Reservierungsmodul für die Schlüsselverwaltung und Objektverwaltung

Organisieren Sie die zeitlich sinnvolle Nutzung Ihrer Ressourcen

Das Reservierungsmodul von ecos systems wird vorwiegend für die Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln, Konferenz- bzw. Seminarräumen und die Ausgabe von elektronischen Geräten verwendet.

So kann die zeitlich gebundene Ausgabe von Schlüsseln und Werkzeugen oder die Nutzung von Räumlichkeiten für verschiedene Teams zuverlässig geregelt werden. Bei Zeitüberschreitung sorgen Alarmmeldungen für die rechtzeitige Unterrichtung der Leitstelle bzw. der Benutzer.

Bei unseren Schlüsselverwaltungssystemen können Sie jeden Schlüssel Ihrer Wahl für das Reservierungsmodul freischalten. Bei  der Reservierung von Schubfächern und Schließfächern wird nach Freischaltung die Inhaltskontrolle durch Anbringen von RFID-Aufklebern an den entsprechenden Objekten ermöglicht.

  • Nach Aktivierung des Reservierungsmoduls werden Schlüssel oder Fächer zur Reservierung bereitgestellt.
  • Reservierungen können von berechtigten Personen für sich selbst, für andere Nutzer, aber auch für externe Gäste unter Autogenerierung einer PIN erstellt werden.
  • Die Reservierungsdetails können als E-Mail den betreffenden Personen automatisiert und nachweisbar zugestellt werden.

Reservierung per App

Reservierung per App

Die App „ecos reserve“ bietet einen modernen Zugang für Fahrzeugreservierungen.

Die Verfügbarkeit wird sekundenschnell überprüft und die intuitive Graphik erlaubt mit einem Fingertipp den Abschluss der Reservierung. Die Verwendung von Fahrzeuggruppen führt zu einer hohen Bestätigungsrate.


Reservierung am System

Reservierung am System

"One Touch" - Reservierung direkt am ecos System vor Ort. 

Nach Öffnen der Reservierungsseite am Schlüsseldepot kann sofort per Touchscreen ein Fahrzeug freigegeben werden. 


Reservierung per Webman

Reservierung per Web

Nach Öffnen der Reservierungsseite im Internet, kann für sich selbst aber auch für eine andere Person ein Fahrzeug reserviert werden. 

Nach Auswahl des Zeitfensters und einiger Fahrparameter kann direkt ein bestimmtes Fahrzeug aus einer Gruppe vor reserviert werden. Ist dieses Fahrzeug zur Abholzeit nicht wieder im System, wird ein Ersatzfahrzeug aus der gleichen Gruppe angeboten. 

Wir bieten die Möglichkeit Ausgabestationen in Systemgruppen zusammenzufassen. Dies ermöglicht eine standortübergreifende Rückgabe des Fahrzeuges. 

Eingebundene Navigationsprogramme zeigen Ihnen den Weg und die Entfernung zum nächsten Ausgabesystem. Der Zeitbedarf und die Navigation zur Rückgabe Station wird ermittelt. Dies erhöht die Akzeptanz der Nutzer sowie die Auslastung des Fahrzeugpools. 


Entnahme am System

Entnahme am System

Bei der Entnahme wird der Nutzer z.B. über firmeninterne Medien, wie RFID-Karten authentifiziert. Externe Nutzer erhalten automatisiert eine Einmal-PIN auf ihre E-Mail gesendet. Für höheren Komfort wird bei der Schlüsselentnahme der aktuelle Parkplatz und Kommentare zu eventuellen Vorschäden angezeigt. Auch kann eingestellt werden, die Nutzungsbedingungen obligatorisch zu bestätigen. 


Elektronisches Fahrtenbuch

Elektronisches Fahrtenbuch

Das elektronische ecos Fahrtenbuch ist finanzamtkonform. Die Daten werden rechtssicher aufbewahrt. Die ecos Fahrtenbuch-App erlaubt die einfache Klassifizierung nach Dienstfahrt, Privatfahrt, Mischfahrt oder Arbeitsweg. 

Mittels OBD-Stecker mit integrierter SIM-Karte werden neben den GPS-Koordinaten auch der km-Stand, Tankfüllung und Fehlermeldungen übergeben.


Rückgabe am System

Rückgabe am System

Bei der Rückgabe wird der Nutzer aufgefordert wichtige Informationen zu dem genutzten Fahrzeug einzugeben. Bei gemeinsamer Nutzung mit dem ecos Fahrtenbuch werden diese Daten automatisch bei Fahrtende übermittelt. 

Bei Eingabe eines Problems der Fahrsicherheit wird das Fahrzeug blockiert und der Fuhrpark Verantwortliche erhält eine Kontrollnachricht. 


