Elektronisches Schlüsselverwaltungssystem für volle Kontrolle
Der moderne Weg zur Schlüsselverwaltung

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Kunde
Familjebostäder
Branche
Dienstleistungen
Unternehmensgröße
Mittelständisches Unternehmen
Land
Schweden

Wohnhäuser unter Kontrolle mit dem elektronischen Schlüsselschrank

Wissen, wo die Generalschlüssel zu finden sind!

Familjebostäder ist einer der größten Immobilienbesitzer in Göteborg mit rund 19.000 Wohnungen und Mietern von Donsö im südwestlichen Schärengarten bis Bergsjön im Nordosten Göteborg. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, durch die Verwaltung und Entwicklung von Mietobjekten und Wohngebieten einen Beitrag zu einem besseren Göteborg zu leisten. Familjebostäder stellt den Dialog sowohl mit den Mietern als auch mit den Bürgern Göteborg in den Mittelpunkt und zeichnet sich durch Nähe, Offenheit und Zusammenarbeit aus.

Um die Lebensbedingungen der Mieter zu verbessern, benötigen die Bauherren häufig eine Vielzahl von Schlüsseln. Das elektronische Schlüsselmanagementsystem ecos half dem Unternehmen nicht nur, die Schlüsselvergabe zu vereinfachen, sondern auch effizienter zu gestalten.  

Verwendete Produkte:

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„Wir haben bereits den nächsten Schritt gemacht und einen weiteren Schlüsselschrank bei ecos bestellt, weil wir jetzt wirklich eine Lösung gefunden haben, die für unser Unternehmen gut funktioniert. Ich weiß auch, dass es viele andere Immobilienunternehmen gibt, die ähnlich arbeiten und von diesen Schlüsselschränken ebenfalls sehr profitieren würden“

Lars Gustafsson – Gebietsleiter


Herausforderung:
Zeitaufwendige traditionelle Schlüsselverwaltung

Jeden Tag sind Hausverwalter, Elektriker und Installateure in den Immobilien von Familjebostäder unterwegs und führen Arbeiten zur Verbesserung des Wohnumfelds der Mieter durch. Zu diesem Zweck benötigen sie regelmäßig Schlüssel für die richtigen Räume. Früher war die Schlüsselverwaltung ein chaotischer Prozess, bei dem Papier und Ordner die Hauptrolle spielten. Ein typischer Tag könnte folgendermaßen beschrieben werden: Ein Hausverwalter eilt mit einem Schlüssel in der Hand zur Tür hinaus, springt in ein Auto und fährt schnell davon. Ihm kommt ein Klempner entgegen, der einen Schlüssel für eine Waschküche in der Gegend abholen will. Bei Familjebostäder im Göteborg Stadtteilbüro in Majorna dreht sich vieles um die 389 Generalschlüssel, die für die öffentlichen Bereiche der Mietwohnungen verwendet werden.

Das Unternehmen hatte einfach keinen ausreichenden Überblick darüber, wo sich alle Schlüssel befanden, und jeder Beteiligte verwaltete die Schlüssel anders. Einige benutzten Papierformulare für Quittungen, die in Aktenordner eingelegt wurden, und andere behielten diese Informationen in ihrem Kopf. Es war klar, dass solche manuellen Prozesse veraltet und höchst ineffizient waren. Das Unternehmen brauchte eine bessere Lösung.

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Unsere Lösung:
Hochmoderner elektronischer Schlüsselschrank

Die Lösung war unser webbasierter elektronischer Schlüsselschrank, der die volle Kontrolle über alle Schlüssel bietet. Der Schlüsselschrank spart nun eine Menge Zeit, da die Verwaltungsarbeit rund um die Schlüsselverwaltung automatisiert ist. Alle Mitarbeiter und Auftragnehmer, die sich in den Liegenschaften bewegen, verfügen über eine so genannte ID 06-Karte, die zur Entnahme und Rückgabe von Schlüsseln verwendet wird.

Zusätzlich hat Familjebostäder in einen Drehbildschirm investiert, der sowohl von den eigenen Mitarbeitern im Empfangsbereich als auch von den externen Auftragnehmern im Außenbereich genutzt werden kann.

Alles in allem ist der Bereichsleiter von Familjebostäder mit der Zusammenarbeit mit ecos systems zufrieden und ist der Meinung, dass das Unternehmen auf die Wünsche bezüglich der Funktionen des Schlüsselschranks eingegangen ist. Ein elektronischer Schlüsselschrank von ecos ist nun ein fester Bestandteil des Unternehmensalltags geworden und erleichtert diesen.

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Konkrete Vorteile:

• Zeitersparnis bei der Koordinierung
• Geringere Kosten für das Umschlüsseln des
  Gebäudes
• Stressreduzierung für die Mitarbeiter
• Verbesserte Unternehmensstruktur


Das Ergebnis:
Eingesparte Zeit wird für produktivere Arbeit genutzt

Die Investition von Familjebostäder in den elektronischen Schlüsselschrank hat die Art und Weise, wie das Unternehmen Schlüssel verwaltet, grundlegend verändert. Jetzt muss kein Auftragnehmer mehr seine Zeit mit der Suche nach den benötigten Schlüsseln verschwenden. Und da die Schlüssel nur an autorisiertes Personal ausgegeben werden und alles dokumentiert wird, wurden auch die Ineffizienzen durch Nachlässigkeit der Mitarbeiter beseitigt.

Alles in allem wird eine große Menge an Zeit, die zuvor durch die traditionelle Schlüsselverwaltung verschwendet wurde, nun zur Verbesserung des Umfelds der Mieter genutzt.

Kennzahlen

19.000

Wohnungen in Göteborg

389

Generalschlüssel