Lorsque les organisations décident de moderniser leurs casiers de stockage du matériel, elles nous indiquent souvent que leur objectif principal est de renforcer la responsabilisation du personnel quant à l'utilisation des équipements. Elles souhaitent avoir une vision plus claire des appareils dont dispose chaque personne, des dates de restitution prévues, et être informées de tout problème dès qu'il survient.
Mais lors de la phase de planification de leur achat, une question revient le plus souvent, sans qu’elles se rendent compte qu’elle pourrait réduire à néant la valeur de la mise à niveau vers un système intelligent :
Cette question semble tout à fait innocente et parfaitement compréhensible. Si votre objectif est d’améliorer le suivi, la réponse est : « Vous pouvez, mais vous ne devriez pas. »
À première vue, le raisonnement semble logique. Votre établissement a déjà dépensé des milliers d'euros dans des stations de recharge multi-baies d’origine pour vos scanners Zebra ou vos radios Motorola. Jeter ces stations semble un gaspillage. La solution la plus raisonnable sur le plan financier serait d’installer ces stations dans un grand compartiment de casier afin d’éviter tout câblage ou tout connecteur supplémentaire.
Cependant, ce raisonnement tombe dans le piège du « coût irrécupérable ».
Un chargeur standard à 4 emplacements coûte généralement entre 50 et 100 euros. En revanche, les scanners Zebra ou les radios Motorola renforcés, c’est-à-dire les équipements que vous cherchez très probablement à gérer, coûtent souvent plus de 2 500 euros pièce. Réutiliser des chargeurs à plusieurs emplacements revient à privilégier un accessoire moins coûteux plutôt que d’optimiser au maximum l’efficacité opérationnelle de vos appareils — les actifs dont la gestion vous tient réellement à cœur.
Pour comprendre pourquoi les chargeurs à plusieurs emplacements ne fonctionnent pas dans ce contexte, il faut réfléchir à ce qu’est réellement un système de casiers intelligents et à ce qu’il est capable de faire.
Les casiers intelligents ne sont pas de simples armoires de rangement équipées de serrures électroniques. Il s’agit de systèmes informatisés, automatisés et intelligents qui permettent de suivre l’utilisation de vos appareils. Dans un système de casiers intelligents bien conçu, chaque choix de conception — du logiciel à la taille des compartiments — a été pensé pour permettre une analyse 100 % détaillée de l’utilisation des appareils.
Placer un chargeur à plusieurs emplacements à l’intérieur d’un compartiment de casier rend vos appareils moins visibles. Le système ne peut alors pas les suivre individuellement.
Cela signifie qu’en essayant de réutiliser une station de recharge, vous transformez votre système intelligent de gestion des actifs en une simple armoire de rangement classique. Si votre objectif est de prévenir la perte de matériel, cela ne vous aide en rien.
Dans un système où chaque compartiment est dédié à un seul appareil, le logiciel enregistre un événement précis : « Jean Smith a pris le scanner n° 12 à 14 h 15. »
Dans une configuration à plusieurs compartiments, le logiciel ne peut enregistrer qu’un événement générique : « John Smith a accédé au casier n° 5. »
Lorsque Jean ouvre cette porte, il a accès à quatre appareils différents. Il peut en prendre un, changer une batterie ou les intervertir. S’il prend un appareil et le rend cassé, ou s’il ne le rend pas du tout, vous n’avez aucune preuve numérique permettant d’identifier l’appareil spécifique qu’il a manipulé. Votre système dispose de toute l’intelligence nécessaire pour un suivi des appareils à la pointe de la technologie, mais les chargeurs à plusieurs emplacements l’en empêchent. Ils vous imposent les lacunes de l’ancien système manuel en matière de traçabilité.
Imaginez un parc de 20 scanners Zebra MC9400 (dont le prix est estimé, au bas mot, à 2 500 € chacun), représentant un investissement total en matériel de 50 000 €, dans un environnement d’entrepôt classique.
Si vous placez ces 20 scanners dans 5 casiers équipés de chargeurs à 4 emplacements, vous créez un angle mort de 50 000 €. Lorsqu’une porte de casier s’ouvre, le système ne peut pas détecter quel scanner précis est pris ou remis à sa place.
Dans ce scénario, le fait de conserver les chargeurs existants permet à l'entreprise d'économiser environ 500 à 1 000 euros en frais de nouveau câblage. Cependant, le coût d'un seul appareil perdu ou volé annule immédiatement ces économies.
Au-delà du travail quotidien habituel par équipes, la réutilisation des chargeurs à plusieurs baies constitue également un frein à la maintenance et aux réparations.
Prenons un scénario courant : un employé termine son service avec le scanner n° 7, mais remarque que la batterie est défectueuse. Il n'a tenu qu'à peine jusqu'à la fin de son service. Dans le flux de travail prévu avec les casiers intelligents, il rendrait l'appareil, le marquerait comme « endommagé » sur l'écran tactile, afficherait un code d'erreur spécifique, puis verrouillerait le casier pour empêcher toute utilisation ultérieure.
Mais avec un chargeur à plusieurs emplacements à l’intérieur du casier, ce processus ne fonctionne plus. L’employé ouvre la porte et glisse le scanner défectueux dans l’un des quatre emplacements du chargeur. Comme le logiciel du casier ne peut pas identifier l’emplacement de l’appareil défectueux, il ne peut pas l’isoler.
