Skip to main content

Elektronisch sleutelbeheersysteem met volledige controle over de sleutels
De moderne manier van sleutelbeheer

Familjebostäder
Dienstverleners
Middelgroot bedrijf
Zweden

Gezinswoningen onder volledige controle met ecos elektronische sleutelkast

Weten waar je de hoofdsleutels kunt vinden!

Familjebostäder is een van de grootste vastgoedeigenaren in Göteborg met ongeveer 19.000 appartementen en huurders van Donsö in de zuidwestelijke archipel tot Bergsjön in het noordoosten van Göteborg. De missie van het bedrijf is bij te dragen aan een beter Göteborg door huurwoningen en woonwijken te beheren en te ontwikkelen. Familjebostäder stelt de dialoog met zowel de huurders als de burgers van Göteborg centraal en kenmerkt haar dienstverlening door nabijheid, openheid en samenwerking.

Om de leefomstandigheden van huurders te verbeteren, hebben aannemers vaak talrijke sleutels nodig. Het elektronische sleutelbeheersysteem van ecos heeft het bedrijf niet alleen geholpen door het sleuteluitleenproces eenvoudig maar ook efficiënter te maken.

Gebruikte producten:

Familjebostader 1 1

“ We hebben al de volgende stap genomen en nog een sleutelkastje bij ecos besteld, omdat we nu echt een oplossing hebben gevonden die goed werkt voor ons bedrijf. Ik weet ook dat er veel andere vastgoedbedrijven zijn die op een soortgelijke manier werken en ook veel baat zouden hebben bij deze sleutelkasten.“

Lars Gustafsson – Area Manager


De uitdaging:
Tijdrovend traditioneel sleutelbeheer

Elke dag bewegen vastgoedbeheerders, elektriciens en loodgieters zich door de gebouwen van Familjebostäder en voeren ze werkzaamheden uit om de leefomgeving van de huurders te verbeteren. Daarvoor hebben ze regelmatig sleutels van de juiste ruimtes nodig. Voorheen was sleutelbeheer een rommelig proces waarbij papier en ordners de hoofdrol speelden. Een typische dag kan als volgt worden beschreven: een vastgoedbeheerder haast zich de deur uit met een sleutel in de hand, springt in een auto en rijdt snel weg. Hij wordt opgewacht door een loodgieter die een sleutel van een wasruimte in de buurt wil ophalen. Bij Familjebostäder in het stadsdeelkantoor van Göteborg in Majorna draait veel om de 389 hoofdsleutels die worden gebruikt voor de openbare ruimtes van de huurappartementen.

Het bedrijf wist eenvoudigweg niet goed genoeg waar alle sleutels zich bevonden en alle betrokkenen beheerden de sleutels verschillend. Sommigen gebruikten papieren formulieren voor ontvangstbewijzen die in ordners werden gestopt en anderen hielden die informatie in hun hoofd bij. Het was duidelijk dat dergelijke handmatige processen verouderd en zeer inefficiënt waren. Het bedrijf had een betere oplossing nodig.

Familjebostader 5
Familjebostader 2

Onze oplossing:
Geavanceerde elektronische sleutelkast

De oplossing was onze webgebaseerde elektronische sleutelkast die volledige controle over alle sleutels biedt. De sleutelkast bespaart nu veel tijd omdat het administratieve werk rond het sleutelbeheer is geautomatiseerd. Alle medewerkers en contractanten die zich in de gebouwen bewegen, hebben een zogenaamde ID 06-kaart, die wordt gebruikt om sleutels op te halen en in te leveren.

Bovendien heeft Familjebostäder geïnvesteerd in een bijbehorend draaiend scherm dat zowel door het eigen personeel binnen de receptie als door de externe aannemers buiten kan worden gebruikt.

Al met al is de Area Manager van Familjebostäder tevreden over de samenwerking met ecos systems en vindt dat het bedrijf goed heeft ingespeeld op de wensen ten aanzien van de functies van de sleutelkast. Nu is een elektronische sleutelkast van ecos een integraal onderdeel geworden van de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf, waardoor deze gemakkelijker en efficiënter verlopen.

Familjebostader 3


Concrete voordelen:
– Tijdsbesparing door coördinatie
– Vermijden van de kosten van het
   hertoetsen van een gebouw
– Minder stress bij de werknemers
– Verbeterde bedrijfsstructuur


Het resultaat:
Bespaarde tijd besteed aan productiever werk

De investering van Familjebostäder in de elektronische sleutelkast bleek een revolutie voor de manier waarop het bedrijf sleutels beheerde. Nu hoeft geen enkele aannemer nog tijd te verspillen aan het zoeken naar de benodigde sleutels. En aangezien de sleutels alleen worden uitgegeven aan het bevoegde personeel en alles wordt gedocumenteerd, zijn ook de inefficiënties door nalatigheid van werknemers geëlimineerd.

Alles bij elkaar genomen wordt een grote hoeveelheid tijd die voorheen verloren ging door traditioneel sleutelbeheer nu gebruikt voor de verbetering van de omgeving van de huurders.

Kerncijfers

19.000

Appartementen in Göteborg

389

Hoofdsleutels