8 raisons pour lesquelles la gestion électronique des clés peut être bénéfique pour votre entreprise

Les clés sont partout Chaque entreprise peut raconter l’histoire d’une clé égarée qui a perturbé ses activités. Une clé perdue ou égarée peut affecter le temps de vos employés, le calendrier de votre projet et, surtout, vos résultats. Nous avons souvent affaire à des entreprises pour lesquelles l’impact financier de la perte d’une clé se chiffre en milliers de dollars, sans compter le temps de travail perdu.

Le mot d’ordre est ici la prévention. Dès que la clé est perdue et qu’il faut à nouveau fermer le bâtiment, des frais sont engagés. Les systèmes de gestion électronique des clés permettent d’éviter les coûts et les tracas liés à la communication avec la compagnie d’assurance.

L’utilisation d’une armoire à clés électronique pour organiser vos clés présente 8 avantages pour votre entreprise.

1. Un niveau de sécurité plus élevé pour vos installations et vos biens grâce à une armoire à clés électronique

La plupart des établissements dans le monde utilisent des clés physiques pour sécuriser leurs portes. L’inconvénient des clés physiques est leur nature analogique, qui les rend difficiles à gérer et à sécuriser correctement. Il faut toujours trouver un compromis entre la sécurité et l’efficacité. Une armoire à clés électronique permet d’éviter ce compromis, car vous pouvez stocker les clés importantes des salles de maintenance, des salles de serveurs ou des salles de stockage dans un endroit sécurisé et verrouillé. Les armoires à clés électroniques sont dotées de boîtiers métalliques robustes et de capteurs qui améliorent la sécurité globale de vos locaux. Sans une gestion fiable et automatisée des clés, vous ne savez pas vraiment qui a accès aux pièces et aux biens.

2. Aucune erreur n’est possible avec un système de contrôle électronique des clés

L’organisation de plus d’une douzaine de clés nécessite beaucoup de listes, de documents, de lignes directrices et d’efforts de communication. Avec autant d’éléments différents, il est presque impossible de les tenir tous à jour et de s’assurer que chaque employé connaît ses autorisations concernant les clés. Par conséquent, le dépassement involontaire des droits est inévitable. Pour réduire ce risque, les employés deviennent trop prudents lorsqu’ils ont besoin d’une clé, ce qui augmente encore la charge administrative.

Tout cela peut être évité grâce à un système de contrôle électronique des clés qui n’accorde aux employés que l’accès aux clés pour lesquelles ils ont une autorisation. Pas d’ambiguïté ni de stress. Le système peut également être configuré en fonction de la durée pendant laquelle une clé peut être retirée pour être utilisée et de la date à laquelle elle doit être restituée. Les employés peuvent saisir des informations précieuses dans le système sous forme de notes.

3. Pistes d’audit détaillées dans le système de gestion des clés électroniques

Dans le cadre des activités quotidiennes trépidantes d’une entreprise, il arrive que les employés soient pressés de remplir des formulaires papier ou qu’ils ne le fassent tout simplement pas parce qu’ils considèrent que c’est une charge. En automatisant ce processus, la sécurité n’est plus perçue comme un fardeau, mais comme un objectif à atteindre. La documentation a lieu dans le backend lorsque les clés sont retirées et renvoyées. Ces interactions fournissent une multitude d’informations commerciales utiles qui peuvent être visualisées dans des rapports. La plupart des fournisseurs d’armoires à clés électroniques proposent une solution de sauvegarde basée sur le cloud qui garantit qu’aucune donnée n’est perdue.

4. Grâce à un système de contrôle électronique des clés, il est plus facile et plus rapide de trouver les clés

L’accès à des protocoles de contrôle détaillés fait de la recherche d’une clé un jeu d’enfant. En quelques clics dans le logiciel de gestion des clés, vous pouvez voir qui a pris la clé et quand la clé a été prise pour la dernière fois. Nos clients nous disent que 95% des clés sont retrouvées dans l’heure. Les autres fois servent à mettre en évidence des processus incohérents et des communications non documentées avec l’administration.

5. Réduit la perte de clés

Les administrateurs peuvent configurer des notifications sur le temps de retour des retraits de clés. En cas de dépassement, le supérieur ou le collaborateur reçoit un e-mail, un SMS ou une fenêtre pop-up qui l’informe. Vous avez ainsi la possibilité d’agir immédiatement, ce qui augmente drastiquement les chances de récupération.

Moins de clés perdues signifie moins de coûts directs et indirects.
Si une clé est perdue, les coûts de son remplacement s’accumulent rapidement. En particulier, en cas de perte d’une clé principale ou d’une sous-clé, le remplacement de toutes les serrures de l’établissement peut devenir une dépense importante. Vous ne devez pas seulement garder à l’esprit les coûts directs liés au remplacement des serrures. Tout le temps de travail consacré par vos collaborateurs aurait pu être investi dans des tâches plus utiles.

6. Conformité à l’aide d’un système électronique de gestion des clés

La perte d’un passe-partout peut également entraîner d’autres maux de tête. Au cours de nos 20 années d’expérience, des clients nous ont dit que les compagnies d’assurance sont très prudentes lorsqu’un tel incident se produit, en raison des conséquences juridiques possibles. Dans certains secteurs et dans certains pays, comme les concessionnaires automobiles au Royaume-Uni ou les services de soins en Allemagne, les compagnies d’assurance proposent de meilleurs tarifs aux entreprises qui utilisent une boîte à clés électronique.

7. Mise à niveau numérique des clés physiques hors ligne

Les systèmes modernes de gestion électronique des clés offrent aux clients une application pour smartphone qui permet aux gestionnaires d’obtenir des informations en temps réel et d’agir à distance. La libération à distance d’une clé en cas d’urgence ou la réception de notifications push en cas de restitution tardive d’une clé peuvent réduire la charge administrative. Le gestionnaire dispose ainsi d’une représentation numérique de ses bâtiments, pièces, outils et véhicules et peut interagir rapidement avec eux.

8. Améliorer votre infrastructure de support interne avec une armoire à clés électronique

Avec la communication vidéo directement sur la boîte à clés électronique, il offre à votre entreprise tous les outils pour aider vos collaborateurs de manière rapide et efficace. En cas de panne de véhicule, l’employé peut immédiatement demander de l’aide via la boîte à clés. S’il y a un problème dans la salle des serveurs qui doit être résolu rapidement, vous n’avez plus besoin de trouver qui est le bon interlocuteur, il vous suffit d’appeler le groupe d’administrateurs via la boîte à clés électronique.