De nombreuses solutions de suivi intelligent se ressemblent sur le papier : suivi des clés et des biens à l'aide d'étiquettes, journaux numériques, tableaux de bord logiciels soi-disant basés sur l'informatique en nuage. À première vue, toutes ces caractéristiques se ressemblent. Mais il s'agit d'un marché de produits où les détails ont leur importance.
En effet, malgré la manière dont ces solutions sont commercialisées, il n'existe pas de solution universelle. Un système de clés qui fonctionne pour un petit bureau de 9 à 5 heures peut s'avérer insuffisant pour un centre médical fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les options de suivi d'une solution conçue pour un volume élevé d'outils de base peuvent ne pas fournir les données granulaires de la chaîne de contrôle dont vous avez besoin pour gérer des biens essentiels de grande valeur.
La meilleure technologie de gestion des clés ou des biens n'est pas la plus moderne, ni la plus sophistiquée. C'est celle qui s'intègre le mieux dans votre organisation. En d'autres termes, elle doit s'adapter à vos flux de travail, à vos installations, ainsi qu'à votre technologie et à votre infrastructure existantes.
De nombreux guides sur l'achat de systèmes de gestion des clés et des actifs se concentrent sur la comparaison des différentes technologies utilisées. Nous avons voulu publier un guide qui adopte une approche différente et qui tient compte du fait que vous essayez de résoudre un problème commercial, et non de posséder une technologie particulière.
A système de gestion des clés ou des actifs doit avoir un long cycle de vie dans votre organisation. Nous voulons donc vous aider à faire un choix judicieux.
Ce guide fournit le contexte dont vous avez besoin pour comprendre :
Il y a plus d'options options de suivi des clés et des actifs de clés et de biens. Qu'il s'agisse de technologies de base ou de haute technologie, il y a de tout entre les deux. Voici un aperçu structuré de la gamme complète des technologies de suivi disponibles, regroupées en fonction de leur niveau de fonctionnalité.
De nombreux systèmes ont des capacités qui s'étendent sur plusieurs catégories, telles que les capteurs de niveau avancé et les capacités d'intégration de niveau intelligent.
Il s'agit des méthodes les plus simples et les moins coûteuses, idéales pour les chantiers à faible risque dont les exigences en matière de suivi sont minimes.
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Technologie |
Fonctionnement |
Ce qui convient le mieux |
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Tableaux d'affichage et claviers |
Les clés sont accrochées à des crochets étiquetés, les utilisateurs s'identifient manuellement. |
Petits bureaux, installations à faible sécurité |
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Carnets de bord en papier |
Les utilisateurs enregistrent les entrées et sorties de clés à la main. |
Sites temporaires, opérations menées par des bénévoles de confiance |
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Étiquettes à code couleur |
Identification visuelle à l'aide d'étiquettes de couleur |
Identification rapide et simple dans des environnements contrôlés |
Avantages : Peu coûteux, facile à mettre en place
Inconvénients : pas de visibilité réelle sur l'emplacement des clés, risque d'erreur humaine, pas de piste d'audit
Ces solutions ajoutent une fonction d'enregistrement numérique, mais dépendent toujours fortement de l'existence d'utilisateurs responsables.
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Technologie |
Fonctionnement |
Meilleur pour |
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Cartes magnétiques |
Accès aux armoires à clés et à biens par le biais d'une carte magnétique |
Lorsque vous devez intégrer des systèmes de contrôle d'accès existants |
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Entrée par clavier |
Accès par code PIN aux casiers ou aux armoires |
Installations avec une rotation limitée des utilisateurs |
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Porte-clés RFID de base |
Lecture d'étiquettes au niveau de l'armoire (TapID) |
Suivi numérique d'entrée de gamme |
Avantages : Pistes d'audit numériques, améliorations modérées de la sécurité
Inconvénients : pas de vérification du retour réel de l'objet, vulnérabilité à l'usurpation ou au contournement.
Ces systèmes offrent une journalisation automatisée et une meilleure responsabilisation, mais leur fiabilité varie considérablement en fonction du fournisseur.
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Technologie |
Fonctionnement |
Ce qui convient le mieux |
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RFID passive |
Tags scannés au niveau des portes ou des panneaux d'accès |
Suivi des stocks, entrée/sortie d'entrepôt |
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RFID active (systèmes de localisation en temps réel) |
Les étiquettes alimentées par batterie émettent des signaux vers les lecteurs. |
Les grandes installations ont besoin d'un suivi de proximité des biens de grande valeur. |
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Balises Bluetooth/BLE |
Signaux à faible énergie captés par des concentrateurs ou des smartphones |
Suivi des biens à l'intérieur, environnements de travail mobiles |
Avantages : Données de localisation en temps réel, meilleure visibilité que les systèmes manuels
Inconvénients : risque d'interférence des signaux, coût élevé de l'infrastructure et précision limitée.
Ces technologies offrent une grande précision et une vérification automatisée, adaptées aux environnements à haute sécurité ou à haute efficacité.
