Skip to main content

Centrale en eenvoudige administratie voor leveringsreizen

Kutzer bakery

Productie

Groep

Duitsland

Elke dag verse broodjes.
Een elektronische sleutelkast zorgt voor efficiënte leveringsrondes.

De bakkerij Kutzer in de Oberpfalz geldt met haar meer dan 200-jarige bestaan als een van de oudste in Beieren. Met 54 vestigingen en bijna 600 medewerkers wordt de hele regio dagelijks voorzien van verse bakkerijproducten. Via het eigen wagenpark leveren de medewerkers aan bijna 70 bezorgklanten.

Een elektronisch sleutelbeheersysteem van ecos helpt om de routeplanning veel efficiënter te maken. Vooral de groepenfunctie van onze software ecos webman blijkt hierbij handig.

Gebruikte producten:


Administrative Manager of Kutzer bakery Matthias Martin

„ Het sleutelkastje was een grote opluchting voor ons.
We hadden eerst een normaal sleutelkastje. […]
De nieuwe sleutelkast heeft al deze moeilijkheden opgelost. “

Matthias Martin – Administratief Manager


De uitdaging:
Vroege ochtend levertijden

Om bij alle klanten op tijd te kunnen leveren, beginnen de chauffeurs van de 10 vrachtwagens en 4 Sprinters in het wagenpark van de bakkerij hun dienst vroeg op de dag, meestal rond 3 uur. Aangezien er bij de eerste filialen op de bezorgroute rond het tijdstip van aankomst geen verkopers aanwezig zijn, zijn de chauffeurs afhankelijk van hun klantensleutels.

Alleen met behulp daarvan kunnen zij de bakkerijproducten naar wens bij het filiaal afleveren. Zonder sleutel zouden zij de goederen zonder toestemming buiten de deur moeten zetten of moeten wachten tot het verkooppersoneel arriveert, wat tot ernstige vertragingen op de rest van de route zou leiden.

In het verleden is het voorgekomen dat een chauffeur per ongeluk de verkeerde sleutel meenam of aan het eind van het werk vergat een sleutel terug te geven. Dit veroorzaakte aanzienlijke moeilijkheden bij het afleveren van de bakkerswaren.

Backhaus Kutzer zocht daarom naar een oplossing om hun sleuteldistributie beter traceerbaar en efficiënter te maken. Het doel was ervoor te zorgen dat elke chauffeur alleen de sleutels pakt die hij die dag voor zijn route nodig heeft.

Administration of delivery routes in the ecos webman software
ecos electronic key cabinet at kutzer bakery
RFID- based authentification at the electronic key management system at Kutzer bakery

Onze oplossing:
intelligent rechtenconcept voor digitale reisadministratie

Een elektronische sleutelkast van ecos, in combinatie met het intelligente rechtenconcept van onze ecos webman software, kon aan alle eisen voldoen.

Het nieuwe systeem zorgt ervoor dat alleen de sleutels worden opgehaald die nodig zijn voor de betreffende tour. Dit gebeurt via de groepsfunctie van de toewijzing van toegangsrechten in de software:

De 14 voertuigen van de bakkerij werden afhankelijk van het type voertuig in twee verschillende groepen verdeeld, waaraan de chauffeurs dienovereenkomstig werden toegewezen. Vrachtwagenchauffeurs behoren tot de gebruikersgroep “Vrachtwagenchauffeurs” in het systeem, terwijl Sprinter-chauffeurs zijn ingedeeld in de groep “Sprinter-gebruikers”.

De routeplanning van de afzonderlijke ritten wordt nu centraal uitgevoerd door de beheerder. Hij wijst de klantcodes voor de afzonderlijke ritten in het systeem toe aan een objectgroep, “Tour 1, Tour 2, …” enz. De afzonderlijke ritten worden dan toegewezen aan de meest geschikte gebruikersgroep, “vrachtwagenchauffeur” of “sprintergebruiker”.

Wanneer de chauffeurs bij het begin van het werk naar de elektronische sleutelkast gaan, authenticeren zij zich eerst via een RFID-chip. Het LCD-scherm van het systeem toont vervolgens belangrijke gegevens over hun toegangsrechten en de voor die dag geplande ritten voor hun groep.

De chauffeurs kiezen een tour en openen de sleutelkast door een pincode in te voeren. Door het oplichten van LED’s bij de sleutelgleuven laat het systeem hen nu direct zien welke sleutels nodig zijn voor de geselecteerde tour en dus verwijderd kunnen worden. Als echter per ongeluk de verkeerde sleutel wordt verwijderd, klinkt er een waarschuwingstoon en wordt de beheerder onmiddellijk gewaarschuwd.

Ook het toevoegen van nieuwe klanten en filialen gaat snel en eenvoudig. Beheerders wijzen de sleutel gewoon toe aan een geschikte tour en plaatsen hem in de bijbehorende groep. Vanaf dat moment worden de bestuurders van de rit door het systeem gevraagd om ook de extra sleutel te verwijderen.


Resultaat:
Verhoging van de klanttevredenheid

Sinds de invoering van de elektronische sleutelkast bij Backhaus Kutzer is de klanttevredenheid onder bezorgers aanzienlijk toegenomen.

Het intelligente systeem vermindert menselijke fouten bij het verwijderen van sleutels door de toewijzing van groepen en de exclusieve activering van vereiste sleutels. Hierdoor wordt voorkomen dat per ongeluk verkeerde sleutels worden verwijderd. Omdat ervoor wordt gezorgd dat elke chauffeur toegang heeft tot alle vereiste sleutels, zijn er geen vertragingen meer langs de leveringsroute.

Voor klanten betekent dit dat hun goederen elke dag op tijd bij de opening van de winkel zijn. Bovendien wordt hun vertrouwen vergroot omdat de belangrijke winkelsleutels nu beschermd en traceerbaar in een sleutelkast bij Backhaus Kutzer zijn opgeslagen.

Kerncijfers

14

Auto’s

70

Bezorgers

1

Systeem