Erfolgsgeschichte
Securitas Offenbach

Logo Securitas Offenbach

Kunde

Securitas Offenbach

Branche

Hochsicherheit

Unternehmensgröße

Konzern

Land

Deutschland

Neue Stärken entwickeln.
Wie eine elektronische Führerschein – und Alkoholkontrolle Zeit, Stress und Geld spart.

SECURITAS ist mit mehr als 120 Niederlassungen und 21.000 Beschäftigten der größte Sicherheitsdienstleister Deutschlands. Maßgeschneiderte und wirtschaftliche Sicherheitslösungen unter Einsatz moderner Sicherheitstechnik ist seit Jahren seine Stärke. Dafür kombiniert er auf intelligente Weise seine Services zu einem Komplettangebot für die Endkunden.

Mit der elektronischen Schlüsselverwaltung von ecos gelang es SECURITAS, den Organisations- und Verwaltungsaufwand rund um die Fuhrparkverwaltung deutlich zu senken. Die im Schlüsselschrank integrierte Führerscheinkontrolle garantiert dabei zusammen mit einem verbindlichen Alkoholtest höchste Sicherheit im alltäglichen Gebrauch.

Verwendete Produkte:

Schlüsselschränke mit Polycarbonat hintereinander

Schlüsselschränke

Schlüsselschränke mit Polycarbonat hintereinander

Alkoholkontrolle

Fuhrparkverwaltung - Führerscheinkontrolle

Führerscheinkontrolle

Laptop mit ecos Software

ecos webman


“ Supervisoren müssen nicht mehr lange suchen.
Weder, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt gefahren ist, noch die Schlüssel. “

Julia Dehati – Supervisorin Operatives Geschäft


Herausforderung
unseres Kunden

„SECURITAS Offenbach konnte nicht zu 100% gewährleisten, dass Fahrzeugschlüssel immer ordnungsgemäß weitergegeben werden”, schildert Bereichsleiter Maik Schefzeck die Situation vor Einführung der elektronischen Schlüsselverwaltung:

Aus der Tatsache heraus, dass jeder der rund 44 Mitarbeiter ein Fahrzeug benötigt, um arbeiten zu können, ist die effiziente Verteilung und Überwachung der 25 Fahrzeuge integraler Bestandteil des Geschäfts. Weil nicht alle Mitarbeiter das ausgehändigte Fahrtenbuch ordentlich führen, war es zeitaufwändig, im Falle von Schäden oder Ordnungswidrigkeiten den Verantwortlichen zu finden. Manchmal war es sogar unmöglich, den Mitarbeiter zu identifizieren, was wiederum Kosten für Securitas verursacht.

Securitas Offenbach wollte insbesondere eine ordnungsgemäße Weitergabe der Fahrzeugschlüssel sicherstellen. Nur Personen, die eine entsprechende Berechtigung haben, sollten Zugriff auf die Schlüssel erhalten.
Dabei sollte ecos sicherstellen, dass:

  • Die Führerscheine der Mitarbeiter gültig sind,
  • Die Mitarbeiter nicht alkoholisiert sind und
  • Der gesamte Prozess revisionsicher dokumentiert wird.

Um weiterhin Ressourcen zu sparen, sollte ein autonomes Schlüsselverwaltungssystem eingesetzt werden.

Unsere Lösung

Der elektronische Schlüsselschrank mit 40 Steckplätzen, einem RFID Leser, einem Alkoholtester und unserer Software ecos webman konnte die Herausforderungen bewältigen.

Um sicherzustellen, dass die Führerscheine nicht nur vorhanden, sondern auch gültig sind, werden sie im Rahmen der Führerscheinkontrolle mit manipulationssicheren RFID Klebeetiketten versehen. Der Schlüsselschrank öffnet sich erst dann, wenn der Führerschein an den RFID Leser gehalten und erkannt wird.

