Nachvollziehbare Verwaltung von Haustürschlüsseln
für Pflegedienste

Kunde

DRK Kreisverband Hochtaunus e.V.

Branche

Gesundheitswesen

Unternehmensgröße

Mittelständisches Unternehmen

Land

Deutschland

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Im Einsatz fürs Wesentliche.
Ein Schlüsselverwaltungssystem schafft Vertrauen.

Das Deutsche Rote Kreuz im Hochtaunuskreis ist einer der größten Anbieter von Vernetzten Hilfen im Alter und umfasst 800 ehrenamtliche und 400 hauptamtliche Mitarbeiter*innen. Mit seinem ambulanten Pflegedienst, Hausnotruf, Menüservice sowie dem Angebot der stationären Altenhilfe im Kaiserin-Friedrich-Haus in Kronberg, leistet der Kreisverband einen Beitrag dazu, ältere Menschen
entsprechend ihrer individuellen Lebenssituation und angepasst an ihren jeweiligen Hilfe- und Pflegebedarf adäquat zu unterstützen.

Als Dienstleister im Rettungsdienst erstreckt sich sein Einsatzgebiet über den gesamten Hochtaunuskreis mit einem Einsatzvolumen von ca. 35.000 Einsätzen pro Jahr. Darüber hinaus stellt er für den Hochtaunuskreis die Sozialbetreuung und Fachberatung von ca. 750 Flüchtlingen in Flüchtlingsunterkünften sicher und betreibt zwei Kindertagesstätten.

Die Schlüsselverwaltung von ecos unterstützt das DRK bei seinem Engagement in den Bereichen Fahrzeugverwaltung und Hausnotruf. Das sensible Thema des Umgangs mit Kundenschlüsseln wird vom Schlüsselschrank transparent und nachvollziehbar gelöst.

Verwendete Produkte:

Schlüsselschränke

ecos webman

„Eine Nachvollziehbarkeit und sekundengenaue Auswertung ist im Einsatzfall enorm wichtig. Mit dem System können wir immer, im Sinne unserer Kunden, jede Schlüsselbewegung nachvollziehen. Das schafft eine wichtige Vertrauensbasis für beide Seiten.“

André Seidel – Teamleiter ServiceCenter

Herausforderung:
Verantwortlicher Umgang mit Kundenschlüsseln

Der Kreisverband DRK Hochtaunus ist auf 9 Standorte verteilt und hat um die 2300 Schlüssel zu verwalten. Auf der einen Seite gilt es, die betriebseigene Flotte an Fahrzeugen zu organisieren, darunter auch 38 Rettungsmittel. Auf der anderen Seite verwaltet das DRK die Schlüssel seiner Hausnotruf-Kunden. Langes Suchen nach den verschiedenen Schlüsseln kostet hier wertvolle Zeit.

Der DRK Kreisverband hat dementsprechend nach einer Lösung gesucht, die Effizienz durch eine verbesserte Organisation schafft. Auch die sachgemäße Sicherung des Kundeneigentums zu gewährleisten, war eine weitere Grundvoraussetzung.

Die Entscheidung für ein elektronisches Schlüsselverwaltungssystem wurde schließlich getroffen, um die Nachvollziehbarkeit der Schlüsselbewegungen zu erhöhen und auf Auswertungen basierte fundierte Entscheidungen treffen zu können. Diese Transparenz soll die Servicequalität erhöhen und das Verantwortungsbewusstsein jedes Beteiligten im Umgang mit wichtigen Schlüsseln erhöhen.

Schlüsselschrank geschlossen beim DRK Hochtaunus

Schlüsselschrank geöffnet beim DRK Hochtaunus

Unsere Lösung:
Schutz von Kundendaten durch elektronische Schlüsselschränke

Seit 1997 unterstützt ecos das DRK im Bereich des Hausnotruf und der Fahrzeugverwaltung. Mit mittlerweile 9 elektronischen Schlüsselschränken, auf verschiedene Standorte verteilt, werden unsere Systeme im Schnitt 50 Mal am Tag genutzt.

Das sensible Thema der Verwaltung von Kundenschlüsseln ist mit der Gruppenrechte- und Nutzerrechte- Vergabe des ecos webman elegant gelöst worden. Damit können nur Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung Schlüssel aus dem Schlüsselschrank entnehmen. Ganz nach dem „Need-to-know“ Prinzip erhalten also nur autorisierte Personen tatsächlich Zugriff auf Kundenschlüssel.
Die Zugänge und Organisation der Teams wird wöchentlich freitags für die Folgewoche vorbereitet und einfach im System hinterlegt.

Zudem können sämtliche Schlüssel anonymisiert verwaltet werden. Da die Zuweisung der einzelnen Schlüssel zu Kundennamen- und Adressen ausschließlich in der Software hinterlegt ist, kann nur der Administrator auf sie zugreifen. Die Beschriftung einzelner Schlüssel mit sensiblen Kundendaten ist dank der intelligenten Freigabefunktion des Schlüsselschranks nicht nötig. Somit sind die persönlichen Daten der Hausnotruf-Kunden rund um geschützt.

Auch das schnelle Anlegen von Nutzern in der Software ecos webman und das Entsperren der Schlüssel per PIN-Code oder RFID Transponder verbessern die Abläufe enorm. Dementsprechend sind die elektronischen Schlüsselschränke mittlerweile fester Bestandteil der Arbeitsprozesse des DRK Hochtaunus.

Ergebnis:
Anonymisierte Kundendaten schaffen Vertrauen

Durch das elektronische Schlüsselverwaltungssystem sind sowohl die DRK Fahrzeuge als auch die Schlüssel ihrer Kunden abgesichert. Die anonymisierte Verwaltung und genaue Dokumentation aller Schlüsselbewegungen „schafft eine wichtige Vertrauensbasis für beide Seiten.“, wie der Teamleiter des ServiceCenters André Seidel festhält.

Auch für Ausnahmefälle ist das DRK dank seiner Schlüsselschränke bestens gerüstet: Sollte ein Schlüssel entwendet werden, würde automatisch ein Alarm ausgelöst. Auch wenn Schlüssel seit längerem nicht mehr zurückgebracht worden sind, fällt dies auf und der Administrator erhält eine Benachrichtigung.