Elektronisch sleutelbeheer
for vehicle keys and object keysvoor voertuig- en objectsleutels

Klant

Stadtwerke Norderstedt

Markt

Openbare dienst en administratie

Bedrijfsgrootte

Middelgrote onderneming

Land

Duitsland

Dagelijkse inzet voor een goed lokaal leven.
Elektronisch sleutelbeheer vermindert de organisatorische inspanning.

Stadtwerke Norderstedt is een modern nutsbedrijf. Ongeveer 500 medewerkers zetten zich dagelijks in voor een goed leven in de stad. Zij voorzien de inwoners van Norderstedt van stroom, gas, water en stadsverwarming, maar ook van telefonie, internet, kabeltelevisie en mobiele telefonie via het eigen glasvezelnetwerk van wilhelm.tel GmbH. Als economisch zelfstandige groep van ondernemingen omvatten zij ook de avonturenpool ARRIBA, Verkehrsgesellschaft Norderstedt mbH en Stadtpark Norderstedt GmbH.

Elektronische sleutelbeheersystemen van ecos vervangen nu de tijdrovende handmatige sleuteluitgifte. Omdat de sleutelkasten de klok rond beschikbaar zijn, hebben de medewerkers nu op elk moment gecontroleerd toegang tot hun werkapparatuur.

Gebruikte producten:

electronic key cabinet of 3 different sizes from ecos systems

Sleutelbeheersysteem

ecos webman

ralf ohlbrecht stadtwerke norderstedt testimonial 4ccd124c

“Vroeger moest de receptioniste de sleutels uitdelen. Er kon niet worden gecontroleerd wie welke sleutel meenam en er kon niet voor worden gezorgd dat alle ingeleverde sleutels nauwgezet in het sleutelboek werden genoteerd. De in het sleutelbeheer geïnvesteerde tijd was totaal overbodig.”

Ralf Ohlbrecht – Operations Manager Data Center

De uitdaging:
Voertuigsleutels en objectsleutels samen beheren

Met ongeveer 2000 te beheren en te controleren sleutels was de handmatige organisatie vóór de invoering van de elektronische sleutelkasten zeer tijdrovend en foutgevoelig. Tot overmaat van ramp hebben de 3 sleutelcategorieën “voertuigsleutels”, “interne” en “externe objectsleutels” verschillende kenmerken waarmee rekening moet worden gehouden.

Met name de aanwezigheidsdienst had ook te lijden onder de ontbrekende ingangen en sleutels, aangezien de receptie en dus de sleuteluitgifte alleen van 7 tot 16 uur bemand is en de beheerders ook in andere opzichten niet standaard beschikbaar zijn. Bijgevolg schoot de doeltreffendheid tekort en kon geen gereguleerd proces worden gewaarborgd.

Bij de voertuigsleutels daarentegen deed zich het probleem voor dat de sleutelboeken zich zelden op dezelfde plaats bevonden als het voertuig. Daardoor moest er vaak rondgevraagd worden en duurde het langer om een voertuig te vinden.

Om de drie toepassingsgebieden zo efficiënt mogelijk te kunnen verbeteren, moesten meerdere elektronische sleutelbeheersystemen met elk maximaal 720 slots worden gebruikt. Vooral de differentiatie tussen de verschillende soorten sleutels en een traceerbaarheid van alle sleutelbewegingen moesten worden gegarandeerd.

ecossystems kunden stadtwerke norderstedt elektronischesschlu%CC%88sselmanagement 85ccc53b

ecossystems kunden stadtwerke norderstedt elektronische schlu%CC%88ssel verwaltung 2fadee25

ecossystems kunden stadtwerke norderstedt elektronische schlu%CC%88sselschra%CC%88nke d0210b68

Onze oplossing:
Elektronisch sleutelbeheer met toegangsrechten

Sinds 2015 vertrouwen Stadtwerke Norderstedt en haar 500 medewerkers op efficiëntere en veiligere processen met behulp van elektronisch sleutelbeheer. Met 5 sleutelkasten, waaronder 2 XXL-kasten met elk 720 sleuven, kunnen sleutels van verschillende typen worden beheerd. Zowel sleutels voor gewone kamers als voor kelders, elektriciteitsmeters en sloten maken deel uit van de administratie. Dit strekt zich uit over de gehele perimeter en omvat gebouwen zoals de verwarmingsinstallatie, het computercentrum of de sportfaciliteiten.

Bovendien kan het wagenpark met honderden voertuigen en elektrische fietsen elegant worden beheerd. Met behulp van de RFID-lezer, de reserveringsmodule en de rijbewijscontrole “konden we […] snel een grote meerwaarde bereiken zonder veel te investeren”, verklaart Oliver Bethmann, werkplaats- en wagenparkbeheerder.

Bovendien zijn mogelijke veiligheidsleemten door het gebruik van de sleutelkastjes geminimaliseerd. Als het kastje wordt opengebroken of te lang open blijft staan, gaat er onmiddellijk een alarm af en wordt de verantwoordelijke per e-mail gewaarschuwd.

Het resultaat:
Transparante uitvoer van alle toetsen

“De kwestie van sleutels is dankzij de ecosleutelkasten teruggebracht tot 0 in het dagelijks leven” benadrukt Ralf Ohlbrecht, hoofd bedrijfsvoering van het rekencentrum. De gemeentelijke nutsbedrijven kunnen zich nu volledig toeleggen op de ondersteuning van de mensen ter plaatse in plaats van zich zorgen te maken over de organisatie van hun sleutels. De Stadtwerke is vooral blij met de mogelijkheid om met het elektronische sleutelbeheer een beveiligde en gecontroleerde 24/7 toegang tot relevante werkmiddelen te creëren.

Om de uitgifte van de verschillende soorten sleutels te controleren, kunnen de juiste toegangsrechten eenvoudig worden toegewezen aan de verschillende gebruikersgroepen zoals het schoonmaakpersoneel, de beveiligingsdienst, de conciërges of de personen in de warmte-/gaszone met behulp van de ecos webman software.

Aanbeveling
van onze klant

“Een van de grootste voordelen voor ons is transparantie en compatibiliteit. Het resultaat was volledige controle. Nu was het mogelijk om precies te bewijzen wie, wanneer, welke sleutel meenam en wanneer deze werd teruggegeven. Er waren geen problemen meer met vermiste sleutels en er hoefden geen sloten meer te worden vervangen.” – Oliver Bethmann, werkplaatschef / wagenparkbeheerder