Partie 3 sur 3 : planifier un achat et un déploiement rentables dès le premier jour
Le travail préparatoire est fait. Dans le premier article de cette série, nous avons examiné le coût caché des équipements partagés non gérés : des scanners qui disparaissent d’une équipe à l’autre, des casques qui reviennent endommagés et des chefs d’équipe incapables de dire qui a utilisé un appareil en dernier. Dans le deuxième, nous avons vu comment évaluer des casiers intelligents, de l’audit de vos appareils à la comparaison des fonctionnalités logicielles et des capacités de reporting.
Vous voilà proche d’une décision d’achat. C’est à ce stade que de nombreux projets de casiers perdent discrètement de leur valeur. Rarement parce que vous avez choisi le mauvais casier, mais plutôt parce que les détails de l’achat et du déploiement n’ont pas été examinés. L’installation coûte plus cher que prévu. L’audit de sécurité informatique ajoute des semaines. Les compartiments ne sont pas entièrement compatibles avec les scanners de l’année prochaine. Ou bien cinquante opérateurs font la queue devant un seul bloc de casiers à 7 h, et les chefs d’équipe se remettent à distribuer les appareils depuis une étagère.
Une bonne planification permet d’éviter chacun de ces problèmes. Voici les six questions que les équipes d’entrepôt et les prestataires logistiques nous posent le plus souvent à ce stade, et comment y répondre avant de signer un bon de commande.
La plupart des budgets alloués aux casiers se concentrent sur le matériel. Les coûts qui prennent les équipes au dépourvu se situent autour de : tirer des câbles réseau à travers un grand site, ajouter des prises réseau et des circuits électriques, planifier l’intervention de prestataires externes et réserver du temps auprès des équipes informatiques et des services généraux, déjà fortement sollicités. Selon le bâtiment, une seule nouvelle prise réseau peut coûter plusieurs milliers d’euros en matériel et en main-d’œuvre, et l’attente peut retarder un projet avant même que les casiers ne soient mis sous tension.
L’infrastructure dicte aussi l’emplacement. Si un casier nécessite une connexion filaire, il se termine généralement là où se trouve déjà une prise réseau, et non là où les opérateurs commencent réellement leur poste.
Demandez à chaque fournisseur de votre liste restreinte de préciser exactement ce dont son système a besoin sur site, puis comparez l’ensemble des éléments côte à côte :
| Poste de coût | Questions à poser à chaque fournisseur |
| Matériel et logiciel | La licence logicielle est-elle incluse ? S’agit-il d’un coût unique ou d’un abonnement ? |
| Réseau | Chaque bloc de casiers nécessite-t-il une prise réseau filaire, ou peut-il se connecter via un réseau cellulaire intégré ou le Wi-Fi ? |
| Alimentation électrique | Combien de prises ou de circuits dédiés les compartiments de charge nécessitent-ils ? |
| Installation | Qui installe et met en service le système, et combien de temps cela prend-il ? |
| Temps interne | Combien d’heures les équipes informatiques, les services généraux et les opérations devront-elles consacrer au projet ? |
| Coûts récurrents | Que coûteront le support, les mises à jour logicielles et la connectivité des données après la première année ? |
C’est sur la connectivité que les systèmes diffèrent le plus. Certaines plateformes de casiers intelligents intègrent une connectivité cellulaire sécurisée : un bloc de casiers n’a alors pas besoin d’une connexion réseau dédiée. Associée au choix entre un logiciel hébergé dans le cloud et un logiciel installé sur site, elle vous permet d’installer les casiers là où ils auront le plus d’impact opérationnel : près des entrées, des zones d’expédition, des pointeuses ou des bornes de recharge existantes, partout où les collaborateurs commencent et terminent naturellement leur journée.
Une installation plus simple, c’est moins de coordination avec le service informatique, des coûts de déploiement réduits et des résultats plus rapides.
