende klant- en voertuigsleutels toe aan een medewerker of ‘shift’-groep. De real-time gegevensoverdracht tussen onze systemen zorgt ervoor dat uw chauffeurs de nu geplande rit en de bijbehorende sleutels al op het systeem kunnen zien. Als u nieuwe klanten toevoegt, kunt u ze gewoon aan een bestaande groep of tour toewijzen om ze zonder enige moeite in uw systeem te integreren.

Als ambulante dienstverlener moet u altijd een actueel overzicht hebben van de relevante gegevens van uw wagenpark. Hangend onderhoud, lege tanks of zelfs schade aan uw voertuigen kunnen belangrijke spoedritten vertragen of zelfs verhinderen als ze onopgemerkt blijven.

Met onze intelligente inleverprocedure worden uw medewerkers bij het inleveren van de autosleutel na afloop van hun rit gevraagd om de voor het voertuig relevante gegevens in te voeren op het display van de sleutelkast. De ingevoerde gegevens over kilometerstand, brandstofniveau of zelfs schade worden vervolgens rechtstreeks naar de websoftware overgedragen, waar u ze als beheerder op elk moment kunt bekijken. Als het systeem registreert dat er onderhoud nodig is, ontvangt u een pushmelding per e-mail en wordt het onklaar gemaakte voertuig geblokkeerd voor verder gebruik. Met dit overzicht kunt u er altijd voor zorgen dat alle voertuigen in uw wagenpark klaar zijn voor gebruik wanneer dat nodig is, zonder enige administratieve inspanning. Vooral bij dringende noodoproepen aan huis kan dit bij twijfel levens redden.

Om ervoor te zorgen dat uw werknemers rijgeschikt zijn, moet u regelmatig de aanwezigheid en geldigheid van hun rijbewijs controleren. Dit kan gemakkelijk worden vergeten, maar is noodzakelijk om wettelijk beschermd te zijn.

Met onze sleutelkasten kunt u deze routinecontrole automatiseren door ofwel het rijbewijs op willekeurige tijdstippen via het systeem op te vragen, ofwel het rijbewijs te gebruiken als authenticatiemiddel bij de sleutelkast telkens wanneer de werknemer in dienst komt. De kastdeur gaat dan alleen open als een geldig rijbewijs is herkend. Als beheerder krijgt u een volledig overzicht van alle geloofsbrieven. U kunt ook foto’s van de rijbewijzen van de medewerkers verkrijgen via de ecos app.

Het komt vaak voor dat werknemers de bedrijfsvoertuigen voor privédoeleinden gebruiken. Dit kan leiden tot onnodig hoge kosten voor de belastingheffing met de 1%-regeling. Met ons slimme bestuurderslogboek kunt u elke rit volledig traceren en categoriseren als een zakelijke, privé of gemengde rit. U kunt de belastingdienstconforme evaluatie indienen bij uw lokale autoriteiten en alleen belasting betalen over wat er werkelijk is gereden.

In tegenstelling tot conventionele bestuurderslogboeken werkt ons ecos smart driver’s logbook volledig via een app, dus u heeft geen extra module meer nodig die u in uw voertuigen moet installeren. Als uw medewerkers geen mobiele telefoon hebben, bieden wij op verzoek ook een OBD plug-in variant aan, die de geregistreerde gegevens draadloos doorstuurt naar de websoftware van uw sleutelkast.

Zoals bij al onze hardwaresystemen zijn ook bij onze terminals meerdere authenticatiemogelijkheden mogelijk. Via een pincode, RFID-kaart of vingerafdrukherkenning kunnen uw medewerkers zich zonder sleutel identificeren.

De terminal geeft de binnenkomende informatie in real time door aan de sleutelkast in het gebouw, die vervolgens de deur opent. Zo kunnen uw medewerkers op ongeplande tijden toegang krijgen tot het gebouw en sneller aan de slag.

Met onze tijdregistratiemodule ‘ecos time‘ kunnen uw medewerkers hun werktijden direct registreren zodra zij zich legitimeren bij de ecos sleutelkast. Via het geïntegreerde touch display van het systeem worden zij gevraagd het begin en einde van hun werktijd te documenteren.

Door de werktijd direct op het systeem te registreren, bespaart u zich als manager de extra taak om hun tijden handmatig te documenteren.

Tijdregistratie kan ook gemakkelijk onderweg op afstand worden uitgevoerd via de ecos app.

Net als bij onze sleutelkasten kunt u in onze vermogensbeheersystemen ook individuele toegangsrechten definiëren voor elk afzonderlijk compartiment. Zo kunt u precies aangeven welke persoon toegang heeft tot welk compartiment in overeenstemming met de autorisatie van uw medewerkers. Vooral in het geval van medicijnen of instrumenten die instructies en training vereisen, kunt u ervoor zorgen dat alleen getrainde medewerkers de betreffende middelen gebruiken.

Met 6 standaard gebruikersrollen en multifactor- en gebruikersauthenticatie op elk systeem biedt onze ecos Webman u verschillende mogelijkheden. Met individuele configuraties kunt u rollen wijzigen, toegangstijden definiëren en andere beveiligingsmaatregelen aanpassen aan uw behoeften.

De gespecialiseerde systemen van eco helpen u te voldoen aan de eisen voor medicatieopslag en gaan verder dan het vereiste minimum voor de veiligheid van uw patiënten. Actieve beveiligingsfuncties zoals het automatisch sluiten van de eco-lade zorgen ervoor dat uw facilitaire systeem niet alleen afsluitbaar is, maar ook daadwerkelijk beveiligd. Dit helpt u menselijke fouten te voorkomen en zorgt ervoor dat de medicijnen van uw patiënten altijd op een met toegangscontrole beveiligde manier worden bewaard.

Bij conventionele kasten moet u, om de medicijnvakken duidelijk toe te wijzen aan de te verzorgen personen, externe etiketten buiten de vakken aanbrengen, zodat ze voor iedereen leesbaar zijn. Maar met onze intelligente compartimentsystemen verloopt de toewijzing zuiver digitaal via websoftware. Alleen uw eigen medewerkers kunnen op het systeem, via web of app, zien welk compartiment en dus welke medicijnen aan welke persoon zijn toegewezen. Zo kunt u alle medicijnen niet alleen opslaan in relatie tot bewoners, maar ook in overeenstemming met de GDPR (wet bescherming persoonsgegevens in EU).