Schlüsselverwaltung bei Denkmalschutz

Blautopfstadt Blaubeuren

Kunde

Stadt Blaubeuren

Branche

Öffentlicher Dienst & Verwaltung

Unternehmensgröße

Kleines Unternehmen

Land

Deutschland

Organisation unter Denkmalschutz.
Eine Schlüsselverwaltung für jedes Gebäude.

Die Stadtverwaltung von Blaubeuren mit ihren rund 70 Mitarbeiter:innen setzt sich täglich für das Wohl ihrer knapp 12.000 Bürger ein. 4 Ämter, die Finanzverwaltung, das Hauptamt, das Stadtbauamt sowie Bürgerservice und Ordnungsverwaltung kümmern sich um Organisation und Verwaltung rund um die malerische Stadt im Osten von Baden-Württemberg. Das Sachgebiet Hochbau umfasst dabei insbesondere die Betreuung und das Gebäudemanagement von stadteigenen Gebäuden samt Schulen und Kindergärten.

Ein elektronisches Schlüsselverwaltungssystem von ecos ermöglichte es der Stadt, ihre zahlreichen Schlüssel sicher und effizient im denkmalgeschützten Rathaus der Stadt unterzubringen. Durch die einfache Installation des Systems benötigte die Stadt dafür nicht mehr als ein einzelnes Kabel.

Verwendete Produkte:


„Die Software, die von ecos zum Schlüsselschrank dazu kam,
ist sehr nutzerfreundlich und einfach aufgebaut.
Man kann sich als Erst-Nutzer einfach in die Bedienung einfinden.“

Jens Uhlig – Sachgebietsleitung Hochbau


Herausforderung:
Denkmalgeschütztes Gebäude

Das Schlüsselmanagement der Stadt Blaubeuren wird vor allem durch ihre vielen verschiedenen Bereiche zur organisatorischen Herausforderung. Vom Fußballverein über den Bauhof bis hin zur städtischen Friedhofsverwaltung müssen all diese Interessensgruppen zu verschiedenen Zeiten Zugriff auf ihre individuellen Schlüssel erhalten können.

Vor Einführung des elektronischen Schlüsselverwaltungssystems waren sämtliche Schlüssel eines Bereiches beim jeweils zuständigen Sachbearbeiter untergebracht. Wurden diese dann wiederum ohne weitere Dokumentation an einzelne Mitarbeiter aus- oder weitergegeben, konnten einzelne Schlüssel im Bedarfsfall oft nicht zeitnah gefunden werden. Da die Schlüssel in solchen Fällen meist direkt nachgemacht oder ausgetauscht wurden, sah sich die Stadt regelmäßig mit hohen Kosten konfrontiert.

Als zusätzliche Herausforderung kam hinzu, dass die Sachgebietsleitung Hochbau direkt im denkmalgeschützten Rathaus der Stadt untergebracht ist. Somit können dort nicht ohne weiteres Baumaßnahmen wie Kabelverlegungen durchgeführt werden, was die Installation technischer Geräte grundsätzlich erschwert.

Unsere Lösung:
Schlüsselschrank Montage mit nur einem Kabel

Ein elektronischer Schlüsselschrank XL plus von ecos konnte sämtliche Anforderungen der Stadt erfüllen. Der Denkmalschutz des Gebäudes stellte dabei dank unserer Cloudlösung „ecos care“ kein Hindernis dar: Für die Installation des Schlüsselschranks wird nur ein einzelnes Kabel benötigt. Somit mussten keine aufwändigen Baumaßnahmen durchgeführt werden.

Die Organisation der verschiedenen Interessensgruppen der Stadtverwaltung kann im neuen Verwaltungssystem durch das intelligente Rechtekonzept unserer Software einfach durchgeführt werden. Sowohl einzelnen Personen als auch Gruppen können nun uhrzeitabhängig individuelle Rechte und Zugriffe auf verschiedene Schlüssel eingeräumt werden. Beispielsweise erhält der Bauhof erweiterten Zugriff auf sämtliche Gebäudeschlüssel, um im Schadensfall als erster an der Einsatzstelle sein und arbeiten zu können.

Auch von der Nutzerfreundlichkeit der Software profitieren die Mitarbeiter der Stadt. So können Administratoren schnell und einfach Schlüssel einpflegen, Freigaben erwirken und unterschiedliche Zugriffe festlegen. Auch neue Mitarbeiter können sich dank der einfachen Bedienoberfläche leicht in die Nutzung einfinden.


Ergebnis:
einfach installierte Schlüsselverwaltung

„Es ist so, dass man eigentlich nichts falsch machen kann, weil der Schrank für einen mitdenkt“, erklärt Jens Uhlig vom Sachgebiet Hochbau. Die Stadtverwaltung profitiert nun insbesondere von der Nachvollziehbarkeit ihrer Schlüsselbewegungen in der Historie der Software, und der einfachen Verwaltung von verschiedenen Zugriffsrechten für die einzelnen Bereiche.

Auch überzeugt die nutzerfreundliche Inbetriebnahme der Schlüsselverwaltung. Besonders die Installation des Schlüsselschrankes, für die dank unserer Cloudlösung ein einzelnes Kabel ausreichte, war für das denkmalgeschützte Rathaus relevant. Das Sachgebiet Hochbau ist nun in der Lage, direkt vor Ort sämtliche Schlüssel effizient und sicher zu verwalten.

Kennzahlen

70

Mitarbeiter

360

Steckplätze

1

Kabel zur Installation