Fahrzeugorganisation

Fahrzeugorganisation

In unserem Softwareprogramm, dem ecos webman, wurde durchgehend das Gruppenkonzept implementiert.

Über Nutzer-, Objekt- und Systemgruppen können sehr einfach Eigenschaften und Funktionen mitgegeben werden. Dies erleichtert und vereinfacht die Organisation Ihrer Fahrzeuge.


Fahrzeugorganisation

Alle Fahrzeuge einer Gruppe sind reservierbar. Im nebenstehenden Beispiel kann ein Nutzer immer nur ein Fahrzeug gleichzeitig reservieren.

Ausgaberegeln, wie niedrigster Leasing-Kilometer-stand, jüngste Inspektion, lassen sich in einer Gruppe einfach und elegant umsetzen.


Fahrzeugorganisation

Eine Hierarchisierung von Fahrzeuggruppen erlaubt, analog die Praxis von Fahrzeugvermietern, im Mangelfall Fahrzeuge anderer Gruppen (Upgrade) zur Verfügung zu stellen.

Dies ist frei definierbar, es kann auch ein kleineres aber verfügbares Fahrzeug automatisiert ausgegeben werden oder es gibt eine speziell dafür vorgesehene Gruppe „Ersatzfahrzeuge". Das Springen in eine andere Gruppe kann auch Aktionen auslösen, wie einen E-Mail-Versand an den Fuhrparkmanager.


Fahrzeugorganisation

Systemgruppen sind besonders wertvoll um Fahrzeuge standortübergreifend überregional zu verwalten.

Hierzu muss die dynamische Verwaltung aktiviert sein, da die Objekte nicht mehr an einen festen Platz in einem bestimmten System gebunden sind.

Die GPS-Koordinaten der Systeme können einfach mit der Adresse des jeweiligen Systems über den ecos webman ermittelt werden.


Fuhrparkverwaltung

Bei jedem Objekt kann frei definiert werden, welche Funktion dafür hinterlegt ist. In der Stammdatenverwaltung können aus diesem Grunde Fahrzeug-, aber auch Gebäudeschlüssel mit unterschiedlichen Funktionen hinterlegt werden. Nachfolgend wird nur auf die Funktionalitäten für Fahrzeugschlüssel eingegangen.


Fuhrparkverwaltung

Mit Markieren der Fuhrpark Optionen wird dieses Objekt in alle fuhrparkrelevanten Funktionen eingebunden.

Es öffnen sich automatisch Abfragedialoge am System zur Dateneingabe. Es können aber auch externe Daten, wie Inspektionsintervalle zugeordnet werden.


Fuhrparkverwaltung

Die Fehler und Eingabefelder können frei definiert und mit Sonderfunktionen, wie E-Mail-Versand oder Blockierung versehen werden.


Fuhrparkverwaltung

Es stehen eine Vielzahl an Standardberichten zur Verfügung. Es können aber auch nach Bedarf vielfältige Auswertungen programmiert und als individualisierte Berichte hinterlegt werden.


Fuhrparkverwaltung

Daten können einfach manuell nachgetragen oder korrigiert werden. Hierzu sind jedoch Administratorrechte erforderlich. Auch wird jede manuelle Änderung gesetzeskonform gespeichert.


Führerscheinkontrolle

Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle ist ein wichtiger Teil der ecos Fahrzeugverwaltung. Vor allem in Verbindung mit dem zuvor beschriebenen Reservierungsmodul wird automatisiert nur Personen mit gültiger Fahrerlaubnis die Nutzung der Fahrzeuge gestattet.

Die Führerscheine werden mit eindeutigen RFID-Siegeln versehen. Diese Siegel sind nur zum einmaligen Gebrauch vorgesehen. Beim Ablösen wird der RFID-Chip des Siegels irreparabel zerstört.

Dieser RFID-Chip ist von Lesern der ecos-Schlüsselschränke, Schließfachanlagen und Kommunikationsterminals lesbar.


Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinklassen, ebenso wie das Ablaufdatum werden in die Software übertragen. 

Mitarbeitern ohne Fahrberechtigung für eine bestimmte Fahrzeuggruppe kann der Zugriff automatisiert verweigert werden. 

Für unternehmensspezifische Fahrzeuge, wie z. B. Gefahrguttransporte mit regelmäßigen Überprüfungen, können eigene Klassen erstellt werden. 


Alkoholkontrolle

Alkoholkontrolle

Zur noch besseren Absicherung der Fahrfähigkeit der Nutzer kann an jedes ecos System eine zusätzliche Alkoholkontrolle angeschlossen werden. 

Nebenstehend handelt es sich um ein ecos premium System mit 20 verriegelten Schlüsselplätzen. Das System öffnet sich nur bei negativem Alkoholtest.