Un casier intelligent est un appareil connecté qui stocke les identités des collaborateurs et l’historique des accès. Votre équipe informatique ou de sécurité de l’information voudra l’examiner, et si vous ne l’impliquez qu’à la fin, cet examen peut bloquer un projet que les opérations pensaient terminé. Attendez-vous à des questions comme : où les données sont-elles stockées ? Comment sont-elles chiffrées ? Comment les utilisateurs sont-ils authentifiés ? Comment les mises à jour de sécurité sont-elles gérées ? Le casier doit-il être raccordé à notre réseau d’entreprise ?
Impliquez le service informatique dès l’étape de la liste restreinte de fournisseurs, et non après le bon de commande. Demandez d’emblée à chaque fournisseur un dossier de sécurité qui précise :
Un fournisseur habitué aux audits de sécurité des grandes entreprises aura ces réponses prêtes. Si ce n’est pas le cas, c’est également une information valable.
Les effectifs d’un entrepôt évoluent sans cesse. De nouveaux collaborateurs sont embauchés, les saisonniers vont et viennent, les personnes changent d’équipe et les services se réorganisent. Si chacun de ces changements oblige quelqu’un à mettre à jour manuellement le logiciel des casiers, l’administration devient une tâche de plus pour les chefs d’équipe ou le service informatique, et les données finissent par ne plus être à jour. C’est exactement l’inverse de ce que vous recherchez en achetant des casiers.
C’est aussi une faille de sécurité. Un ancien collaborateur dont l’accès aux casiers n’a jamais été révoqué a toujours accès à vos appareils.
Choisissez une plateforme qui se synchronise avec vos systèmes existants, afin que les données des utilisateurs soient gérées en un seul endroit et que les changements soient répercutés automatiquement :
Demandez aux fournisseurs quelles intégrations sont disponibles en standard et lesquelles relèvent de projets sur mesure, ainsi que qui les développe et les maintient.
Enfin, désignez un responsable du système avant la mise en service. Même si les intégrateurs font l’essentiel du travail, quelqu’un, souvent un responsable des opérations ou le référent informatique du site, doit prendre en charge les règles d’accès, consulter les rapports et réagir aux alertes.
C’est au moment du dimensionnement que les déploiements en entrepôt dérapent le plus souvent, dans un sens comme dans l’autre. Des compartiments trop petits peuvent coincer les appareils et endommager les câbles de charge. Des compartiments trop grands gaspillent du budget et de l'espace au sol. Si vous dimensionnez uniquement pour votre parc actuel, vous manquerez de place dès que vous vous agrandirez ou que vous ajouterez un nouveau type d’appareil. Et même un casier parfaitement dimensionné peut échouer si toute une équipe se presse devant un seul bloc à 7 h.
Partez de votre audit. Reprenez l’inventaire des équipements réalisé lors de votre évaluation et regroupez chaque appareil par taille, par besoins en charge et par fréquence de retrait. Incluez les appareils actuellement en réparation : il leur faudra une place à leur retour.
Stockez des kits, pas seulement des appareils. De nombreux flux de travail utilisent plusieurs articles ensemble : un casque de préparation vocale, un terminal portable et une batterie de rechange, ou un terminal portable associé à un scanner-bague. Certains systèmes de casiers intelligents peuvent suivre plusieurs articles dans un même compartiment, grâce à la RFID ou à la détection par pesée, afin de confirmer que chaque élément est bien présent. Cela peut réduire considérablement le nombre de portes nécessaires et le coût, sans renoncer à la traçabilité article par article. Tous les systèmes n’en sont pas capables : posez directement la question à chaque fournisseur.
Optez pour la charge haute densité pour les petits appareils. Pour de grands parcs de scanners portables, de radios ou de téléphones mobiles, demandez si le fournisseur propose des compartiments capables d’accueillir et de charger plusieurs appareils à la fois.
