Elektronische Schlüsselverwaltung
für Fahrzeugschlüssel und Objektschlüssel

Logo Stadtwerke Norderstedt

Kunde

Stadtwerke Norderstedt

Branche

Öffentlicher Dienst & Verwaltung

Unternehmensgröße

Mittelständisches Unternehmen

Land

Deutschland

Tägliches Engagement für ein gutes Leben vor Ort.
Eine elektronische Schlüsselverwaltung reduziert organisatorischen Aufwand.

Die Stadtwerke Norderstedt sind ein modernes Versorgungsunternehmen. Rund 500 Mitarbeiter:innen engagieren sich täglich für ein gutes Leben in der Stadt. Sie versorgen die Norderstedter mit Strom, Gas, Wasser und Fernwärme und über das eigene Glasfasernetz der wilhelm.tel GmbH auch mit Telefonie, Internet, Kabel-TV und Mobilfunk. Als wirtschaftlich eigenständige Unternehmensgruppe gehört auch das ARRIBA-Erlebnisbad, die Verkehrsgesellschaft Norderstedt mbH und die Stadtpark Norderstedt GmbH dazu.

Elektronische Schlüsselverwaltungssysteme von ecos ersetzen nun die zeitaufwändige manuelle Schlüsselausgabe. Da die Schlüsselschränke rund um die Uhr verfügbar sind, können Mitarbeiter nun zu jeder Zeit kontrolliert an ihre Arbeitsmittel gelangen.

Verwendete Produkte:

Schlüsselschränke mit Polycarbonat hintereinander

Schlüsselschränke

ecos webman


„ Früher musste der Empfang die Schlüssel ausgeben. Es war nicht möglich, zu kontrollieren, welche Person welchen Schlüssel entnommen hat und es konnte nicht sichergestellt werden, ob alle Entnahmen und Rückgaben gewissenhaft in das Schlüsselbuch eingetragen wurden. Die Zeit, die in das Schlüsselmanagement investiert wurde, war total überflüssig.“

Ralf Ohlbrecht – Leiter Betrieb Rechenzentrum


Die Herausforderung:
Fahrzeugschlüssel und Objektschlüssel gemeinsam verwalten

Mit rund 2000 Schlüsseln, die zu verwalten und zu überwachen sind, war die manuelle Organisation vor Einführung der elektronischen Schlüsselschränke sehr aufwendig und fehlerbehaftet. Erschwerend kommt hinzu, dass die 3 Schlüsselkategorien „Fahrzeugschlüssel“, „interne“ sowie „externe Objektschlüssel“ verschiedene Charakteristika aufweisen, die beachtet werden müssen.

Speziell der Bereitschaftsdienst litt außerdem unter den fehlenden Eintragungen und Schlüsseln, da der Empfang und damit die Schlüsselausgabe nur von 7 bis 16 Uhr besetzt und auch sonst die Administratoren nicht standardmäßig verfügbar sind. Dementsprechend kam die Effektivität zu kurz und es konnte kein geregelter Prozess sichergestellt werden.

Bei den Fahrzeugschlüsseln wiederum bestand die Problematik, dass die Schlüsselbücher sich in den seltensten Fällen am selben Standort wie das Fahrzeug befanden. Dadurch ist es öfters dazu gekommen, dass herumgefragt werden musste und es entsprechend länger gedauert hat, ein Fahrzeug zu finden.

Um alle drei Anwendungsbereiche so effizient wie möglich verbessern zu können, sollten mehrere elektronische Schlüsselverwaltungssysteme mit jeweils bis zu 720 Steckplätzen zum Einsatz kommen. Vor allem die Unterscheidung zwischen den verschiedenen Schlüsselarten und eine Nachvollziehbarkeit aller Schlüsselbewegungen sollte gewährleistet werden.

Schlüsselschrank geschlossen bei den Stadtwerken Norderstedt
Schlüsselschrank geöffnet bei den Stadtwerken Norderstedt
Schlüsselschrank für Autoschlüssel bei den Stadtwerken Norderstedt

Unsere Lösung:
elektronische Schlüsselverwaltung mit Zugriffsrechten

Seit 2015 setzen die Stadtwerke Norderstedt mit ihren 500 Mitarbeitern auf effiziente und abgesicherte Prozesse mit Hilfe einer elektronischen Schlüsselverwaltung. Mit mittlerweile 5 Schlüsselschränken, darunter 2 XXL Schränken mit jeweils 720 Steckplätzen, können Schlüssel verschiedenster Art verwaltet werden. Sowohl Schlüssel für reguläre Räume als auch für Keller, Stromzähler und Schlösser sind Teil der Verwaltung. Diese erstreckt sich über den ganzen Umkreis und umfasst Gebäude wie das Heizwerk, das Rechenzentrum oder Sportstätten.

Auch der Fuhrpark, bestehend aus hunderten Fahrzeugen und Elektrofahrrädern, kann durch die elektronische Schlüsselverwaltung elegant geführt werden. Mithilfe des RFID-Lesers, dem Reservierungsmodul und der Führerscheinkontrolle konnten „wir […] schnell einen großen Mehrwert erzielen, ohne viel zu investieren“ erklärt Oliver Bethmann, Werkstattleiter und Fuhrparkmanager.

Zudem sind potenzielle Sicherheitslücken durch den Einsatz der Schlüsselschränke minimiert worden. Für den Fall, dass der Schrank gewaltsam geöffnet wird oder zu lange offen steht, wird sofort ein Alarm ausgelöst und die zuständige Person per E-Mail benachrichtigt.


Das Ergebnis:
transparente Ausgabe aller Schlüssel

„Das Thema Schlüssel hat sich durch die ecos Schlüsselschränke im Alltäglichen auf 0 reduziert“ betont Ralf Ohlbrecht, Leiter des Betriebs im Rechenzentrum. Die Stadtwerke können sich jetzt voll und ganz dafür engagieren, die Menschen vor Ort zu unterstützen, anstatt sich um die Organisation ihrer Schlüssel zu kümmern. Vor allem die Möglichkeit, mit der elektronischen Schlüsselverwaltung einen abgesicherten und kontrollierten 24/7 Zugang zu relevanten Arbeitsmitteln geschaffen zu haben, freut die Stadtwerke besonders.

Um die Ausgabe der verschiedenen Schlüsselarten zu steuern, können den verschiedenen Nutzergruppen wie den Putzkräften, dem Sicherheitsdienst, den Hausmeistern oder den Personen im Wärme/Gas Bereich mithilfe der Software ecos webman einfachst die richtigen Zugriffsrechte zugeordnet werden.


Empfehlung
unseres Kunden

„Einer der größten Vorteile für uns ist die Transparenz und die Kompatibilität. Das Ergebnis war die volle Kontrolle. Nun konnte man genau nachweisen, wer, wann, welchen Schlüssel entnommen hat und wann er wieder zurückgegeben wurde. Es gab keine Probleme mehr mit fehlenden Schlüsseln und es mussten keine Schlösser mehr ausgetauscht werden.”
– Oliver Bethmann, Werkstattleiter / Fuhrparkmanager

Kennzahlen

300

Nutzungen pro Woche

5

Schränke

1.560

Steckplätze