Bevor sich die Tür des Schlüsselverwaltungssystems öffnet, muss aber auch der Alkoholpegel unter der festgelegten Grenze liegen. Erst dann kann der Mitarbeiter seinen Fahrzeugschlüssel entnehmen und nutzen. Bei der Rückgabe des Fahrzeugs muss der Alkoholtest erneut bestanden werden, damit der Schlüssel in den Schlüsselschrank zurückgebracht werden kann.

Da die Fahrzeuge die kostenintensivsten Arbeitsgeräte der Securitas sind, ist es von zentraler Bedeutung, dass bei Rückgabe Kilometerstand, Tankniveau, Beschädigungen und akute Störungen gemeldet werden können.
Dies funktioniert über die intuitive Eingabemaske des Schlüsselschranks. Sie ermöglicht den Mitarbeitern, bei Rückgabe des Fahrzeugschlüssels den aktuellen Zustand des Fahrzeugs direkt am System einzutragen und die Daten an die Software zu übermitteln. So erhält der Administrator eine vollständige Übersicht über den aktuellen Zustand des Fuhrparks. Auch wird eine schnelle erneute Einsatzbereitschaft ermöglicht.

Bei Securitas wird der elektronische Schlüsselschrank rund um die Uhr im 24/7 Rhythmus genutzt. Dabei arbeiten bis zu 70% der Mitarbeiter nachts. Deshalb ist es umso wichtiger, dass der Schlüsselschrank durchgängig einwandfrei funktioniert und über die Notstrombatterie auch im Fall der Fälle über mehrere Stunden hinweg autark betriebsbereit ist.

Um die VdS Zertifizierung zu erhalten, hat Securitas den Schlüsselschrank zusätzlich mit der Alarmanlage verbunden, sodass bei gewaltsamen Einbruch automatisch ein Alarm ausgelöst würde.


Das Ergebnis

Die Einführung des ecos Schlüsselschranks hat dazu beigetragen, die Fahrzeugverwaltung bei Securitas deutlich zu verbessern.
„Nun haben wir eine fast 100 prozentige Dokumentation, wer welches Fahrzeug hatte“, erklärt Maik Schefzeck. Das spart wertvolle Zeit, da „Supervisoren nicht mehr lange suchen, weder, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt gefahren ist, noch die Schlüssel“ meint Supervisorin Julia Dehati. Auch Ordnungswidrigkeiten können in der Web-Software ganz einfach den Mitarbeitern zugeordnet werden.

Weitergehend hebt Herr Schefzeck hervor, dass das finanzielle Investment in Relation zu einer Person, die durchgehend vor Ort ist und die Fahrzeuge visuell prüft, minimal ist. Mit einer kalkulatorischen Abschreibung nach AfA Tabelle kostet der Schlüsselschrank ungefähr 200€ monatlich.


Die Empfehlung
von Securitas

Das elektronische Schlüsselverwaltungssystem führt dazu, dass die Mitarbeiter mehr Verantwortung für die ihnen überlassenen Arbeitsmittel, wie z.B. Fahrzeugschlüssel, übernehmen und entsprechend sorgsamer mit diesen umgehen.
Jedoch benötigt die Umstellung eine gewisse Zeit, bis alle Funktionalitäten wie das Eintragen des Fahrzeugzustands über die intuitive Rückgabemaske vollständig genutzt werden.

Mit dem Schlüsselschrank wird nun bei jeder Fahrt der Führerschein geprüft.
Ohne das System konnte selbst bei einer quartalsweisen manuellen Prüfung das Vorhandensein nicht vollständig gewährleistet werden. Falls ein Mitarbeiter bei einer Privatfahrt für einen Monat den Führerschein abgenommen bekommen und dies dem Arbeitgeber nicht gemeldet hat, fällt es bei der quartalsweisen Prüfung nicht auf.

Nach wie vor darf, entsprechend Betriebsordnung, das Fahrzeug bei Vergessen des Führerscheins ausnahmsweise vom Vorgesetzten auch so freigegeben werden. Die Fernfreigabe über die ecos software macht dies besonders einfach.

Kennzahlen

25

Fahrzeuge verwaltet

50 – 100

tägliche Schlüsselbewegungen

70%

nachts genutzt