Anticipez l’affluence aux changements d’équipe. Lors de la démonstration du fournisseur, chronométrez un retrait complet, du passage du badge jusqu’à la fermeture de la porte, puis multipliez ce temps par le nombre d’opérateurs qui commencent en même temps. Si une transaction prend 15 secondes et que 60 personnes commencent à 7 h, un seul terminal entraîne 15 minutes de file d’attente. Répartir les appareils sur plusieurs blocs de casiers plus petits, placés près des lieux où commence le travail, réduit à la fois l’attente et les déplacements.
Gardez de la marge. Une leçon tirée de nos années d’accompagnement de déploiements en entrepôt : ne concevez pas un système de casiers utilisé à 100 % de sa capacité dès le premier jour. Ajouter seulement deux ou trois compartiments de réserve par bloc permet d’absorber les pics saisonniers, les changements d’organisation temporaires, comme l’ajout d’équipes supplémentaires pendant les fêtes, ainsi que l’arrivée de nouveaux appareils.
Choisissez un système qui évolue avec vous. Si vous achetez un nouveau parc de terminaux portables l’an prochain, un système rigide ne vous laisse que deux options frustrantes : acheter un casier autonome distinct ou remettre le surplus sur des étagères ouvertes. Privilégiez un matériel modulaire, dont les armoires supplémentaires se raccordent à votre terminal de commande existant, un large choix de tailles de compartiments combinables au sein du même système, et des licences logicielles qui évoluent avec vous. Demandez combien coûte l’ajout ultérieur d’une armoire et si les compartiments peuvent être reconfigurés pour accueillir d’autres appareils.
Même le meilleur casier ne servira à rien si les opérateurs trouvent des moyens de le contourner. Si le déploiement ressemble à de la surveillance, ou si la première semaine est faite d’erreurs d’accès incompréhensibles, les gens se prêteront leurs badges, retireront des appareils pour le compte d’un collègue ou recommenceront à cacher leur scanner préféré. Il ne s’agit donc pas seulement de la mise en place du nouveau système, mais aussi d’une communication efficace de la part de l’entreprise afin d’en assurer l’acceptation par les employés.
Chaque entrepôt est différent. Le nombre d’appareils n’est qu’un élément de l’équation. Les rythmes de travail en équipe, les pics saisonniers, les flux de travail des collaborateurs et les logiciels à intégrer déterminent tous la solution adaptée. Un fournisseur peut vous livrer des casiers. Un partenaire vous aide à les mettre en œuvre au sein de votre activité.
Le bon fournisseur voudra comprendre votre activité avant de vous recommander du matériel. Les questions à poser :
Une planification en amont avec un partenaire expérimenté limite les surprises lors de la mise en œuvre, réduit au minimum les perturbations de votre activité et permet à votre système de casiers de continuer à répondre à vos besoins à mesure que votre entreprise évolue.
Tout au long de cette série, nous avons examiné le coût caché des équipements partagés non gérés, comment évaluer des casiers intelligents et, dans cet article, comment planifier un achat et un déploiement pour éviter les obstacles les plus courants.
Le fil conducteur est simple : les casiers intelligents sont bien plus qu’un simple espace de rangement. Lorsque vous comprenez vos besoins réels, évaluez soigneusement les options et planifiez le déploiement avec la même rigueur que pour votre inventaire, ils deviennent le système de référence pour vos équipements partagés. Concrètement, les appareils sont disponibles au début de chaque poste, les dommages sont identifiés et réparés rapidement, et chaque scanner, casque et paire de lunettes connectées dispose d’une chaîne de traçabilité claire.
Si vous préparez le déploiement de casiers intelligents dans votre entrepôt ou votre entreprise logistique, nous serons ravis de partager ce que nous avons appris grâce à plus de 30 000 installations à travers le monde. Que vous commenciez tout juste votre évaluation ou que vous soyez prêt à cadrer un déploiement, l’équipe ecos peut vous accompagner dans l’étude du site, le dimensionnement des compartiments, l’intégration et le déploiement, afin que vos casiers apportent de la valeur dès le premier jour.