Elektronische sleutelkast die helpt bij het uitlenen van sleutels
Eenvoudig beheer van meerdere sleutels

Klant

AB Sjöbohem

Industrie

Dienstverleners

Bedrijfsgrootte

Middelgrote onderneming

Land

Zweden

Sleutels uitlenen met een gerust hart via het sleutelbeheersysteem

Beheer meerdere partijen op automatische piloot met volledige beveiliging

AB Sjöbohem is een gemeentelijk vastgoedbedrijf dat actief is in de gemeente Sjöbo. Het beheer omvat appartementen met een totale oppervlakte van 53.755 m² en panden met een totale oppervlakte van 85.861 m². Daarnaast beheert het bedrijf gemeentelijke scholen, bedrijfspanden en bejaardentehuizen.

Het bedrijf is gestart in 2005 en richt zich op het verwerven, ontwikkelen, verkopen en beheren van onroerend goed binnen Sjöbo om woningen en panden aan te bieden op basis van de behoeften van de klant.

De elektronische sleutelkast hielp AB Sjöbohem om haar sleuteluitgifte aan werknemers en ondernemers te standaardiseren en te digitaliseren en zo hun werkefficiëntie te vergroten.

Gebruikte producten:

Electronic key cabinets of 3 sizes from ecos system

Elektronische sleutelkasten

ecos webman

“Dit sleutelkastje is een van de beste dingen die we voor ons bedrijf hebben gekocht. We hebben ongeveer 25 andere vastgoedbedrijven, zowel particuliere als gemeentelijke, laten komen om de ruimte met het kastje te bekijken. Iedereen is het met ons eens dat dit een slimme oplossing is.“

Sven-Eric Andersson – Property Manager

De uitdaging:
Veel tijdverlies bij het zoeken naar sleutels

De kluis waarin de sleutels van de eigendommen van Sjöbohem werden bewaard, was een struikelblok geworden. Telkens als er in een bepaald pand een klus te doen was, waren de medewerkers veel tijd kwijt om de juiste sleutel uit een van de vele vakjes te vinden. Wanneer ondernemers naar het kantoor kwamen om sleutels te lenen, werd er met de hand een bonnetje geschreven. Een van de medewerkers van het bedrijf hield zich volledig bezig met het overhandigen en documenteren van de sleutels.

Het was duidelijk dat een dergelijk handmatig proces verouderd en zeer inefficiënt was. De mogelijkheid om dit proces te digitaliseren leek een betere oplossing voor het bedrijf. Zo kwam de Property Manager van AB Bjönhem voor het eerst in contact met ecos systems.

Onze oplossing:
Automatische uitgifte van sleutels met sleutelcontrolesysteem

Als oplossing voor het probleem werd een elektronische sleutelkast met ruimte voor 720 sleutels geïnstalleerd in een speciale ruimte voor sleutelbeheer. In de kast worden nu sleutels van elektrische bedieningspanelen, hoofdsleutels van de appartementen en autosleutels van dienstvoertuigen opgeslagen. Bovendien zijn de sleutels kleurgecodeerd voor duidelijkheid en dubbele beveiliging.

Aannemers die werkzaamheden uitvoeren in de panden van Sjöbohem komen nu van buitenaf via hun ID 06-kaart de met camera’s bewaakte ruimte binnen en openen vervolgens op dezelfde manier de sleutelkast. Sjöbohems eigen personeel gebruikt in plaats daarvan een deur van binnenuit het kantoor. Ook het uitlenen van sleutels gebeurt volledig automatisch via een elektronische sleutelkast van ecos, waardoor de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf eenvoudiger en efficiënter worden.

Het resultaat:
Efficiënt sleutelbeheer

Het gebruik van elektronische sleutelkasten heeft de manier van werken in AB Sjöbohem volledig veranderd. Nu hoeft een fulltime medewerker niet meer alleen de sleutels te overhandigen. Wie sleutels nodig heeft, komt naar de speciale ruimte en de uitlening gebeurt volledig automatisch en onafhankelijk van de medewerkers die er werken. Niemand hoeft in de gaten te houden of de sleutels al dan niet zijn teruggegeven.

Aangezien alles wordt gedocumenteerd, wordt er, wanneer een sleutel niet op tijd wordt ingeleverd, een e-mail gestuurd naar de gebouwbeheerder. Hij kan dan de nodige actie ondernemen.