Skip to main content

Lotto Berlin

Klant

Duitse klasse Lotto Berlijn

Markt

Dienstverleners

Bedrijfsgrootte

Groep

Land

Duitsland

Meer dan alleen gokken.
Een elektronisch lockersysteem zorgt voor een efficiënte postdistributie.

De Duitse Klasse Loterij Berlijn houdt zich bezig met de uitvoering van loterijen en kansspelen in opdracht van de deelstaat Berlijn. Ongeveer 170 medewerkers zetten zich in voor het vlotte verloop van de spelactiviteiten, steeds met het oog op het voorkomen van gokverslaving. Om de bijna 18,9 miljoen kansspelopdrachten die alleen al in een jaar worden geplaatst te kunnen verwerken, maakt Lotto Berlin op alle gebieden gebruik van moderne technologieën.

Het omvangrijke interne postsysteem van het kantoor wordt door een elektronisch objectmanagementsysteem van ecos geoptimaliseerd. De automatisering en digitalisering van de processen ontlast vooral de portiersdienst in zijn dagelijkse taken.

Gebruikte producten:


ecossystems kunden lotto berlin marcel beyer personalabteilung f14b93a0

“We wilden proberen wat moderner en eigentijdser over te komen.
Met het lockersysteem zijn we weer helemaal bij de tijd.”

Marcel Beyer – Personeelszaken


De uitdaging

Met zijn talrijke bestellingen en medewerkers is het 4 verdiepingen tellende kantoor in Berlijn afhankelijk van een uitgebreid intern postsysteem. Om dit aan te passen aan de moderne technologieën van het bedrijf, moest het worden aangevuld met een modern distributiesysteem.

Vóór de invoering van het elektronische lockersysteem moesten bodes en portiers tweemaal per dag met daarvoor bestemde karretjes van verdieping naar verdieping reizen en de post daar met de hand verdelen. Voor elk van de talrijke afdelingen waren in de ingang manden beschikbaar waarin inkomende en uitgaande post werd bewaard, slechts gescheiden door verschillend gekleurde mappen.

Dit systeem was omslachtig en tijdrovend, vooral vanwege de vele gangen en verdiepingen in het gebouw: Het personeel moest wachten op de langzaam rijdende bodes, zelfs voor dringende post. Zij waren op hun beurt meerdere uren per dag bezig met de distributie van de post naar de verschillende afdelingen.

Met het oog op de modernisering van de postverdeling werd gezocht naar een oplossing die met name de bode- en portiersdienst zou ontlasten. Het nieuwe distributiesysteem moest up-to-date zijn en beantwoorden aan de nieuwste technologie.

ecossystems kunden lotto berlin schritt1 1898ce13

De werknemers gaan nu zelf naar het lockersysteem in plaats van te wachten op de koeriersdienst.

ecossystems kunden lotto berlin schritt2 65b34023

Na authentificatie bij het systeem openen zij het hun toegewezen elektronische depot en halen de inkomende post op.

ecossystems kunden lotto berlin schritt3 b6244178

Uitgaande post wordt nu direct overhandigd aan de poortwachters naast het lockersysteem. Zij ontvangen de post…

ecossystems kunden lotto berlin schritt4 c9b99601

…sorteer het volgens de afdelingen, en plaats het in het juiste depot van de kast.

Onze oplossing

Een elektronisch lockersysteem met lockers van het type ecos depot kon de werkstromen van Lotto Berlin efficiënt ontlasten.

Het basisprincipe van de postverdeling is nog steeds hetzelfde: inkomende en uitgaande post wordt gescheiden door verschillend gekleurde mappen. Maar in plaats van de manden bij de ingang van elke afdeling heeft elke afdeling nu zijn eigen elektronische locker in het vakkenstelsel gekregen. De post wordt centraal in dit kastje verzameld en flexibel opgehaald door het personeel van elke afdeling.

Per ongeluk de “verkeerde” post meenemen is niet mogelijk dankzij de intelligente toewijzing van rechten door ecos. Elke medewerker heeft alleen toegang tot de vakken die hem op zijn afdeling zijn toegewezen. De duidelijke toewijzing van vakken voorkomt menselijke fouten en helpt ervoor te zorgen dat elke brief aankomt waar hij nodig is.

De bode- en portiersdienst ontvangt nu ook gezamenlijk de uitgaande post. Zij sorteren het naar de verschillende afdelingen en leggen het in de juiste elektronische locker. De benodigde toegang tot alle lockers in de faciliteit wordt eenvoudig door het groepsmanagement in de ecos webman software aan medewerkers van de afdeling toegewezen.


Het resultaat

De overgang naar het nieuwe objectbeheersysteem werd vergemakkelijkt door de intuïtieve bediening van het invoermasker op het lockersysteem. Lotto Berlin combineerde bovendien vakkundig de gevestigde processen met het nieuwe elektronische lockersysteem, zodat de medewerkers van alle afdelingen slechts korte tijd nodig hadden om eraan te wennen. Zij profiteerden van de verscheidenheid aan toepassingsmogelijkheden die de intelligente systemen van ecos bieden.

Dankzij het elektronische lockersysteem konden de postdistributieprocessen aanzienlijk worden geoptimaliseerd. De afzonderlijke “postkamers” bij de ingang van de afzonderlijke afdelingen werden afgeschaft. Omdat de medewerkers de post nu zelfstandig verzamelen, zijn ze veel flexibeler in hun werkwijze en kunnen ze op elk moment bij dringende post.

Vooral de koeriers- en portiersdienst wordt door de centrale administratie enorm ontlast: Volgens schattingen van Marcel Beyer van de personeelsafdeling is er een dagelijkse tijdwinst van 90-95% per gang. De aldus gewonnen tijd kan nu worden geïnvesteerd in andere, belangrijkere taken.

Kerncijfers

4

Vloeren

170

Werknemers

90%

Bespaarde tijd