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Technologie |
Fonctionnement |
Meilleur pour |
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Bande ultra-large (UWB) |
La mesure du signal de temps de vol permet un suivi de précision |
Fabrication, soins de santé, suivi des biens de grande valeur |
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Reconnaissance du poids |
Des balances de précision détectent la présence ou l'absence et mesurent les quantités d'articles dans les compartiments. |
Consommables, outils, munitions, fournitures médicales |
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Capteurs à contact métal-métal |
La connexion physique confirme le retour de l'objet |
Gestion des clés de haute sécurité, accès aux missions critiques |
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Systèmes à double technologie |
Combine la RFID, le poids ou d'autres capteurs de contact pour une vérification précise et fiable. |
Les organisations ont besoin de rapidité et de responsabilité |
Avantages : Grande précision, inviolabilité, surveillance manuelle minimale
Inconvénients : peut nécessiter un investissement initial plus élevé à moins d'être bien conçu, peut nécessiter une planification de l'intégration
À ce niveau, le suivi devient intégré et prédictif.
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Technologie |
Fonctionnement |
Le meilleur pour |
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Casiers intelligents connectés au cloud |
Surveillance en temps réel, accès à distance, mises à jour automatisées |
Équipes distribuées, opérations multi-sites |
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Plateformes d'analyse pilotées par l'IA |
Modèles d'utilisation prédictifs, détection des anomalies, alertes automatisées |
Grandes entreprises, industries à forte conformité |
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Systèmes IdO hybrides |
Combinaison de capteurs multiples et d'intelligence dans le nuage |
Organisations prêtes pour l'avenir qui mettent à l'échelle leurs opérations |
Avantages : Évolutif, sécurisé, s'intègre aux systèmes informatiques existants.
Inconvénients : peut nécessiter des processus formalisés de gestion du changement et une formation structurée
Ce cadre d'évaluation en cinq étapes vous aidera à choisir le meilleur système de suivi des clés ou des actifs en fonction de votre activité.
Les besoins en matière de suivi des clés ou des actifs varient considérablement selon que vous vous concentrez sur.. :
Pour commencer, regardez au-delà des simples opérations quotidiennes et clarifiez vos objectifs stratégiques. Quel(s) problème(s) global(aux) essayez-vous de résoudre ?
Exemples de problèmes
Un hôpital qui gère des stupéfiants a besoin de sécurité et de conformité. Il concentrera son processus de sélection sur les fonctions de sécurité physique et numérique, les capacités d'enregistrement et les alertes.
Un entrepôt qui suit des scanners portables a besoin d'efficacité et de prévention des pertes. Il concentrera son processus de sélection sur des systèmes de suivi des biens de conception simple permettant des échanges rapides et des capacités de surveillance en temps réel afin d'identifier les erreurs de placement dès qu'elles se produisent.
Évaluez les conditions physiques et logistiques qui auront un impact sur les performances. Où et comment le système sera-t-il utilisé ?
Que suivez-vous ? Quelle est sa valeur ? Quel est l'impact de sa perte sur vos opérations ? Dressez un inventaire de haut niveau de toutes les clés ou de tous les biens que vous souhaitez suivre (il ne s'agit peut-être pas de tous les biens de votre entreprise) et tenez compte des éléments suivants :
Quel est le niveau de vérification et de reporting requis ? En fonction des normes industrielles ou réglementaires, il se peut que vous ayez besoin de plus qu'une simple journalisation pour certains de vos actifs.
Avez-vous besoin d'alertes en temps réel en cas d'accès non autorisé ? Devez-vous prouver le retour physique, et pas seulement les scans d'étiquettes ? Les pistes d'audit doivent-elles être immuables ?
Il faut se rendre à l'évidence : Les systèmes RFID de type TapID échouent souvent à ce niveau. Ils ne vérifient que la présence au scanner, ils ne peuvent pas vérifier qu'un utilisateur a effectivement restitué un bien ou une clé.
Le prix d'achat initial est important, mais étant donné qu'un système de gestion des clés ou des actifs système de gestion des clés ou des biens étant un investissement à long terme, le meilleur indicateur de coût à prendre en compte est le coût total de possession. Ce dernier peut être difficile à calculer pour un système de gestion intelligent, car une grande partie de la valeur est intangible ou générée indirectement. Cependant, il est possible de le calculer et cela devrait être la dernière étape avant de prendre une décision d'achat.
Le coût total de possession est la somme de tous les coûts directs et indirects sur la durée de vie d'un système, généralement d'au moins 10 ans pour un système fiable. Voici toutes les catégories de coûts à prendre en considération, ainsi que les éléments et activités les plus importants à inclure dans chacune d'entre elles.
