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Eine Postfachanlage für alle Pakete

Kunde

Deutsche Klassenlotterie Berlin

Branche

Dienstleistungen

Unternehmensgröße

Konzern

Land

Deutschland

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Mehr als nur Glücksspiel.
Eine elektronische Schließfachanlage sorgt für effiziente Postverteilung.

Die deutsche Klassenlotterie Berlin widmet sich der Aufgabe, Lotterien und Glücksspiele im Auftrag des Landes Berlin durchzuführen. Rund 170 Mitarbeiter setzen sich täglich für eine reibungslose Abwicklung des Spielbetriebs ein, stets unter Beachtung der Spielsuchtprävention. Um die knapp 18,9 Millionen Spielaufträge, die allein in einem Jahr abgegeben werden, zu verarbeiten, bedient sich Lotto Berlin in allen Bereichen moderner Technologien.

Das umfangreiche interne Postsystem der Geschäftsstelle wird durch ein elektronisches Objektverwaltungssystem von ecos optimiert. Die Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse entlastet insbesondere den Pförtnerdienst in seinen täglichen Aufgaben.

Verwendete Produkte:

Portrait Lotto Berlin

„ Wir wollten es versuchen, uns in der Situation ein bisschen moderner, zeitgemäßer aufzustellen.
Mit der Schließfachanlage sind wir wieder auf dem aktuellen Stand. “

Marcel Beyer – Personalabteilung

Herausforderung:
komplexe interne Postverteilung

Mit ihren zahlreichen Aufträgen und Mitarbeitern ist die 4-etagige Geschäftsstelle in Berlin auf ein umfangreiches internes Postsystem angewiesen. Um dieses den modernen Technologien des Betriebs anzupassen, sollte es durch ein zeitgemäßes Objektverwaltungssystem ersetzt werden.

Vor Einführung der elektronischen Fachanlage mussten Boten und Pförtner zweimal täglich mit dafür vorgesehenen Wägelchen von Etage zu Etage fahren und dort die Post händisch verteilen. Für jede der zahlreichen Abteilungen standen im Eingangsbereich Körbe zur Verfügung, in welchen die ein- und ausgehende Post nur durch verschieden farbige Mappen getrennt gelagert wurde.

Dieses System war vor allem aufgrund der vielen Gänge und Etagen im Gebäude umständlich und zeitaufwendig: Mitarbeiter mussten auch bei dringender Post auf die nur langsam vorankommenden Botengänger warten. Diese wiederum waren pro Tag mehrere Stunden damit beschäftigt, die Post auf die verschiedenen Abteilungen zu verteilen.

Um die Abläufe rund um die Postverteilung zu modernisieren, wurde nach einer Lösung gesucht, die insbesondere den Boten- und Pförtnerdienst entlastet. Das neue Verteilsystem sollte zeitgemäß sein und dem neuesten Stand der Technik entsprechen.

Postverwaltung mit einer elektronischen Fachanlage

①

Die Mitarbeiter gehen nun selbstständig zur Fachanlage, statt auf den Boten-Lieferdienst zu warten.

Post wird aus dem Schließfach entnommen

②

Nach der Authentifizierung am System öffnen sie das ihnen zugewiesene elektronische Schließfach, und nehmen die eingegangene Post entgegen.

Pakete werden zur Verwaltung in das elektronische Schließfach gelegt

③

Die Ausgangspost wird nun direkt bei den Pförtnern neben der Fachanlage abgegeben. Diese nehmen die Post entgegen…

Paketverwaltung mit einer elektronischen Schließfachanlage

④

… sortieren sie zu den entsprechenden Abteilungen und legen sie in das entsprechende Schließfach der Fachanlage.

Unsere Lösung:
Die elektronische Postfachanlage

Eine elektronische Fachanlage mit Schließfächern des Typs ecos depot konnte die Abläufe von Lotto Berlin effizient entlasten.

Das grundlegende Prinzip der Postverteilung ist nach wie vor das gleiche: Ein- und Ausgehende Post wird durch verscheiden farbige Mappen voneinander getrennt. Statt der Körbe im Eingangsbereich jeder Abteilung hat jede Abteilung nun jedoch ein eigenes elektronisches Schließfach in der Fachanlage zugeordnet bekommen. In diesem wird die Post zentral gesammelt und von den Mitarbeitern jeder Abteilung flexibel abgeholt.

Versehentliches Mitnehmen der „falschen“ Post ist dabei durch die intelligente Rechtevergabe von ecos nicht möglich. So hat jeder Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf die ihm zugewiesenen Fächer seiner jeweiligen Abteilung. Die eindeutige Zuweisung der Fächer vermeidet menschliche Fehler und trägt dazu bei, dass jeder Brief dort ankommt, wo er gebraucht wird.

Der Boten- und Pförtnerdienst bekommt nun außerdem die Ausgangspost gesammelt zugetragen. Diese sortiert er den verschiedenen Abteilungen zu und legt sie in das entsprechende elektronische Schließfach. Den dafür benötigten Zugang auf sämtliche Schließfächer der Anlage bekommen Mitarbeiter des Bereich einfach durch die Gruppenverwaltung in der Software ecos webman zugewiesen. 

Ergebnis:
Zeitersparnis durch eine zentrale Poststelle

Die Umstellung auf das neue Objektverwaltungssystem wurde durch die intuitive Bedienung der Eingabemaske an der Fachanlage erleichtert. Lotto Berlin verband zudem gekonnt die etablierten Abläufe mit der neuen elektronischen Schließfachanlage, so dass Mitarbeiter sämtlicher Abteilungen nur eine geringe Eingewöhnungszeit benötigten. Zu gute kam ihnen hierbei die Variabilität in den Anwendungsmöglichkeiten, die die intelligenten Systeme von ecos bieten.

Durch die elektronische Fachanlage konnten die Abläufe rund um die Postverteilung deutlich optimiert werden. So wurden die einzelnen „Poststellen“ im Eingangsbereich der einzelnen Abteilungen entfernt. Da die Mitarbeiter nun selbstständig die Post abholen, sind sie deutlich flexibler in ihren Arbeitsweisen und können gerade auf dringliche Post zu jedem Zeitpunkt zugreifen.

Vor allem der Boten- und Pförtnerdienst wird durch die zentrale Verwaltung enorm entlastet: Nach Schätzungen von Marcel Beyer aus der Personalabteilung kommt es zu einer täglichen Zeitersparnis von 90-95% pro Gang. Die so gewonnene Zeit kann nun in andere, wichtigere Aufgaben investiert werden.

Kennzahlen

4

Etagen

170

Mitarbeiter

90%

Zeitersparnis