Le collaborateur suivant ouvre la même porte 15 minutes plus tard et, sans s’en rendre compte, prend le scanner défectueux. Soit sa productivité chute pendant qu’il s’occupe de la batterie, soit il le rend immédiatement, ce qui lui fait perdre du temps.
Même si l’employé signale que le « casier n° 5 » contient un appareil défectueux, l’administrateur ouvre la porte et découvre quatre scanners identiques dans le casier. En l’absence d’identification au niveau de l’appareil, il doit tester chaque unité pour déterminer la cause du dysfonctionnement.
Ce problème est suffisamment épineux pour que certaines organisations tentent d’y remédier à l’aide de règles manuelles, en comptant sur les employés pour se souvenir que « le scanner A va à l’emplacement 1, le scanner B à l’emplacement 2 ».
En réalité, ce système ne tient pas la route très longtemps. Lors des changements d’équipe précipités, les employés ont généralement tendance à prendre le premier appareil disponible et à le replacer dans le premier emplacement libre.
L’intérêt d’investir dans des casiers intelligents est justement de ne plus compter sur la mémoire humaine, mais sur des systèmes de lecture automatisés qui fonctionnent de manière cohérente. La gestion moderne des actifs nécessite d’associer des notes de maintenance et des codes d’erreur à des identifiants numériques spécifiques. C’est impossible lorsqu’il est impossible d’identifier de manière fiable quel appareil est lequel dans une configuration à plusieurs emplacements.
Un contre-argument courant dans ce scénario est le suivant : « Ne peut-on pas simplement apposer des étiquettes RFID sur les appareils et continuer à utiliser le chargeur à plusieurs emplacements ? » Dans la pratique, les lois de la physique font obstacle. Même avec des appareils étiquetés, la lecture de plusieurs objets à proximité les uns des autres n'est pas fiable.
Certains prestataires tentent de contourner ce problème en installant le lecteur RFID à l’extérieur des casiers. Cela permet d’éviter le problème de lecture des étiquettes, mais ne fait que réintroduire le même vieux problème de responsabilité : tout ce que vous vérifiez, c’est que l’utilisateur se trouvait à proximité des casiers avec l’appareil. Vous ne vérifiez pas réellement que le retour a bien été effectué.
La meilleure pratique que nous recommandons pour le suivi des actifs consiste à attribuer un appareil à chaque compartiment. Cela permet d’exploiter pleinement les capacités d’un système de casiers intelligents. Cela améliore notamment trois fonctions essentielles que l’on attend de la gestion des appareils :
Avec un appareil par compartiment, vous pouvez mettre en place un système de détection RFID extrêmement fiable. Chaque transaction permet de relier un utilisateur spécifique à un appareil à un moment précis. Cela permet d’atteindre des niveaux de traçabilité très granulaires des casiers intelligents. Vous pouvez suivre les habitudes d’utilisation, identifier exactement qui avait l’appareil au moment de sa disparition et prouver la chaîne de responsabilité sans les erreurs potentielles de « lecture croisée » qui pourraient survenir dans les systèmes de stockage à plusieurs appareils.
Au lieu de gaspiller de l’espace de rangement avec des stations de recharge OEM, les casiers ecos vous permettent de recharger les appareils directement via USB ou des prises murales standard intégrées à chaque compartiment. Vos équipes peuvent ainsi garder leurs appareils chargés et prêts pour le prochain service, sans créer de zone d’ombre en matière de traçabilité, en utilisant une station de recharge partagée.
Comme le logiciel du système ecos sait exactement quel appareil se trouve dans chaque compartiment, les utilisateurs peuvent signaler les problèmes directement depuis l’écran tactile du casier ecos. Par exemple, si un employé rend un scanner dont l'écran est fissuré, il sélectionne le code de panne sur l'écran tactile de l'ecos locker, et la solution de recharge des appareils retire immédiatement cet appareil de la circulation.
Bien qu’un appareil par compartiment soit la norme, il y aura évidemment des situations où vous souhaiterez stocker plusieurs articles ensemble. Par exemple, lorsque les employés ont besoin de plusieurs équipements sécurisés pour commencer leur service : une radio, un casque, un scanner et une batterie de rechange. Dans ces cas-là, lorsque les employés prennent tout en même temps, la solution ne consiste pas à intégrer un chargeur à plusieurs emplacements, mais à créer des kits dans le logiciel du système de casiers intelligents. Chaque employé reçoit tout ce dont il a besoin, et le système assure le suivi de l’ensemble.
ecos est actuellement le seul fabricant à proposer cette fonctionnalité avancée.
En fin de compte, la décision de passer à des casiers intelligents revient à prendre le contrôle. Il s’agit de passer d’un système chaotique de vérifications manuelles à un système précis et automatisé garantissant la traçabilité.
Pour la plupart des organisations, le calcul n’est tout simplement pas en faveur de la réutilisation des chargeurs multi-appareils. Le coût des chargeurs est négligeable par rapport au coût opérationnel associé à la perte d’un seul scanner renforcé.
Optez pour le modèle « un appareil par compartiment » et bénéficiez du retour sur investissement complet que votre organisation attend : une visibilité totale, une réduction des pertes et une chaîne de traçabilité qui tient réellement la route.