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Catégorie de coûts |
Ce qu'il faut inclure |
Pourquoi c'est important |
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Matériel |
Prix d'achat initial du système de clés ou de biens, des étiquettes et des capteurs supplémentaires. |
Les coûts les plus visibles, mais souvent les plus faibles au fil du temps. |
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Logiciels |
Licences de logiciels, nouvelles versions de logiciels, mises à jour de compatibilité, remplacements en fin de vie. |
Au départ, les systèmes les moins coûteux peuvent nécessiter des mises à jour complètes du matériel, des mises à jour des logiciels basés sur l'informatique dématérialisée. logiciels basés sur l'informatique en nuage généralement gérées par le fournisseur, et non par l'utilisateur. Les systèmes basés sur l'informatique en nuage peuvent offrir plus de valeur que l'infrastructure traditionnelle sur site. |
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Installation et configuration |
Configuration du réseau, calibrage du système, intégration avec les systèmes existants |
Les systèmes complexes peuvent nécessiter une installation professionnelle ou la main d'œuvre d'un entrepreneur. |
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Formation et gestion du changement |
Travail consacré à l'intégration des utilisateurs et à l'élaboration de matériel de formation |
Une mauvaise adoption entraîne des solutions de contournement et peut réduire le retour sur investissement, augmentant ainsi le coût total de possession. |
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Maintenance continue du matériel |
Mises à jour des microprogrammes, réparations, étalonnage des lecteurs, remplacement des piles. |
Les systèmes bien conçus ont généralement des coûts de maintenance nettement inférieurs. |
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Remplacement des étiquettes et des composants |
Etiquettes, porte-clés ou capteurs perdus ou endommagés |
Les étiquettes RFID passives et les codes-barres sont peu coûteux à remplacer, les étiquettes UWB sont plus chères mais durent plus longtemps, et les balances n'ont pas besoin d'être remplacées. |
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Frais généraux administratifs |
Estimez la main-d'œuvre consacrée aux audits, aux vérifications manuelles et aux rapprochements. |
Les systèmes qui ne peuvent pas vérifier les retours physiques engendrent des coûts de main-d'œuvre cachés. |
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Coûts liés aux risques et aux pertes |
Perte d'actifs, ressaisie, amendes pour non-conformité, temps d'arrêt |
Considérez les coûts d'une défaillance du système, d'une clé critique ou d'une perte d'actifs pour vos opérations. |
Nous avons aidé de nombreux clients dans le monde entier à déployer des systèmes de gestion de clés et d'actifs fiables, et nous avons appris plusieurs choses importantes sur la façon de maximiser la valeur de vos systèmes au fil du temps. Sur la base de notre expérience, les trois éléments les plus importants que nous pensons que les clients devraient prendre en compte en matière de TCO sont les suivants :
Une fois que vous avez choisi le bon système de gestion des clés ou des actifs, vous devez l'installer. Ce processus peut être tout aussi rigoureux, mais avec un peu de planification, vous pourrez non seulement réussir du premier coup, mais aussi maximiser votre investissement.
Nous vous recommandons de suivre ces cinq étapes critiques au cours de votre processus d'installation.
Pour favoriser l'adoption :
Avant de le déployer dans l'ensemble de votre organisation, testez votre système de gestion des clés ou des biens dans un environnement plus petit et contrôlé. Une unité commerciale comptant un nombre fiable d'utilisateurs est souvent le meilleur endroit pour les projets pilotes, car vous savez qu'ils testeront la nouvelle technologie en profondeur.
Les déploiements de nouveaux systèmes échouent souvent non pas parce qu'ils sont défectueux, mais parce que les gens ne savent pas comment les utiliser, ou pourquoi ils sont là en premier lieu.
Stratégies possibles pour obtenir l'adhésion des employés :
On ne peut pas gérer ce que l'on ne mesure pas. Avant le lancement complet, définissez les indicateurs clés de performance (ICP) que vous utiliserez pour mesurer le succès de votre nouveau système.
En fonction des besoins de votre organisation, ces indicateurs clés de performance pourraient inclure les éléments suivants
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Métrique |
Quand c'est important |
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Taux de perte d'actifs |
Lorsque vous souhaitez mesurer la réduction du nombre d'articles perdus ou volés |
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Temps de localisation |
Lorsque des biens manquants ont nui à votre efficacité opérationnelle |
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Heures de travail administratif |
Lorsque vous souhaitez réduire les frais généraux administratifs |
Une nouvelle technologie n'est utile que si votre personnel sait l'utiliser. L'achat d'un système intuitif et facile à utiliser vous aidera, mais en fonction des flux de travail qui vous importent dans votre organisation, vous voudrez probablement aussi organiser un certain niveau de formation des utilisateurs lorsque vous mettrez en place votre système de gestion des clés ou des actifs à l'échelle de l'organisation.
Cette formation doit porter sur les points suivants
Lorsque vous l'exécutez correctement, l'installation d'un nouveau système de suivi des clés ou des biens peut constituer la base d'un succès à long terme. Lorsque vous le faites correctement, vous développez une stratégie opérationnelle qui a un impact sur tous les domaines de votre entreprise : la sécurité, l'efficacité, la conformité et les efforts de contrôle des coûts.
Avant de vous engager auprès d'un fournisseur spécifique, posez-vous les questions suivantes :
Un processus de sélection réfléchi peut prendre plus de temps au départ, mais il porte ses fruits en termes de fiabilité, d'évolutivité et de tranquillité d'esprit.
Maintenant que vous disposez d'un cadre complet, vous êtes prêt à prendre une décision qui transformera la façon dont votre organisation gère ses actifs les plus critiques.
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