Traceerbaar beheer
van voordeursleutels
voor zorgdiensten

Klant

DRK district association Hochtaunus e.V.

Markt

Gezondheidszorg

Bedrijfsgrootte

Middelgrote onderneming

Land

Duitsland

In actie voor de essentie.
Een sleutelbeheersysteem schept vertrouwen.

Het Duitse Rode Kruis in de Hochtaunuskreis is een van de grootste aanbieders van genetwerkte hulp voor ouderen en telt 800 vrijwilligers en 400 fulltime medewerkers. Met de ambulante hulpverlening, de noodoproep aan huis, de menuservice en het aanbod van intramurale ouderenzorg in het Kaiserin-Friedrich-Haus in Kronberg draagt de districtsvereniging bij tot een adequate ondersteuning van ouderen, afgestemd op hun individuele levenssituatie en aangepast aan hun respectieve behoeften aan hulp en zorg.

Als dienstverlener in de hulpverlening bestrijkt haar werkgebied de gehele Hochtaunuskreis met een operationeel volume van ca. 35.000 missies per jaar. Daarnaast biedt zij sociale zorg en specialistische begeleiding aan ongeveer 750 vluchtelingen in vluchtelingenopvangcentra voor de Hochtaunuskreis en exploiteert zij tweedaagse opvangcentra voor kinderen.

Sleutelbeheer door ecos ondersteunt de DRK bij haar inzet op het gebied van voertuigbeheer en noodoproep aan huis. De gevoelige kwestie van de omgang met sleutels van klanten wordt door de sleutelkast transparant en begrijpelijk opgelost.

Products used:

electronic key cabinet of 3 different sizes from ecos systems

Sleutelbeheersystemen

ecos webman

“Traceerbaarheid en analyse per seconde is enorm belangrijk bij operaties.
Met het systeem kunnen wij altijd elke sleutelbeweging in de zin van onze klanten traceren.
Dit schept een belangrijke vertrouwensbasis voor beide partijen.”

André Seidel – Teamleider ServiceCenter

De uitdaging:
Verantwoord omgaan met klantensleutels

De districtsvereniging DRK Hochtaunus is verspreid over 9 locaties en heeft ongeveer 2300 sleutels te beheren. Enerzijds is er het eigen wagenpark te organiseren, waaronder 38 reddingsvoertuigen. Anderzijds beheert de DRK de sleutels van haar klanten voor noodoproepen aan huis. Lange zoektochten naar de verschillende sleutels kosten kostbare tijd.

Daarom zocht de DRK districtsvereniging naar een oplossing die efficiëntie creëert door een betere organisatie. Een andere basisvereiste was het waarborgen van een goede beveiliging van de eigendommen van de klanten.

Uiteindelijk werd gekozen voor een elektronisch sleutelbeheersysteem om de traceerbaarheid van sleutelbewegingen te vergroten en om op basis van evaluaties weloverwogen beslissingen te kunnen nemen Deze transparantie verbetert de kwaliteit van de dienstverlening en vergroot het verantwoordelijkheidsgevoel van alle betrokkenen.

ecossystems kunden drk hochtaunus elektronischeschlu%CC%88sselverwaltung 24a1843a

ecossystems kunden drk hochtaunus elektronischeschlu%CC%88sselschra%CC%88nke aff157f4

ecossystems kunden drk hochtaunus elektronische schlu%CC%88ssel verwaltung 9d1f1185

Onze oplossing:
Bescherming van klantgegevens met elektronische sleutelkastjes

Sinds 1997 ondersteunen wij de DRK op het gebied van noodoproepen aan huis en voertuigbeheer. Inmiddels worden onze systemen met 9 elektronische sleutelkastjes verdeeld over verschillende locaties gemiddeld 50 keer per dag gebruikt.

De gevoelige kwestie van het beheer van klantensleutels is elegant opgelost met de toewijzing van groeps- en gebruikersrechten van de ecos webman. Dit betekent dat alleen medewerkers met de juiste autorisatie sleutels uit de sleutelkast kunnen verwijderen. Volgens het “need-to-know” principe hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot klantensleutels.
De toegang en de organisatie van de teams worden wekelijks op vrijdag voorbereid voor de volgende week.

Bovendien kunnen alle sleutels anoniem worden beheerd. Aangezien de toewijzing van individuele sleutels aan namen en adressen van klanten uitsluitend in de software wordt opgeslagen, heeft alleen de beheerder er toegang toe. Het labelen van individuele sleutels met gevoelige klantgegevens is niet nodig dankzij de intelligente vrijgavefunctie van de sleutelkast. Zo zijn de persoonlijke gegevens van de klanten van de alarmcentrale thuis rondom beschermd.

Ook de snelle aanmaak van gebruikers in de ecos webman software en de ontgrendeling van de sleutels via PIN-code of RFID-transponder verbeteren de processen enorm. Zo zijn de elektronische sleutelkasten nu een integraal onderdeel van de werkprocessen van DRK Hochtaunus.

Het resultaat:
Geanonimiseerde klantgegevens scheppen vertrouwen

Het elektronische sleutelbeheersysteem beveiligt zowel de DRK-voertuigen als de sleutels van hun klanten. De anonieme administratie en nauwkeurige documentatie van alle sleutelbewegingen “schept een belangrijke vertrouwensbasis voor beide partijen”, zoals teamleider André Seidel van het ServiceCentre opmerkt.

De DRK is ook goed uitgerust voor uitzonderlijke gevallen dankzij de sleutelkastjes: Mocht een sleutel worden gestolen, dan gaat er automatisch een alarm af. Ook als sleutels enige tijd niet zijn ingeleverd, wordt dit opgemerkt en krijgt de beheerder een melding.